3. Регистрация хозяйственных операций
3.1 Принципы учета хозяйственных операций.
Движение средств предприятия учитывается в виде операций и проводок. Операция может содержать несколько проводок. Проводка не существует отдельно от операции. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Некоторые события, происходящие на предприятии, отражаются в документах. Документы, используемые в программе, совпадают с набором реальных физических документов. Каждый документ имеет экранную и печатную форму. Документ может автоматически формировать операцию. Отдельная операция тоже считается документом специального вида. Документы и операции регистрируются в журналах. Один и тот же документ может быть отображен в нескольких журналах. Главные журналы – это Журнал операций, Журнал проводок, Общий журнал.
Результаты анализа бухгалтерских итогов и движения средств представляются в виде отчетов (оборотно - сальдовая ведомость, карточка счета, карточка субконто, журнал-ордер, баланс, отчеты по налогам и т. д.). По умолчанию при вводе хозяйственных операций используется маска кодов плана счетов: 3 знака для кода счета и 3 знака для кода субсчета (ХХХ.ХХХ). Обычно работают со счетами, имеющими двузначный код. Чтобы быстрее набирать код, надо задать новую маску ХХ.ХХ через команду Сервис \ Параметры, Изменить маску можно только после снятия флажка Использовать маску плана счетов.
Рис.12. Настройка параметров системы – задание маски кода счета.
Способы регистрации операций. В программе используются три способа регистрации учетной информации.
1. Использование настроенных документов. Вводится первичный документ, проводки формируются автоматически.
2. Если нет необходимого документа, операция создается вручную.
3. Для автоматизации ввода вручную часто используемых операций предусмотрен механизм типовых операций. Пользователь один раз создает шаблон типовой операции, а затем пользуется им при вводе подобных операций. Для регистрации хозяйственных операций в программе используется Журнал операций. Открыть его можно разными способами: или выбрать Операции \ Журнал операций или нажать на панели Меню кнопку Журнал операций. В Журнале операций хранится информация о каждой хозяйственной операции, но видны только те операции, даты которых попадают в интервал видимости. Интервал видимости по умолчанию – текущая дата, но эту установку можно менять. Интервал видимости выводится в заголовке окна. Записи в журналах располагаются строго в хронологическом порядке. Откройте Журнал проводок и внимательно изучите структуру проводки. Если на счете ведется валютный или количественный учет, суммы проводки вычисляются автоматически.
Ручной ввод операций. В Журнале операций для ввода операции вручную:
1. Нажмите клавишу INSERT или щелкните по кнопке Новая строка или выберите в меню Действия команду Новая или щелкните по кнопке Ввести типовую. Откроется окно новой операции. В заголовке операции находятся: Дата, Номер, Сумма, Содержание операции
2. Последовательно заполните все поля заголовка операции. Переход к следующему полю удобнее выполнять по клавише ENTER.
3. Заполните бухгалтерские проводки. Проводки вводятся, копируются и удаляются так же, как и строки справочников.
4. Для записи операции в журнал нажмите кнопку ОК, для отказа от записи – кнопку Закрыть. Сумма операции может быть введена вручную или рассчитана программой. Способ заполнения выбирается на вкладке Операции (меню Сервис, команда Параметры).
Рис.13. Заполнение формы Операция в Журнале операций.