Анализ использования времени

Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле что-либо изменится, является, прежде всего, представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочно.

Только если Вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем Вы тратите, Вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Для этого необходимо провести анализ видов деятельности и расхода времени, составить листок «дневных помех», чему способствуют 2 таблицы, которые необходимо заполнить последовательно и без пропусков на примере трех (или более) типичных дней. Только честный анализ подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Таблица 15.

Анализ видов деятельности и расхода времени

	Анализ видов деятельности и расхода времени
№	Вид деятельности, занятий.	Интервал времени (с…до…)	Продолжительность (мин.)	А	Б	В	Г

Необходимо выбрать определенную неделю в качестве периода наблюдения, и стараться производить запись. Избегайте поздних записей по памяти. Дайте оценку каждой выполненной Вами работе, ввиду деятельности по следующим критериям:

«А» – Была ли работа необходимой? (Да, Нет), ответ «Нет» автоматически заносится в графы «Б» и «В».

«Б» – Были ли оправданы затраты времени? (Да, Нет).

«В» – Было ли целесообразно выполнение работы? (Да, Нет).

«Г» – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да, Нет).

Занесите ответы в соответствующие колонки.

Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ПД) в минутах.

1. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «Нет» (ΣΑн, ΣБн, ΣВн, ΣГн).

2. Проверьте расчеты по следующим соотношениям:

а )

Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов.

б) ΣПД 100%

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, канцелярия, самодисциплина и т.п.).

в)

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации.

г)

Если в более чем 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.д.).

Таблица 16.

Листок "дневных помех"
№	Интервал времени помех (с...до...)	Продолжительность (мин.)	Причины помех (кто помешал, вид деятельности не обязательный и т.д.)

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины "помех". Вопросы для обработки данных:

• Какие "помехи" по Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

• Какие телефонные звонки оказались бесполезными?

• Какие посещения были ненужными?

• Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

• Кто наиболее часто и без пользы отвлекает Вас от дел?

• Какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с "блоком" вопросов?

Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров ("анализа видов деятельности и расхода времени" и "анализа "дневных помех") критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.