2. Анализ информации базы данных
Вам приходится просматривать свои данные с разных точек зрения. Мощным средством отбора нужных записей, вычисления итоговых сумм и получения ответа на вопрос: «Что будет, если...?», являются запросы.
Запрос - средство поиска записей в базе данных, отвечающих некоторому критерию. Графический интерфейс MS Access позволяет создавать запросы к базе данных без использования языка программирования СУБД, как это часто требуется в других СУБД типа dBASE.
Для приобретения навыков анализа информации пользовательской базы данных MS Access, используем базу данных одной из фирм, предлагаемую разработчиками корпорации Microsoft в качестве примера.
Для открытия этой базы данных, она носит название NWIND, необходимо:
Запустить MS Access, щелкнув на кнопке Пуск, выбрав Программы, затем Microsoft Office, затем Microsoft Access и дважды щелкнув по ее значку слева от названия. Откроется окно Microsoft Access.
Выбрать команду меню Файл/Открыть или щелкнуть на кнопке
Открыть
базу
данных
панели инструментов. Появится диалог
«Открытие базы данных».В списке «Каталоги» дважды щелкнуть на подкаталоге SAMPAPPS, для того чтобы его открыть.
В списке «Имя файла» щелкнуть на имени NWIND.MDB, затем на кнопке ОК.
Примечание. 1. Для того, чтобы закрыть базу данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, расположенной сверху справа в окне базы данных.
2. Для того, чтобы завершить работу MS Access нужно
щелкнуть на кнопке Закрыть, расположенной сверху справа в окне программы.
Откройте
базу данных NWIND.
Перед Вами ставится задача анализа деятельности фирмы, инструментом анализа являются запросы.
Этап 1. Создание запроса и установление условий отбора
Самый простой тип запросов - запрос-выборка с указанием критерия отбора записей. Допустим, отдел маркетинга заинтересован в развитии продаж тех товаров, которые благодаря умеренной цене могут привлечь максимальное количество покупателей. В частности его интересуют кондитерские изделия, цена которых не превышает $20 США за единицу. Вам следует:
Создать новый запрос на базе таблицы «Товары». Для этого:
в окне БАЗА ДАННЫХ щелкнуть на вкладке Запрос;
щелкнуть на кнопке Создать;
в открывшемся диалоге «Создание запроса» щелкнуть на кнопке Новый запрос. Открывается окно «Запрос-выборка» и диалог «Добавление таблицы»;
прокрутить список в окне «Таблица/ Запрос» и найти строку «Товары»;
дважды щелкнуть на строке с именем, затем на кнопке Закрыть. В верхней части окна «Запрос/Выборка» появится список полей таблицы «Товары»;
Включить в него поля, характеризующие тип, марку, цену и поставщика товаров. Для этого сделать двойной щелчок по строкам «Тип», «Марка», «Цена», «Поставщик». Они разместятся соответственно в первой, второй, третьей и четвертой клетках строки «Поле» Бланка Запроса.
Указать условие отбора для кондитерских изделий в Бланке запроса. Для этого:
в строке «Условие отбора» в столбце «Тип» ввести число 3 (тип кондитерских изделий);
в строке «Вывод на экран» щелчком мыши снять флажок (квадратик флажка должен быть пустой) под полем «Тип», поскольку речь идет о товарах одного типа.
Ввести в бланк запроса по образцу выражение, которое поможет отобрать товары ценой за единицу не более $20. (Символ доллара вводить не обязательно). Для этого:
в строке «Условие отбора» под полем «Цена» ввести <=20;
нажать клавишу ENTER.
Выполнить запрос. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Режим таблицы панели инструментов. MS Access вывела на экран таблицу кондитерские изделия, цена которых не превышает $20 США за единицу и поставщиков этих товаров.
Закрыть запрос, щелкнув на кнопке Закрытия окна в правом верхнем углу окна таблицы, сохранив его.
Создайте
и выполните запрос о кондитерских
изделиях, цена которых
не превышает $20 США за единицу.