Анализ "поглотителей" времени

Запишите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей" или "ловушек" времени и наметьте свои пять важнейших:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытка слишком много сделать за 1 раз;

4. отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5. плохое планирование трудового дня;

6. личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

7. чрезмерное чтение;

8. скверная система досье;

9. недостаток мотивации;

10. поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

11. недостатки разделения труда или кооперации;

12. отрывающие от дел телефонные звонки;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать "нет";

15. неполная, запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины;

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение;

19. затяжные совещания;

20. недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

21. отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

22. болтовня или частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерность деловых записей;

25. синдром "откладывания";

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (например, условной встречи);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком резкое делегирование (перепоручение) дел;

30. недостаточный контроль за перепорученными делами.

Определив свои 5 важнейших "поглотителей" времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности, за счет сведения на нет или исключения совсем "поглотителей".

Организационные принципы распорядка дня

Организация Вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".

Следующие правила и принципы должны послужить для Вас импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характер обязывающих рекомендаций. Некоторые из них, возможно, вызовут у Вас улыбку, однако они хорошо зарекомендовали себя в различных рабочих ситуациях.

Важно, чтобы Вы нашли свой личный стиль. Для Вас этот стиль - самый лучший.

25 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Начало дня (1) - (8).

Основная часть дня (9) - (20).

Конец дня (21) - (25).

Правила начала дня

1. Начинайте день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым Вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для Ваших успехов или неудач.

Каждое утро задавайте себе 3 вопроса:

1. Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости и удовлетворения?

2. Как этот день может приблизить меня к моим целям?

3. Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (провести тренировку, расслабиться и т.п.)?

По утрам находите всегда для себя пару минут прежде, чем Вы займетесь "стандартной утренней программой".

2. Хорошо позавтракайте и отправляйтесь без спешки на работу.

Не выспавшись, с неохотой, может быть без нормального завтрака, как можно скорее на работу - подобный старт может легко испортить день!

Позвольте себе обильный завтрак - это заряд энергии на целый день, и отправляйтесь без спешки на работу. Не говорите, что у Вас нет для этого времени (ранний подъем - ранний отход ко сну).

3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

Человек - пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя в кондиции и приступать к работе в определенное время дня.

4. Перепроверка плана дня.

Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки.

Сформулируйте реалистичный план на весь день!

5. Вначале выполняйте ключевые задачи.

Начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета "категория А") перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня Ваших коллег и подчиненных! Во входящей дневной почте резко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

6. Приступайте к делам без "раскачки"

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространное обсуждение последних новостей или вчерашних телевизионных программ. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например, на послеобеденное. Тем самым, Вы выиграете время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

7. Согласовывайте план дня с секретарем

"Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину" (Томас Конеллан).

Ваш секретарь является Вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашего рабочего дня, даже если это только пара минут. Согласуйте с ним все сроки, цели и задачи дня! Он должен получить эту информацию вовремя, поскольку тогда он будет эффективнее работать, и оградит Вас от всех ненужных помех.

8. Утром занимайтесь сложными и важными делами.

Когда Вы выполните основные задачи дня (5) переходите к следующим по важности задачам. Вскоре Вы будете настолько заняты текущими делами и разного рода отвлечениями, что Вы вряд ли сможете уделить достаточно времени важным вопросам. Если Вы начнете с самых сложных и важных задач, и будете последовательно придерживаться этого, Вы гарантируете, что в конце дня, по крайней мере, самые важные дела будут сделаны или начаты.