- •Создание и использование баз данных
- •Ms access
- •Учебное пособие
- •Введение
- •Глава 2 знакомит с технологией анализа информации базы данных. Среда ms Access обеспечивает невероятно простые средства создания запросов к базе данных.
- •1. Создание базы данных
- •Основные понятия реляционных баз данных
- •Первые шаги в ms Access
- •Запуск Access
- •Открытие базы данных
- •Окно базы данных
- •Этап 1. Создание базы данных Создание файла базы данных
- •Создание таблицы
- •Редактирование таблицы
- •Этап 2. Быстрая обработка данных
- •Сортировка записей по возрастанию и убыванию
- •Поиск данных
- •Отбор записей на основе значения поля
- •Этап 3. Связывание таблиц базы данных
- •Установление связи
- •Работа с макетом связей
- •Этап 4. Работа с данными из связанных таблиц
- •Запрос- выборка к связанным таблицам
- •Запрос с критерием отбора к связанным таблицам
- •Этап 5. Удаление связанных таблиц из базы данных
- •2. Анализ информации базы данных
- •Этап 1. Создание запроса и установление условий отбора
- •Этап 2. Поиск в заданном диапазоне и сортировка данных в запросе
- •Этап 3. Включение в запрос параметров
- •Этап 4. Использование параметров для поиска записей в диапазоне значений
- •Этап 5. Создание запроса к связанным таблицам
- •Этап 6. Суммирование данных в запросе
- •Этап 7. Запросы с вычислениями
- •3. Поиск и обновление информации базы данных
- •Этап 1. Открытие базы данных и просмотр записей Открытие базы данных
- •Просмотр базы данных
- •Этап 2. Ввод данных в форму и их редактирование
- •Этап 3. Поиск записей
- •Этап 4. Отбор записей с помощью фильтра
- •Этап 5. Сортировка записей в форме
- •Этап 6. Расширение базы данных
- •Этап 7. Разработка новой формы
- •Этап 8. Изменение внешнего вида формы
- •Добавление подписи в форму
- •Изменение палитры
- •Включение в форму рисунка
- •Добавление поля
- •4. Создание отчетов по базе данных
- •Этап 1. Создание детального отчета без повторов Создание детального отчета
- •Просмотр отчета
- •Настройка отчета
- •Устранение повторов
- •Этап 2. Создание отчета с группированием данных
- •Этап 3. Представление групповых сумм Настройка заголовка группы
- •Использование выражений в примечании к группе
- •Изменение порядка сортировки
- •Этап 4. Распечатка групп
- •Распечатка групп без разрывов
- •Ввод нового вида нумерации страниц
- •Этап 5. Проектирование отчета Создание отчета
- •Оформление заголовка отчета
- •Оформление области данных
- •Оформление заголовков граф отчета
- •Оформление области примечаний отчета
- •Этап 6. Создание диаграммы в отчете
- •Этап 7. Изменение макета отчета
- •5. Создание базы данных по собственному проекту
- •Этап 1. Создание файла базы данных
- •Этап 2. Создание таблиц
- •Создание структуры таблицы
- •Ввод данных в таблицу
- •Расширение базы данных
- •Этап 3. Связывание таблиц
- •Этап 4. Создание информационных структур для ведения базы данных
- •Создание запросов
- •Создание форм
- •Создание отчета
- •6. Совместное использование ms access, ms excel ms word
- •Этап 1 . Вставка данных
- •Технология вставки данных
- •Вставка связанных данных. Вставка титульного листа, созданного в ms Word, в отчет ms Access
- •Внедрение данных. Внедрение таблицы ms Excel в документ ms Word
- •Этап 2. Быстрый перенос данных
- •Выбор приложения для создания списка
- •Перенос списка в другое приложение
- •Перенос списка из ms Excel в ms Access
- •Этап 3. Подготовка составных документов Подготовка серийных персональных писем ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в базе данных ms Access
- •Создание почтовых наклеек ms Word с использованием списков адресатов, хранящихся в электронной таблице ms Excel
- •Этап 4. Анализ числовых данных ms Access с использованием сводных таблиц ms Excel
- •Выбор данных для анализа
- •Создание сводной таблицы для анализа
- •Просмотр и сравнение результатов
- •Литература
- •Содержание
Оформление заголовка отчета
Заголовок отчета оформляется в области «Заголовок отчета». Вы должны:
1.Щелкнуть на кнопке Подпись панели элементов.
2.Щелкнуть в области «Заголовок отчета» и растянуть рамку.
3.Установить стиль, размер и начертание шрифта на панели инструментов.
4.В рамку ввести название отчета
Запустите Конструктор отчетов и оформите заголовок названием «Продажи по типам товаров». Используйте шрифт Arial Cyr с жирным начертанием 12 размера.
Оформление области данных
Раздел области данных предназначен для указания значений полей таблицы/запроса, которые будут выведены в отчет. Для формирования этой области необходимо:
1.Раскрыть список полей запроса «Продажи по типам», щелкнув на кнопке Список полей панели инструментов.
2.Выделить в списке поле «Категория».
3.Перетащить поле «Категория» в Область данных.
4.Аналогичным образом перетащить другие поля.
Оформите Область данных Вашего отчета полями «Категория», «Марка», «Продажи» и «Описание».
Оформление заголовков граф отчета
Заголовок графы отчета оформляется аналогично заголовку всего отчета с той лишь разницей, что оформление проводится в области «Верхний колонтитул». Вам следует:
1.Щелкнуть на кнопке Подпись панели элементов.
2. Щелкнуть в области «Верхний колонтитул» и растянуть рамку поля.
3.Установить стиль, размер и начертание шрифта на панели инструментов.
4.В появившееся поле ввести первой графы, ориентируясь на значение первого из полей в области данных -«Категории».
5.Аналогично поступить с заголовками граф для других поле Области данных.
Оформите заголовки граф отчета.
Оформление области примечаний отчета
Область примечаний обычно используют для подведения итогов по отдельным графам отчета. Пусть необходимо подвести итог по графе «Продажи». Вам необходимо:
1.Щелкнуть на кнопке Подпись панели элементов.
2.Щелкнуть в Области примечаний отчета и растянуть рамку поля.
3.Установить стиль, размер и начертание шрифта на панели инструментов.
4.Ввести текст: «Итого».
5.Создать новое текстовое поле, для чего нужно использовать элемент Поле (см. Этап 3) и поместить его в Области примечаний отчета под полем «Продажи».
6.Вывести на экран бланк свойств, щелкнув на кнопке Свойства панели инструментов.
7.В окне Данные ввести «=Sum([Продажи])»
8.Закрыть бланк свойств.
9.Сохранить отчет, выбрав команду Файл/Сохранить.
10.Просмотреть отчет, щелкнув на кнопке Режим просмотра панели
инструментов.
Оформите область примечаний отчета, сохраните и просмотрите отчет.
Этап 6. Создание диаграммы в отчете
Проще всего создать диаграмму с помощью мастера диаграмм. Допустим, Вам для улучшения наглядности отчета на основе таблицы «Товары» необходимо поместить в нее диаграмму, на которой представлено распределение цены товаров по категориям товаров.
Если на диаграмме требуется представить только данные, удовлетворяющие определенным условиям, нужно сначала создать запрос, выполняющий отбор нужных записей, а затем указать его в качестве источника данных для диаграммы. Поскольку поле Категория находится в таблице «Типы», Вам следует предварительно создать запрос по выборке из указанных полей «Категория» и «Цена» из таблиц «Товары» и «Типы». Итак, Вам необходимо:
1.Создать запрос-выборку на основе таблиц «Товары» и «Типы», включив в него поля «Категория» и «Цена» и назвав его «Товары по категориям».
2.Создать новый отчет на базе запроса «Товары по категориям».
3.Открыть отчет в режиме конструктора.
4.Щелкнуть на кнопке Диаграмма панели элементов.
5.Щелкнуть в месте размещения левого верхнего угла диаграммы.
6.В последовательности окон диалога, выводимой Мастером диаграмм, задать требуемую диаграмму.
7.Сохранить отчет, выбрав команду Файл/Сохранить.
8.Просмотреть отчет, щелкнув на кнопке Режим просмотра панели инструментов.
Создайте диаграмму, которая показывает распределение цены товаров по категориям товаров, сохраните отчет под именем Товары по категориям- диаграмма и просмотрите его.