- •Создание и использование баз данных
- •Ms access
- •Учебное пособие
- •Введение
- •Глава 2 знакомит с технологией анализа информации базы данных. Среда ms Access обеспечивает невероятно простые средства создания запросов к базе данных.
- •1. Создание базы данных
- •Основные понятия реляционных баз данных
- •Первые шаги в ms Access
- •Запуск Access
- •Открытие базы данных
- •Окно базы данных
- •Этап 1. Создание базы данных Создание файла базы данных
- •Создание таблицы
- •Редактирование таблицы
- •Этап 2. Быстрая обработка данных
- •Сортировка записей по возрастанию и убыванию
- •Поиск данных
- •Отбор записей на основе значения поля
- •Этап 3. Связывание таблиц базы данных
- •Установление связи
- •Работа с макетом связей
- •Этап 4. Работа с данными из связанных таблиц
- •Запрос- выборка к связанным таблицам
- •Запрос с критерием отбора к связанным таблицам
- •Этап 5. Удаление связанных таблиц из базы данных
- •2. Анализ информации базы данных
- •Этап 1. Создание запроса и установление условий отбора
- •Этап 2. Поиск в заданном диапазоне и сортировка данных в запросе
- •Этап 3. Включение в запрос параметров
- •Этап 4. Использование параметров для поиска записей в диапазоне значений
- •Этап 5. Создание запроса к связанным таблицам
- •Этап 6. Суммирование данных в запросе
- •Этап 7. Запросы с вычислениями
- •3. Поиск и обновление информации базы данных
- •Этап 1. Открытие базы данных и просмотр записей Открытие базы данных
- •Просмотр базы данных
- •Этап 2. Ввод данных в форму и их редактирование
- •Этап 3. Поиск записей
- •Этап 4. Отбор записей с помощью фильтра
- •Этап 5. Сортировка записей в форме
- •Этап 6. Расширение базы данных
- •Этап 7. Разработка новой формы
- •Этап 8. Изменение внешнего вида формы
- •Добавление подписи в форму
- •Изменение палитры
- •Включение в форму рисунка
- •Добавление поля
- •4. Создание отчетов по базе данных
- •Этап 1. Создание детального отчета без повторов Создание детального отчета
- •Просмотр отчета
- •Настройка отчета
- •Устранение повторов
- •Этап 2. Создание отчета с группированием данных
- •Этап 3. Представление групповых сумм Настройка заголовка группы
- •Использование выражений в примечании к группе
- •Изменение порядка сортировки
- •Этап 4. Распечатка групп
- •Распечатка групп без разрывов
- •Ввод нового вида нумерации страниц
- •Этап 5. Проектирование отчета Создание отчета
- •Оформление заголовка отчета
- •Оформление области данных
- •Оформление заголовков граф отчета
- •Оформление области примечаний отчета
- •Этап 6. Создание диаграммы в отчете
- •Этап 7. Изменение макета отчета
- •5. Создание базы данных по собственному проекту
- •Этап 1. Создание файла базы данных
- •Этап 2. Создание таблиц
- •Создание структуры таблицы
- •Ввод данных в таблицу
- •Расширение базы данных
- •Этап 3. Связывание таблиц
- •Этап 4. Создание информационных структур для ведения базы данных
- •Создание запросов
- •Создание форм
- •Создание отчета
- •6. Совместное использование ms access, ms excel ms word
- •Этап 1 . Вставка данных
- •Технология вставки данных
- •Вставка связанных данных. Вставка титульного листа, созданного в ms Word, в отчет ms Access
- •Внедрение данных. Внедрение таблицы ms Excel в документ ms Word
- •Этап 2. Быстрый перенос данных
- •Выбор приложения для создания списка
- •Перенос списка в другое приложение
- •Перенос списка из ms Excel в ms Access
- •Этап 3. Подготовка составных документов Подготовка серийных персональных писем ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных ms Access
- •Создание почтовых наклеек ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в электронной таблице ms Excel
- •Этап 4. Анализ числовых данных ms Access с использованием сводных таблиц ms Excel
- •Выбор данных для анализа
- •Создание сводной таблицы для анализа
- •Просмотр и сравнение результатов
- •Литература
- •Содержание
Перенос списка из ms Excel в ms Access
MS Excel позволяет успешно работать с простыми списками. Однако список, содержащий повторяющиеся данные, довольно быстро становится слишком большим для MS Excel, так как один лист может содержать не более 16 384 строк, в результате чего возникают трудности с его обработкой.
При переносе списка в базу данных MS Access снимается ограничение на число записей. Кроме того, в MS Access более эффективно реализованы ввод, обновление и поиск данных. Например, необязательно в каждую запись о телефонном звонке вводить полные сведения о клиенте. Все необходимые сведения о клиенте достаточно ввести один раз в специально для этого предназначенную таблицу, что существенно упрощает их обновление и снижает вероятность ошибок при вводе.
Пользователь получил возможность пользоваться средствами обработки данных MS Access, продолжая просматривать и обновлять список в знакомом виде.
Для выполнения практических действий, данные на листе книги MS Excel должны быть организованы в виде списка.
Чтобы перенести список в базу данных MS Access необходимо:
1.Открыть книгу MS Excel, содержащую этот список.
2.Перейти в любую ячейку списка, а затем выберите команду Перенести в MS Access в меню Данные.
3.Далее следовать указаниям мастера, который поможет выполнить все необходимые действия по преобразованию данных MS Excel в MS Access.
Примечание. 1. Перенос списка в Microsoft Access не приводит к установке связи между ним и новой базой данных. Это означает, что изменения, внесенные в базу данных, не отражаются в исходном списке на листе книги Microsoft Excel.
2. Не страшно, если список содержит ошибки в повторяющихся данных. Microsoft Access поможет исправить их после переноса.
Перенести список Контакты MS Excel в базу данных MS Access. Сохраните таблицу под именем «Контакты».
Этап 3. Подготовка составных документов Подготовка серийных персональных писем ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных ms Access
Время от времени возникает необходимость разослать большое количество писем одинакового содержания (например, реклама услуг или товаров, уведомления членам клуба или сотрудникам, счета и т. п.), но разным адресатам. Времени на написание отдельного письма каждому лицу, как всегда, не хватает, а безличные письма с обращениями типа “Уважаемый клиент!” давно устарели.
Разрешить сложившуюся ситуацию поможет MS Word. На подготовку и печать составных писем и соответствующих им почтовых наклеек требуется всего несколько минут.
Чтобы разослать персональные письма, создайте бланк письма в MS Word, а затем объедините его со списком рассылки, хранящимся в базе данных MS Access.
Создание бланка письма
Сначала следует создать бланк письма, содержащий текст, общий для всех писем. Не следует включать в него фамилии и адреса – они будут добавлены автоматически из списка рассылки. Чтобы создать письмо,
необходимо:
1.Выбрать команду Создать в меню Файл, а затем шаблон normal.
2.Ввести текст письма.
3.Вставить разрыв в конец абзаца текста письма, поместив туда курсор и выбрав команду Вставка/Разрыв и в диалоговом окне «Разрыв» опцию «Конец страницы».
4.Сохранить письмо.
Определение письма как составного документа,
т.е. документа, составленный из двух документов - письма MS Word и списка рассылки из базы данных MS Access. Для этого:
1.Выбрать команду Слияние в меню Сервис.
Слияние - процесс формирования серийных документов, в результате которого основной документ объединяется с данными из внешнего источника.
Основной документ - документ при составлении серийных документов, который содержит неизменяемый текст и поля для вставки.
2.Нажать кнопку Создать, выбрать команду Формы.
Форма в MS Word - это документ, защищенный от изменений, который содержит специальные поля для вставки изменяемого текста.
3.В диалоге «MS Word» нажмите кнопку Активное окно. Активный документ станет основным документом слияния.
Определение источника списка рассылки
Если список короткий и не требует постоянного обновления, для его создания можно использовать MS Word. Для хранения более длинных списков, требующих постоянного обновления, удобнее использовать MS Excel. Для хранения еще более длинных списков, обработка которых требует полного набора средств реляционных баз данных, целесообразно использовать MS Access.
Для открытия списка рассылки:
1.Нажать кнопку Получить данные.
2.Выбрать команду Открыть источник данных, чтобы использовать готовый список имен и адресов, существующий в виде документа MS Word или электронной таблицы. В качестве источника данных можно выбрать таблицу или запрос MS Access:
- в диалоге «Открыть источник данных» выбрать диск, папку и файл, где находятся данные. Если источником данных является файл MS Access, нужно установить тип файла «.mdb», если MS Excel - то «.xls».
- если выбран файл MS Access, то в следующем в диалоге выбрать нужную вкладку - Таблица или Запрос будут являться источником данных;
- выбрать нужную таблица или запрос.
Определение мест вставки и вставка данных из источника
Чтобы указать MS Word, в каких местах документа должны быть напечатаны фамилии, адреса и прочие личные сведения, нужно вставить в бланк письма поля слияния.
Поля слияния, вставляемые в основной документ слияния, указывают места, куда будут помещаться сведения, взятые из выбранного источника данных. Так, поле слияния “Город” указывает место, куда будут вставлены сведения из поля данных «Город».
Для выполнения процедуры:
1.В окне «MS Word» щелкнуть на кнопке Правка основного документа.
2.Щелкнуть в месте вставки первого из мест.
3.Щелкнуть кнопку Поля слияния на панели слияния.
4.Выбрать имя поля, из которого будут браться сведения (например, имя адресата)
5.Ввести знаки препинания и пробелы между полями слияния, не захватывая символы, ограничивающие поля слияния (« »).
6.Повторить операции 1-4 для следующего места вставки (например, адреса).
7.Отформатировать вставляемые в поля слияния сведения (например, выделить полужирным шрифтом имена), для чего сначала указать поле слияния, а затем наложить на него желаемый формат.
8.После завершения подготовки основного документа и вставки в него всех необходимых полей слияния, нажмите кнопку Ассистент слияния. на панели слияния.
9.В окне диалога «Ассистент слияния» щелкнуть кнопку Слияние.
10.В поле «Назначение» выбрать значение «Новый документ».
11.Щелкнуть на кнопке Слить.
Создайте серийные письма, пользуясь списком, хранящимся в таблице «Сотрудники» базы данных NWIND. Образец письма:
Г-ну
Адрес:
Заседание Совета клуба состоится 1 апреля 1997 года в Овальном зале Президент-отеля.
Секретариат клуба.
Для указания полного адреса в качестве полей слияния вставьте поля «Адрес», «Город», «Страна» из таблицы «Сотрудники».
Рассылка писем по выбранным адресам
Чтобы отправить документ на бланке только по нескольким выбранным адресам следует:
1.Выполнить все процедуры по подготовке письма до п.8 предыдущего подраздела включительно. Затем:
2.В окне диалога «Ассистент слияния» щелкнуть на кнопке Опции запроса.
3.В диалоговом окне «Опции запроса» щелкнуть в текстовом поле
«Поле» и развернуть список полей выбранной при определении источника данных таблицы.
4.Выбрать из списка название поля по которому будет производиться отбор записей, например, «Город».
5.В текстовом поле «Сравнение» выбрать из списка конкретное значение, например, «равно».
6.В текстовое поле «Сравнение с чем» вписать критерий отбора, например, «Москва».
7.Щелкнуть на кнопке ОК.
8.В окне диалога «Ассистент слияния» щелкнуть кнопку Слияние.
9.В поле «Назначение» выбрать значение «Новый документ».
10.Щелкнуть на кнопке Слить.
Создайте серийные письма, пользуясь списком, хранящимся в таблице «Сотрудники» базы данных NWIND. Письма подготовить только для жителей Москвы. Начинайте сразу с п.2 подраздела.