Этап 3. Поиск записей
Поиск записей не менее популярное занятие при работе с базой данных, чем редактирование данных. Допустим, Вы обнаружили на столе заявление об отпуске, но подпись сотрудника неразборчива, так что Вы четко различаете лишь три первые буквы в начале фамилии. Вам необходимо организовать поиск и просмотр тех записей, которые отвечают данным признакам. Для этого Вам необходимо:
Находясь в режиме формы, щелкнуть на поле, одно из значений которого Вы будете использовать в качестве критерия поиска. У вас это поле «Фамилия».
Щелкнуть на кнопке
Поиск
панели инструментов. Появится диалог
«Поиск».
В текстовое поле «Образец поиска» ввести критерий поиска -три первые буквы фамилии. Поскольку известно, что это первые буквы фамилии, целесообразно:
во-первых, из списка «Совпадение» выбрать «С начала поля»;
во-вторых, определить область поиска текущим полем. Для этого нужно щелкнуть на опции «Текущее поле». (В случае, если Вам известен какой-либо фрагмент фамилии, а не первые буквы, из списка «Совпадение» нужно выбрать «С любой частью поля»).
Щелкнуть на кнопке Первое вхождение. Появляется запись по сотруднику с фамилией , начинающейся на уже известные Вам три буквы.
Чтобы проверить, тот ли это человек, следует продолжить поиск до исчерпания всех возможных вариантов. Для этого нужно щелкнуть в диалоге на кнопке Поиск далее. В базе данных нет другого сотрудника с похожей фамилией. Поэтому, когда программа спросит Вас, продолжить ли поиск, начав с самой первой записи в списке, нужно ответить Нет и щелкнуть затем на кнопке ОК.
Организуйте
поиск данных по сотруднику Хай-Вень.
Этап 4. Отбор записей с помощью фильтра
Работая с таблицами, Вы уже приобрели опыт быстрой работы с записями. Процедура отбора записей, используя кнопки панели инструментов, при работе с формами аналогична. Допустим, Вам нужно указать всех сотрудников, которые пришли на работу в фирму до сентября 1993 года, - используйте фильтр с указанием конкретной даты для поиска ответа. Для этого необходимо:
Находясь в режиме формы, щелкнуть на поле одно из значений которого Вы будете использовать в качестве критерия поиска. У вас это поле «Дата найма».
Затем щелкнуть на кнопке
Изменить
фильтр/Сортировка панели
инструментов. Откроется окно «Фильтр»,
в котором предстоит указать все параметры
интересующих Вас записей
В открывшемся диалоге перетащить имя поля «Дата найма» в Бланк Фильтра. Для того, чтобы это сделать, нужно щелкнуть на названии поля в верхнем списке и, удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии, переместить ее вниз. Когда указатель мыши окажется на первой клетке строки «Поле», нужно отпустить кнопку.
В клетке «Условия отбора» напечатать выражение, из которого станет ясно, что Вас интересуют даты найма не позже августа 1993 года. Для этого нужно щелкнуть на клетке «Условия отбора» и ввести <01-сен-93 и нажать клавишу ENTER. MS Access добавляет к критерию дополнительные символы. В данном случае - #.
Совет: При вводе значения поля необходимо сохранить формат ввода, поэтому удобно иметь перед глазами фрагмент формы с введенным значением поля. Если диалог закрывает содержание формы, нужно перетащить его в другое место, ухватившись мышью за строку заголовка.
Щелкнуть на кнопке
Применить
фильтр/Сортировку
на панели инструментов. MS Access начнет
поиск и представит данные в виде формы,
включающей уже 11 записей вместо 15. Можно здесь же выполнить сортировку по возрастанию. Для этого нужно щелкнуть на поле диалога «Фильтр», кромка которого выступает из под формы, и он разместится поверх формы. Щелкнуть в бланке фильтра в клетке «Сортировка», затем по значку списка, который появился в клетке справа. Выбрать из списка «По возрастанию».
Щелкнуть на кнопке Применить фильтр/Сортировку на панели инструментов. MS Access начнет сортировку и представит данные в виде формы с 11-тью отсортированными записями.
Чтобы увидеть все записи сразу, следует переключиться в режим таблицы.
Совет: 1. Поиск с критерием отбора и сортировку можно выполнять за один прием.
2. Чтобы снова вызвать на экран все записи, нужно щелкнуть на кнопке Показать все записи.
3. Чтобы очистить бланк фильтра, нужно выбрать команду Правка/Очистить бланк.
Проведите
поиск с критерием отбора и сортировку,
используя фильтр. Затем выведите на
экран все записи и очистите бланк
фильтра.