3.6.5. Настройка автоматической архивации сообщений.

При работе с программой Outlookсодержимое ее папок постоянно растет и занимает много места на диске. В программе предусмотрено производить архивацию папок.

Для этого следует открыть пункт меню «Сервис» и из него выбрать команду «Параметры». После того, как на экране отобразится дополнительное окно для работы с параметрами программы, необходимо перейдите на закладку «Дополнительно», произведя на ней щелчок левой кнопкой мыши. На данной закладке расположены параметры автоматической архивации данных программы.

Далее следует нажать на кнопку «Автоархивация», - на экране отобразятся все параметры данной операции. В верхней строке задается период, через который производится автоматическая архивация данных. При этом рядом со счетчиком дней находятся флажки, установка которых указывает программе производить архивацию и выдавать или не выдавать запрос при архивации.

Далее следует группа параметров, в которой задаются действия, которые будут произведены при архивации. В данной группе задается режим удаления просроченных элементов, а также отображения папки архивов, панелей и элементов программы. Для того, чтобы установить тот или иной параметр, необходимо произвести на нем щелчок левой кнопкой мыши.

Затем задается папка для элементов программы, которые помещены в архив. При этом если установить флажок «Удалить старые элементы навсегда», то программа автоматически произведет удаление информации, которая создана ранее указанного срока.

Для того, чтобы задать параметры, отличные от предложенных программой, необходимо нажать кнопку «Обзор» и в появившемся диалоговом окне произвести выбор папки для архивов. После этого следует нажать кнопку «Ок» в составе данного диалогового окна. При этом название папки будет помещено в строке ввода с указанием полного пути к нему.

После того, как все параметры заданы, можно закрыть окно настройки автоматического сохранения. Если перед этим нажать кнопку в группе параметров «Настройка папки для архива», то данные параметры тут же вступят в силу.

Для закрытия окна настроек следует нажать кнопку «Ок».

3.6.6. Настройка ручной архивации.

Ручная архивация данных применяется если не осуществлена автоархивация данных или необходимо произвести архивацию раньше заданного срока.

Для этого необходимо открыть пункт меню «Файл» и из него выбрать команду «Архивировать», - на экране отобразится диалоговое окно архивации. В данном окне необходимо задать папку, содержимое которой будет архивироваться. После этого задается один из двух режимов работы.

Можно производить архивацию только указанной папки, или архивировать как папку, так и вложения в нее.

Далее указываются данные для файлов, архивацию которых необходимо производить.

В нижней части диалогового окна задается папка, в которую производится архивирование данных. Для того, чтобы задать папку, отличную от предложенной программой, необходимо нажать кнопку «Обзор», - и в появившемся диалоговом окне произвести выбор папки для архива. После этого следует нажать кнопку «Ок» в составе данного диалогового окна. При этом название папки будет помещено в строке ввода с указанием полного пути к ней.

После задания всех параметров следует нажать кнопку «Ок» и данные будут заархивированы.

При работе с программой OutlookXPиногда возникает необходимость восстановить файл из архива. Для этого используется тот же способ, что и при импортировании файла.

Вначале следует открыть пункт меню «Файл» и из него выбрать команду «Импорт и экспорт», - на экране отобразится диалоговое окно работы с «Мастером», в котором представлены варианты импортирования.

Затем следует произвести выбор строки импортирования из другой программы для файла, для чего произведите на ней щелчок левой кнопки мыши. После этого нажмите кнопку «Далее», - при этом программа перейдет на следующую страницу работы.

Далее выбирается файл с расширением «jsb», после чего задается режим импортирования из архивной папки. Если при создании архивов были использованы вложенные папки, то необходимо задать режим их извлечения из архива для правильной разархивации данных.

После того, как все параметры заданы, следует нажать кнопку «Готово» для завершения операции.