9.4. Документы, отражающие внутрипроизводственные отношения.

В протоколе отражается ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется обычно в процессе самого мероприятия или, если оно фиксируется на пленке, составляется в течение пяти дней специалистом в соответствующей области.

В «шапке» указывается название организации или коллективного органа, слово «протокол» и его порядковый номер, название мероприятия, место и дата его проведения (либо начала и окончания заседания).

Вводная часть протокола содержит фамилии председателя, секретаря и всех присутствующих (в том числе и приглашенных) в алфавитном порядке и повестку дня. Если присутствующих много, составляется их отдельный список (для приглашенных указывается место работы), а в основном документе показывается лишь их общее число. Иногда к нему прикладывается также и повестка дня, оформляемая отдельно. Название каждого из пунктов в ней начинается с предлогов «о» или «об» и печатается без отступления от края текста.

Основная часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня по разделам, каждый из которых начинается с номера вопроса, его наименования и слова «слушали»; с новой строки, с абзаца, в именительном падеже дается фамилия, а иногда должность докладчика. Содержание выступления излагается от третьего лица или делается запись «текст прилагается». Затем фиксируются в порядке поступления вопросы и ответы на них, в заключение делается запись о решении («решили», «постановили»). Иногда протокол может содержать общую постановляющую часть , в которой указывается, что, кому и когда нужно сделать.

Если содержание выступлений стенографируется, допустим краткий протокол, в нем после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковые номера вопросов по повестке дня, заголовки выступлений и фамилии докладчиков в порядке очередности.

Справка подтверждает те или иные факты и события, относящиеся к сотрудникам. Повторяющийся характер многих из них позволяет оформлять справки на трафаретных бланках, вписывая от руки лишь фамилию, имя, отчество, а также место, куда она представляется. Внутренние же справки оформляются на обычных листах.

Докладная записка предназначена для информирования руководства организации о сложившейся ситуации, выполнении работниками поручения и проч. Она готовится как по личной инициативе, так и по поручению, и служит основой принятия решения. Ее текст состоит из двух частей: констатирующей и побудительной; в последней излагаются просьбы и предложения автора. Внутренняя докладная пишется на простом листе бумаги и подписывается составителем; внешняя — на бланке за подписью должностного лица.

Объяснительная записка разъясняет руководителю причину имевших место фактов, произошедших событий, в которых сотрудник принимал участие, и оформляется аналогично докладной.

Акт составляется комиссией или должностным лицом для официального подтверждения того или иного факта, имевшего отношение к сотруднику, на основе тщательного изучения событий и документов, состоит из двух частей: вводной и констатирующей, подписывается составителями и при необходимости утверждается руководителем.

Во вводной части перечисляются основания составления акта, лица, принявшие участие или присутствовавшие при описываемых событиях (в алфавитном порядке с указанием должности и места работы), делаются ссылки на соответствующие документы. В констатирующей части излагаются цели, суть и результаты работы, проделанной его составителями.

Доверенность свидетельствует о предоставлении доверителем (руководителем организации, подразделения) поверенному (подчиненному сотруднику) права совершать от его имени определенные действия. Она оформляется на официальном бланке и включает в себя такие элементы, как фамилии, имена и отчества доверителя и поверенного; основной текст; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверивших документ; печать; даты составления и заверения.

Расписка является документом, удостоверяющим факт получения сотрудником каких-то ценностей, а при необходимости обязательство и срок их возврата. Она содержит такие реквизиты, как название документа, текст, должность, фамилию, имя и отчество лица, получившего ценности, подпись и дату.

Контрольные вопросы к 9-ой главе.

1. Назовите основные пункты трудового договора (контракта).

2. Какие документы связаны с заключением трудового договора?

3. Какие документы связаны с прекращением трудового договора?

4. Перечислите основные документы по учету кадров.

5. Назовите основные документы, регламентирующие деятельность персонала.

6. Что такое протокол?

7. Как оформляются справки, докладные и объяснительные записи?

Словарь терминов и понятий.

Аттестация – это метод определения квалификации и уровня знаний работника.

Безработный – трудоспособный человек, желающий работать, но не получающий возможности приобрести работу в соответствии со своим спросом на нее.

Должность – это штатная единица организации, характеризующаяся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника.

Должностная инструкция - документ, описывающий основные функции сотрудника, занимающего данное рабочее место.

Занятость – это деятельность граждан, связанная с удовлетворением личных и общественных потребностей, не противоречащая законодательству и приносящая, как правило, им заработок (трудовой доход).

Инструктаж – разъяснение и демонстрация приемов работы на рабочем месте.

Кадровая политика – система теоретических взглядов, идей, требований, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом, ее формы и методы.

Кадровое планирование – это последовательность разработки планов в области кадровой политики на основе кадровой стратегии.

Карьера – совокупность должностей, которые занимал и занимает на данный момент работник (фактическая карьера) и/или может занимать (плановая карьера).

Команда – тщательно сформированный, хорошо управляемый, самоорганизующийся коллектив, быстро и эффективно реагирующий на любые изменения рыночной ситуации, решающий все задачи как единое целое.

Корпоративная культура – это микрокультура, присущая конкретной фирме, совокупность формальных и неформальных правил и законов, по которым существует и развивается фирма.

Коучинг – процесс, способствующий реализации обучения и развития, повышению компетентности и совершенствованию профессиональных навыков обучающихся.

Методы управления – это конкретные приемы и способы воздействия субъекта управления на управляемый объект для достижения поставленных целей.

Миграция – это процесс перемещения людей через границы тех или иных территорий, со сменой постоянного места жительства, либо с регулярным возвращением к нему.

Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения работ и их отдельных элементов одним работником или группой работников определенной квалификации в данных организационно-технических условиях.

Норма выработки – это объем работы в натуральных единицах (штуках, литрах и т.п.), который должен быть выполнен за единицу рабочего времени (смену, месяц и т.п.) одним работником или группой работников определенной квалификации.

Норма обслуживания – это установленный объем работы по обслуживанию определенного количества объектов в течение того или иного времени в данных организационно-технических условиях.

Норма численности работников – это их число соответствующего профессионально-квалификационного состава, необходимое для выполнения определенных производственных и управленческих функций или объемов работ.

Оборот кадров – процесс обновления коллектива в результате выбытия части его членов и прихода новых.

Организационная культура – это совокупность норм и ценностей, выработанных и разделяемых коллективом ради внутренней интеграции и адаптации предприятия (организации) к внешним условиям.

Партнерство – совокупность действий работника, его руководителя и представителя службы по персоналу.

Персонал, или кадры – это основной штатный состав работников организации, выполняющий основные производственно-хозяйственные функции.

План – официальный документ, в котором отражаются прогнозы развития организации.

Положение о карьере – документ, регламентирующий процесс управления карьерой на предприятии.

Принципы управления – это основные правила, определяющие построение и функционирование системы управления.

Профессиональное обучение – это процесс овладения определенным уровнем знаний и навыков деятельности по конкретной профессии и специальности.

Профессиональная ориентация – выбор деятельности, необходимой обществу с учетом способностей и личностно-деловых качеств индивида.

Рабочая сила – способность к труду, которой располагает каждый человек, индивид.

Рабочее место – зона приложения труда людей, оснащенная необходимыми материальными средствами и техникой и определенным образом организованная.

Социотехническое конструктирование – это создание социотехнической системы.

Специалисты – это сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями и образование не ниже среднего.

Стратегия управления персоналом (кадровая стратегия) – это разработанное руководством организации приоритетное, качественно определенное направление действий, необходимых для достижения долгосрочных целей по созданию высокопрофессионального, ответственного и сплоченного коллектива.

Структура персонала (социальная структура организации) – совокупность отдельных групп работников.

Темперамент – это сочетание устойчивых врожденных психологических свойств, определяющих динамику деятельности человека.

Технические исполнители – это работники, обслуживающие процесс управления.

Тимбилдинг – современный способ сплочения коллектива через специальные тренинги.

Трудовые ресурсы – это трудоспособное население страны, региона.

Резюме – краткая справка – анкета, которая оформляется по определенной форме при подборе персонала.

Ротация – метод самостоятельного обучения, при котором сотрудник перемещается на другую должность с целью приобретения новых знаний и навыков.

Руководители – это менеджеры, возглавляющие предприятия и организации.

Рынок труда – сложная система отношений по поводу обмена индивидуальных способностей к труду на фонд жизненных средств, необходимых для воспроизводства рабочей силы, и размещения работников в системе общественного разделения труда по законам товарного производства и обращения.

Управление персоналом – вид человеческой деятельности, направленной на формирование и развитие персонала организации.

Управляющие персоналом (менеджеры) – это самостоятельный вид профессионалов-специалистов, главной целью которых является повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала.

Цели управления – желаемое состояние системы управления.