Внедрение данных. Внедрение таблицы ms Excel в документ ms Word

Если:

-постоянный доступ к исходному документу не является обязательным, а размер файла не имеет значения;

-предполагается изменять исходные данные с помощью исходного приложения, причем внесенные изменения необязательно отражать в исходном документе,

следует использовать технологию внедрения данных. Вам необходимо:

1.В программе -источнике данных скопировать объект в файл, скопировав его в отдельный документ и выбрав команду Файл/Сохранить как, либо в некоторых приложениях выбрав команду Правка/Копировать в файл.

2.Открыть программу - приемник установить курсор в место вставки.

3.Выбрать команду Правка /Специальная вставка.

4.Указать тип внедряемого объекта.

5.Щелкнуть на кнопке Вставить.

6.Для редактирования внедренного объекта следует дважды щелкнуть на нем, внести изменения и щелкнуть в окне основного документа.

СОВЕТ:

Используйте связывание вместо внедрения. Внедрение объектов увеличивает размер файла, поскольку в документ помещаются сами объекты. Напротив, связанные объекты хранятся в

исходных документах, а в текущий документ вставляются только ссылки на них.

Внедрите таблицу из книги «Товары» MS Excel в текущий документ MS Word. Сохраните его под именем «Товары фирмы». Внесите изменения во внедренный объект (например, измените шрифтовое оформление таблицы).

Этап 2. Быстрый перенос данных

Любое приложение MS Office обладает средствами быстрого обмена данными с другими приложениями. Например, для переноса сведений из базы данных MS Access в другие приложения MS Office нужно нажать соответствующую кнопку на панели инструментов «Microsoft».

Выведите в окно MS Word панель инструментов Microsoft.

Выбор приложения для создания списка

Для хранения и поддержки списка, например, контактных лиц удобно использовать MS Excel и MS Access. При необходимости содержимое списка несложно перенести из одного приложения в другое. Если для создания списка контактных лиц использовался MS Word, целесообразно перенести его в одно из этих приложений.

Следующая таблица содержит сведения, которые помогут выбрать приложение, наиболее подходящее для поставленной задачи.

Приложение	Целесообразно выбрать, если	В случае выбора, учтите
MS Excel	Список средних размеров. Наличие средств сортировки и отбора записей обязательно	Позволяет включить в список до 16383 записей и выполнить отбор
	Предполагается использовать специальные разделы или выполнять анализ данных	Позволяет отображать данные в виде, наиболее удобном для анализа: присваивать столбцам любые заголовки, изменять их порядок и даже скрывать столбцы
MS Access	Список очень большой и является частью многопользовательской базы данных. Запись о каждом контакте содержит большой объем данных.	Позволяет хранить полную информацию и быстро находить нужные сведения.

Перенос списка в другое приложение

В настоящей версии Office эффективно реализован обмен данными между приложениями и их совместное использование. Список контактных лиц, хранящийся в одном из приложений Office, включая Word, несложно перенести в любое другое приложение Office, сохранив его в текстовый файл с разделителями - символы TAB, «,», «:» и т. д., который воспринимается всеми приложениями Office. При этом теряется оформление, однако сохраняются данные и структура списка.

Запятые используются для разделения категорий (полей) данных в каждой строке списка.

Борисов,Андрей,Российские вина,555-98-77

Дубинин,Олег,Деликатесы,555-17-17

Круглова,Анна,Семь морей,555-76-62

Леонов,Игорь,Сластена,555-18-81

Мартынов,Андрей,Океан,555-16-99

Приложение	Может считать данные	А также
MS Word	Текстового файла с разделителями в таблицу.	Сохранить таблицу или список в текстовый файл с разделителямию
MS Excel	Текстового файла с разделителями в книгу.	Экспортировать список в текстовый файл с разделителями.
MS Access	Текстового файла с разделителями в новыу или существующую базу данных с помощью мастера импорта текста.	Экспортировать данные в книгу MS Excel, текстовый файл или файл в любом из поддерживаемых форматов баз данных.
	Списка MS Excel в новыю базу данных с помощью команды перенести в MS Access.

1.Создайте список контактных лиц MS Word. Выделите его и преобразуйте в таблицу, выбрав команду Таблица/Преобразовать в таблицу (указать в области «Разделитель» опцию «Другое», куда внести затем «,»). Сохраните его под именем «Контакты».

2.Перенесите список MS Word в книгу MS Excel, выделив предварительно таблицу и поместив ее в Буфер обмена командой Правка/Копировать, используя кнопку MS Excel панели инструментов Microsoft для открытия окна MS Excel и выполнив команду Правка/Вставить. Сохраните книгу под именем «Контакты».

3.Создайте список контактных лиц MS Word. Сохраните его под именем «Контакты». Перенесите список MS Word в книгу MS Excel, используя кнопку MS Excel панели инструментов Microsoft. Сохраните книгу под именем «Контакты».