3.5.5. Инвентаризация денежных средств.

Ревизия кассы

В соответствии с Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы, которые проводятся в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-15).

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в Приложении N 4 к Порядку ведения кассовых операций.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производить следующие организации и лица:

- учредители организаций, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами;

- учреждения банков;

- финансовые органы бюджетных учреждений;

- органы внутренних дел в пределах своей компетенции.

3.5.6. Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета кассовых операций Планом счетов предусмотрен активный счет 50 "Касса", который служит для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и др.

Таким образом, к счету 50 предусмотрено открытие как минимум трех субсчетов.

Основным субсчетом, используемым для учета наличных денег, является субсчет 50-1 "Касса организации". Субсчет 50-2 "Операционная касса" открывается только в специализированных организациях (товарных конторах (пристанях) и эксплуатационных участках, остановочных пунктах, речных переправах, судах, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.) по необходимости. Иными словами, в общем случае в организации будут открываться только два субсчета: либо 50-1 и 50-3, либо 50-2 и 50-3.

В некоммерческих организациях могут быть открыты, как правило, два субсчета: "Касса организации" и "Денежные документы".

В некоммерческой организации оформляются следующие основные бухгалтерские проводки, связанные с движением наличных денег:

Дебет 50 Кредит 90 - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (при осуществлении предпринимательской деятельности);

Дебет 50 Кредит 91 - на сумму полученных доходов от реализации прочего имущества;

Дебет 50 Кредит 51 - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе;

Дебет 50 Кредит 75 - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации;

Дебет 70 Кредит 50 - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии и т.п.);

Дебет 71 Кредит 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу;

Дебет 51 Кредит 50 - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение;

Дебет 60 Кредит 50 - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации-поставщика).

Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.

Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в бухгалтерском учете делается следующая проводка:

Дебет 50, субсчет "Денежные документы", Кредит 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

Если же денежные документы приобретаются другим лицом, необходимо использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат, например:

Дебет 86 "Целевое финансирование" Кредит 50 - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 50 - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции. Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру), такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: Дебет 71 Кредит 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: Дебет 26 Кредит 71.

Пример 1. Организацией получено 5 апреля в банке под выплату заработной платы 100 тыс. руб. Фактически выплачено 82 тыс. руб. Зачислено на депонент 11 тыс. руб. Остаток денежных средств по состоянию на 8 апреля - 15 тыс. руб. Лимит кассы - 3 тыс. руб. В банк следует сдать 12 тыс. руб. В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 51 - 100 тыс. руб.;

Дебет 70 Кредит 50 - 82 тыс. руб.;

Дебет 70 Кредит 76 - 11 тыс. руб.;

Дебет 51 Кредит 50 - 12 тыс. руб.

Пример 2. Учредительными документами организации установлено, что один из участников обязан внести в качестве вклада в уставный фонд 10 тыс. руб. В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

Дебет 75 Кредит 80 - 10 000 руб.;

Дебет 50 Кредит 75 - 10 000 руб.

Пример 3. Организация получила средства целевого финансирования в сумме 50 тыс. руб. наличными деньгами. В бухгалтерском учете оформляются две проводки на одну и ту же сумму (если передача денег осуществлялась в рамках одной операции):

Дебет 76 Кредит 86 и Дебет 50 Кредит 76 - 50 тыс. руб.

Пример 4. Командированному работнику выдана подотчетная сумма в размере 10 тыс. руб. По возврату из командировки работником представлен авансовый отчет на сумму 9600 руб. Остаток аванса внесен в кассу организации. В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 10 тыс. руб.;

Дебет 26 Кредит 71 - 8400 руб.;

Дебет 50 Кредит 71 - 1600 руб.