19. Загальна характеристика и класифікація функцій менеджменту.

Функція менеджменту – види цілеспрямованої діяльності, що до керованого об’єкту зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу. Існує 4 основні функції менеджменту (за Файолем):

планування

організація

мотивація

контроль

Кожна з цих функцій є для організації життєво важливою. Планування вважається головною функцією. Решта інших функцій орієнтовані на виконання оперативних, тактичних та стратегічних планів. Планування – розробка змісту та послідовності дій, направлених на досягнення запланованих цілей управління. Першим кроком у планування є розробка наступних цілей:

внесення моменту організаційної діяльності

спонукання менеджерів до погодження своїх щоденних дій з перспективними

контроль фактичних результатів роботи організації

Основним принципами планування є :

повнота (охоплення всіх напрямків організаційної діяльності)

точність (кількісні та якісні показники дій)

економічність (окупність витрат на планування)

безперервність (зміни у просторі і часі)

гнучкість (керування залежно від ситуації)

масовість (залучення виконавців до розробки планів)

Основними методами планування є:

метод послідовного опису операцій

побудова графіків виконання (передбачені строки виконання та виконавці)

Сіткове планування (графічне зображення послуг та робіт)

Метод робочого календаря (планування на короткий період)

Організація – процес поділу, групування та координації робіт, видів діяльності і ресурсів для досягнення поставлених цілей. Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності. Організаційна діяльність – процес усунення керівником невизначеності між людьми щодо роботи або повноважень і створення середовища, придатного для їх спільної діяльності. Основні складові організаційного процесу (організаційної діяльності):

а) поділ праці - поділ загальної роботи на окремі складові частини, достатні для виконання окремим працівником відповідно до його кваліфікації та здібностей;

б) департаменталізація - групування робіт та видів діяльності у певні блоки (підрозділи: групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо);

в) делегування повноважень - підпорядкування кожного такого підрозділу керівникові, який отримує необхідні повноваження;

г) встановлення діапазону контролю - визначення кількості працівників, безпосередньо підлеглих даному менеджерові;

д) створення механізмів координації - забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності.

Організаційна структура в теорії управління визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома організаційними параметрами:

- ступінь складності;

- ступінь формалізації;

- ступінь централізації.

Складність - кількість виразних ознак організації. Чим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління та кількість підрозділів на одному рівні, тим складніше координувати діяльність організації. Ступінь формалізації - ступінь, в якому організація покладається на правила та процедури, спрямовуючи поведінку своїх працівників. Чим більше правил та регуляторів в організації, тим більш формалізованою є структура організації. Централізація - місце зосередження права прийняття рішень. Якщо всі рішення (або їх більшість) приймаються вищими керівниками, тоді організація є централізованою. Децентралізація - передача права прийняття рішень з вищих рівнів управління на нижчі.

Мотивація у широкому розумінні – це процес спонукання працівників до діяльності для досягнення цілей організації. Із цього визначення можна зробити висновок, що ефективна реалізація функції мотивації потребує:

- усвідомлення того, що спонукає працівника до праці;

- розуміння того, як направити ці спонукання в русло досягнення цілей організації.

Природне бажання покращити добробут є великим стимулом до праці. Для менеджера головними завданнями є знаходити стимули, які цікавлять кожного з підлеглих управлінської структури і використовують їх в управлінні. Мотиваційний процес складається зі стадії виникнення фізіологічних, психологічних, соціальних, шукання шляхів задоволення чи пригнічення або непомічання потреб, визначення напрямів дій, виконання дій, одержання винагороди, усунення потреб. Основними методами мотивації до праці є застосування методу «батога та пряника», психології та сучасної мотивації. Метод «батога та пряника» - вплив на людину через наділення чи втрату тих чи інших ресурсів людини. Метод психології – це вплив організації на іншу за допомогою слова. Менеджер перш ніж говорити слово підлеглому повинен враховувати його психологічні характеристики. Сучасні моделі мотивації до праці поділяються на змістові та процесуальні. Змістовні ґрунтуються на внутрішніх мотивах людей, що змушують їх діяти так, а не навпаки. Процесуальні ґрунтуються на поведінці людей з урахуванням їх сприйняття та знання.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність. В межах процесу контролю, модель якого наведена на рис. 8. 1, можна виокремити три основні етапи:

- вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

- порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами;

- реакція на порівняння (коригуючі дії).

Існують різні ознаки класифікації систем контролю. Найбільш поширеною є класифікація контролю за критерієм часу здійснення контрольних операцій, тобто: 1) до. 2) впродовж здійснення трансформаційного процесу. 3)після.

Випереджаючий контроль здійснюється до початку трансформаційного процесу і спрямований на якість та/або кількість усіх вхідних ресурсів у організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною організації. Мета випереджаючого контролю - запобігання ситуаціям, здатних завдати шкоди організації, а не їх лікування. Поточний контроль здійснюється безпосередньо впродовж трансформаційного процесу. Він ґрунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні на відхилення, що виникають. Розрив у часі між виникненням відхилень і коригуючими діями менеджера є мінімальним. Мета поточного контролю - з’ясування причин відхилень, що обумовлює його широке застосування. Заключний контроль відбувається після завершення трансформаційного процесу, його об’єктом є виходи із організації. Основний недолік заключного контролю – констатація відхилень, коли збитки невідворотні. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти інших, однак для багатьох видів діяльності він є єдиним можливим видом контролю. Цілі заключного контролю:

- отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому;

- побудова ефективної системи мотивації.

Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, серед яких можна визначити: точність, своєчасність, економічність, гнучкість економічність, зрозумілість, обгрунтованість, стратегічна спрямованість, підтримка коригуючих дій, численність критеріїв.