Реквізити

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видання.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи.

10. Печатка.

• Аналіз запропонованих зразків довідок.

• Заповнення бланків довідок.

2. – Перед тим, як почати опрацьовувати особливості оформлення й написання ділового листа, повторімо лексичні значення деяких термінів. (Індивідуальне повідомлення: тлумачення слів, записаних на дошці.)

Адрес – письмове, найчастіше ювілейне привітання.

Адреса – місце проживання особи.

Адресант – той, хто відправляє лист.

Анресант – той, хто одержує лист.

Епістола (грецьке) – лист, послання.

Епістолярний – той, що стосується літературних творів, які мають форму листів, послань.

Постскриптум (латинське) – РS – “після написання”, приписка до закінченого листа після підпису.

Стиль – у мові – сукупність мовних засобів, прийомів, вибір яких зумовлений змістом, характером висловлювання.

Інформація – повідомлення

Бюро – колегіальний орган, що обирається для виконання певної, головним чином керівної роботи.

• Існують також довідкові бюро. На нашім занятті є таке бюро. Його представники допоможуть нам з’ясувати ряд питань.

Інформація №1:

Першим класиком епістолярного стилю, тобто того, що обслуговує листування, щоденники, записні книжки, вважають афінянина Епікура. З його листів через сотні й сотні літ прийшли до нас блискучі афоризми про життя і смерть.

В античності існували різноманітні теорії епістолярного стилю. Так, граматик Артемон називав листи “половиною діалогу” і підкреслював відмінність листа як письмової форми повідомлення від усної: “Лист вимагає більш грунтовної обробки, ніж діалог, бо діалог схожий на непідготовлене висловлювання, експромт, лист же пишеться і надсилається як подарунок”.

• Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами й закладами.

Інформація №2:

Офіційні листи складаються за певним зразком і з суворим додержанням норм ділового стилю. Найчастіше до слова “лист” додається означення-прикметник (гарантійний, супровідний) або означення-іменник: лист-запит, лист-прохання, лист-пропозиція тощо.(Схема 1).

Більшість офіційних листів пишеться на виготовлених у друкарнях бланках, на яких є герб, емблема установи, назва її, адреса, номер рахунку в банку, номер листа, дата складання.

• Запишімо основні реквізити листа.

1. Штамп (повна назва установи – автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

• Опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

• Висновки та пропозиції.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

• Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

Інформація №3

Лист – це особливий вид творчості. Уміння написати листа – означає визначити його зміст і композицію, вибрати потрібні слова і словосполучення.

У 19 ст. видавались збірки “Письмовники” – збірки зразків листів на різні теми та побутові ситуації. Там подано й такі поради, до яких варто прислухатись і нам: “Нехай лист не буде жартівливим, якщо він пишеться високопоставленій особі, грубим, – якщо рівній, пихатим – якщо підлеглому, неохайно написаним – якщо вченому; неуважно складеним – якщо невченому; хай він не буде містити уторованих, заяложених виразів, якщо пишеться найближчій людині… Передмови й підписи повинні відповідати рівню близькості й важливості. Заведено писати власноручно тим, хто нам особливо дорогий.”

• Пропоную Вам ознайомитися з різними видами складових частин тексту ділового листа.