- •Создание и использование баз данных
- •Ms access
- •Учебное пособие
- •Введение
- •Глава 2 знакомит с технологией анализа информации базы данных. Среда ms Access обеспечивает невероятно простые средства создания запросов к базе данных.
- •1. Создание базы данных
- •Основные понятия реляционных баз данных
- •Первые шаги в ms Access
- •Запуск Access
- •Открытие базы данных
- •Окно базы данных
- •Этап 1. Создание базы данных Создание файла базы данных
- •Создание таблицы
- •Редактирование таблицы
- •Этап 2. Быстрая обработка данных
- •Сортировка записей по возрастанию и убыванию
- •Поиск данных
- •Отбор записей на основе значения поля
- •Этап 3. Связывание таблиц базы данных
- •Установление связи
- •Работа с макетом связей
- •Этап 4. Работа с данными из связанных таблиц
- •Запрос- выборка к связанным таблицам
- •Запрос с критерием отбора к связанным таблицам
- •Этап 5. Удаление связанных таблиц из базы данных
- •2. Анализ информации базы данных
- •Этап 1. Создание запроса и установление условий отбора
- •Этап 2. Поиск в заданном диапазоне и сортировка данных в запросе
- •Этап 3. Включение в запрос параметров
- •Этап 4. Использование параметров для поиска записей в диапазоне значений
- •Этап 5. Создание запроса к связанным таблицам
- •Этап 6. Суммирование данных в запросе
- •Этап 7. Запросы с вычислениями
- •3. Поиск и обновление информации базы данных
- •Этап 1. Открытие базы данных и просмотр записей Открытие базы данных
- •Просмотр базы данных
- •Этап 2. Ввод данных в форму и их редактирование
- •Этап 3. Поиск записей
- •Этап 4. Отбор записей с помощью фильтра
- •Этап 5. Сортировка записей в форме
- •Этап 6. Расширение базы данных
- •Этап 7. Разработка новой формы
- •Этап 8. Изменение внешнего вида формы
- •Добавление подписи в форму
- •Изменение палитры
- •Включение в форму рисунка
- •Добавление поля
- •4. Создание отчетов по базе данных
- •Этап 1. Создание детального отчета без повторов Создание детального отчета
- •Просмотр отчета
- •Настройка отчета
- •Устранение повторов
- •Этап 2. Создание отчета с группированием данных
- •Этап 3. Представление групповых сумм Настройка заголовка группы
- •Использование выражений в примечании к группе
- •Изменение порядка сортировки
- •Этап 4. Распечатка групп
- •Распечатка групп без разрывов
- •Ввод нового вида нумерации страниц
- •Этап 5. Проектирование отчета Создание отчета
- •Оформление заголовка отчета
- •Оформление области данных
- •Оформление заголовков граф отчета
- •Оформление области примечаний отчета
- •Этап 6. Создание диаграммы в отчете
- •Этап 7. Изменение макета отчета
- •5. Создание базы данных по собственному проекту
- •Этап 1. Создание файла базы данных
- •Этап 2. Создание таблиц
- •Создание структуры таблицы
- •Ввод данных в таблицу
- •Расширение базы данных
- •Этап 3. Связывание таблиц
- •Этап 4. Создание информационных структур для ведения базы данных
- •Создание запросов
- •Создание форм
- •Создание отчета
- •6. Совместное использование ms access, ms excel ms word
- •Этап 1 . Вставка данных
- •Технология вставки данных
- •Вставка связанных данных. Вставка титульного листа, созданного в ms Word, в отчет ms Access
- •Внедрение данных. Внедрение таблицы ms Excel в документ ms Word
- •Этап 2. Быстрый перенос данных
- •Выбор приложения для создания списка
- •Перенос списка в другое приложение
- •Перенос списка из ms Excel в ms Access
- •Этап 3. Подготовка составных документов Подготовка серийных персональных писем ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных ms Access
- •Создание почтовых наклеек ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в электронной таблице ms Excel
- •Этап 4. Анализ числовых данных ms Access с использованием сводных таблиц ms Excel
- •Выбор данных для анализа
- •Создание сводной таблицы для анализа
- •Просмотр и сравнение результатов
- •Литература
- •Содержание
Этап 7. Разработка новой формы
По опыту Вы знаете, что быстрая и эффективная работа по просмотру, редактированию и поиску данных возможна, если у вас есть формы. Поэтому полезно было бы создать форму на новую таблицу «Родственники».
Вы планируете следующий порядок действий:
1.В окне БАЗА ДАННЫХ щелкнуть на вкладке Форма, затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалог «Создание формы».
2.Открыв список «Выбрать Таблицу/Запрос», выделить таблицу «Родственники», затем щелкнуть на кнопке Мастера. Появится
первый диалог по разработке форм.
Мастер по разработке форм - вспомогательный модуль MS Access, который позволяет построить вполне удовлетворительную типичную форму почти автоматически.
3.Выбрать требуемый Мастер. Щелкнуть по строке «В один столбец».
4.Мастер спросит вас, какие поля из таблицы «Родственники» вы хотите включить в форму. Для включения поля щелкнуть на строке с названием поля два раза, после этого - по кнопке Далее.
5.Выделить тип формы «Стандартный», после чего щелкнуть по кнопке Далее.
6.Ввести заголовок «Родственники», после чего щелкнуть на кнопке Готово.
7.Выбрать команду Файл/Сохранить форму. В диалоге «Сохранение» ввести имя формы «Родственники»..
Создайте форму «Родственники», внеся в нее все поля, кроме поля «Домашний телефон».
Этап 8. Изменение внешнего вида формы
Вы решили улучшить форму, поскольку убедились, что удобные формы значительно облегчают ввод и поиск информации. Поэтому Вы решили форму новую подпись - дату первой редакции формы, придать новой форме фон, принятый для форм базы данных NWIND, изменить цвет заголовка и добавить в нее фирменный знак компании и по просьбе отдела кадров - новое поле «Сотрудник». Для выполнения этой работы Вам следует:
1.В окне БАЗА ДАННЫХ щелкнуть на вкладке Форма, затем открыть форму «Родственники».
2.Щелкнуть на кнопке Режим конструктора панели инструментов, чтобы переключиться в режим конструктора.
Добавление подписи в форму
Чтобы включить подпись в форму нужно:
Щелкнуть на кнопку Подпись панели элементов. (Если панель элементов не видна, нужно щелкнуть на кнопке Элементы управления панели инструментов.)
Элемент управления - графический объект в форме или отчете для представления данных или выполнения определенных действий.
Подпись - несвязанный элемент управления, т.к. она не связана с полем какой-либо таблицы или запроса базы данных.
Щелкнуть в области заголовка формы справа от заголовка «Родственники».
В появившуюся рамку ввести текст: «Ноябрь 97» и нажать клавишу ENTER. MS Access выделяет текст рамкой с манипуляторами размера в виде квадратиков. (Перетаскивая один из них, можно менять размеры новой подписи. Поместив указатель мыши на линию рамки до принятия им формы ладони и отжав кнопку мыши, можно перетащить подпись на новое место.)
Щелкнуть на стрелке рядом с полем размеров шрифтов и в открывшемся списке выбрать нужный размер шрифта. Если подпись уже не умещается в рамке, следует выбрать команду меню Формат/Размер и в открывшемся списке выбрать строку «По размеру данных».
Дополните форму подписью «Ноябрь 97».