- •Виды деловых писем Классификация деловых писем
- •1. Письма, связанные с распространением информации
- •1.1. Информационное письмо
- •1.2. Письмо-сообщение
- •1.3. Письмо-приглашение
- •Сибирская академия госудраственной службы
- •2.4. Письмо-извещение
- •2.5. Письмо-уведомление
- •2.6. Письмо-предложение
- •2.7. Рекламное письмо
- •2. Письма, связанные с обращениями
- •2.1. Письмо-просьба
- •2.2. Письмо-заявка
- •2.3. Гарантийные письма
- •Пример оформления гарантийного письма
- •3. Письма-ответы
- •Примеры писем-согласий
- •3.2. Письмо-отказ
- •Примеры писем отказов
- •3.3. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4. Письма претензионного характера
- •4.1. Письмо-напоминание
- •4.2. Письмо-требование
- •4.3. Претензионное (рекламационное) письмо
- •5. Письма, связанные с выражением личного участия
- •5.1. Письмо-поздравление
- •5.2. Письмо-благодарность
- •5.3. Письмо-соболезнование
- •5.4. Письмо-извинение
- •6. Рекомендательное письмо
- •7. Сопроводительное письмо
3.2. Письмо-отказ
Письмо-отказ-это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.
Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому следует его начинать следующим образом:
«В связи с…».
«В связи с тем, что…».
«В соответствии с…».
В письме отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.
Примеры писем отказов
Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок |
В связи с остановкой производства на предприятии нашей компании в Приволжске из-за стихийного бедствия (наводнения, вызванного многодневными дождями) ваш заказ на поставку 5000 кубометров деловой древесины не может быть выполнен в установленные сроки. Поставка может быть осуществлена после ликвидации поем наводнения после 01 августа 2006 г. Если указанный срок выполнения заказа неприемлем, рекомендуем обратиться к нашему партнеру - ОАО «Деревообработка», имеющего по сведениям на своем складе в вашем городе свободные запасы деловой древесины, правда, в меньшем, чем оговорено в заказе, количестве. Сожалеем о невозможности выполнения заказа в установленные сроки. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. |
Письмо-согласие с обоснованием |
Уважаемый Владимир Петрович! Наш президент благодарит Вас за Ваше любезное приглашение на торжественный вечер, посвященный 10-летию Вашей компании. Он очень хотел бы посетить Вас, однако в это время он будет в Германии. Тем не менее, он посылает Вам поздравления, наилучшие пожелания и извинения за то, что не сможет участвовать, и надеется, что в ближайшем будущем, когда у него не будет никаких других обязательств, он посетит офис Вашей компании для личного выражения своего дружеского к Вам отношения. |
3.3. Письмо-подтверждение
Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.
При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.
Ключевыми фразами этих писем являются:
«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»;
«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».
В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелании, предложения, рекомендации.
Примеры писем-подтверждений
Письмо-подтверждение предварительной договоренности |
Подтверждаем устную договоренность на заключение долгосрочного договора поставки портативных электрогенераторов, достигнутую на переговорах в Нижнем Новгороде между Вами и представителем нашей компании. Мы выражаем готовность подписать договор на согласованных условиях. |
Письмо-подтверждение оплаты товара |
Подтверждаем, что оплата партии текстильной продукции вашего предприятия была произведена нашей фирмой в день поступления товара на наш склад в Твери (для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 17.12.2006 №745) |