3.1. Знакомство с программой Outlook xp.

3.1.1. Настройка печати.

Для того чтобы произвести печать в программе OutlookXP, нужно начать на пиктограмму «Печать» на Панели инструментов программы или выбрать команду Меню Файл «Печать». При совершении этих действий на экране возникает диалоговое окно печати. Открывающийся список имени при этом предназначен для выбора принтера, установленного в системеWindows. Если у Вас один принтер, то его имя само появится в этом списке.

Для того чтобы произвести настройку параметров принтера, необходимо нажать кнопку «Свойства» и в появившемся диалоговом окне произвести необходимые изменения.

Если установить опцию Печать «Файл», то распечатка будет произведена не на принтер, а на файл на диске.

Группа элементов управления «Печатать» используется для определения диапазона печати, при этом можно распечатать как одну строку, так и набор строк.

В группе параметров «Тип печати» задается стиль вывода документа на бумагу.

Если необходимо настроить параметры страницы, то следует нажать кнопку «Параметры страницы» и задать все настройки в появившемся диалоговом окне.

При этом в данном окне можно задать как параметры страницы, так и параметры колонтитула.

После того, как все параметры страницы заданы, можно вернуться к предыдущему окну, для этого необходимо нажать кнопку «Ок».

Если требуется печатать несколько копий, необходимо воспользоваться полем «Ввода по счетчику» в поле элементов управления по копиям (по умолчанию установлен флажок «Разобрать по копиям»). При этом вначале будут отпечатаны все страницы одной копии, затем все остальные копии. Если сбросить этот флажок, то вначале будут напечатаны первые страницы всех копий, затем вторая и т.д.

Если нажмете кнопку «Просмотр», то попадете в окно «Предварительного просмотра документов». В верхней части окна расположен ряд кнопок для настройки параметров печати. Когда рабочий лист не помещается на одной странице, становятся доступными кнопки «Далее» и «Назад», позволяющие отображать на экране различные страницы документов.

Кнопка «Масштаб» используется для переключения между изображениями, для изучения деталей.

Кнопка «Печать» открывает окно «Общих параметров печати», о которых речь шла выше.

Кнопка «Закрыть» возвращает из режима «Предварительного просмотра» в тот режим, который был до этого.

Печать начнется после того, как будет нажата кнопка «Ок» диалога «Печать». При этом принтер должен быть включен и подключен к компьютеру. В противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

3.1.2. Общая настройка Outlook.

Для того, чтобы более комфортно работать с программой OutlookXP, каждый пользователь может произвести настройку программы по своему усмотрению и задать те параметры, которые полностью удовлетворяют его запросы.

Для того, чтобы задать параметры системы, необходимо открыть пункт меню «Сервис» и из него вызвать команду «Параметры». При этом на экране отобразиться диалоговое окно «Параметры», состоящее из нескольких закладок.

На первой закладке можно произвести настройку параметров работы всех основных папок программы. Для того, чтобы произвести настройку параметров отдельной папки, необходимо подвести курсор к названию ее описания и нажать левую кнопку мыши. После этого на экране отображается дополнительное диалоговое окно, в котором и производится задание всех параметров.

На второй закладке окна настроек производится задание некоторых параметров работы с почтой. Например, на данной закладке можно произвести задание параметров настройки дополнительной учетной записи, задать параметры отправки и получения документов, изменение свойств файлов, в которых Outlookхранит свойства папок и документов. Также в данном окне можно произвести настройку параметров телефонного сообщения.

Закладка «Сообщение» позволяет получить доступ к настройкам параметров сообщений. При этом на данной закладке можно задать как формат исходящих сообщений, так и задать использование различных шрифтов и бланков в исходящих сообщениях.

В группе параметров «Подпись» можно задать текст, которым будет подписываться каждое исходящее сообщение.

На закладке «Орфография» производится настройка параметров проверки ошибок в сообщениях и документах. На этой же закладке расположена кнопка, позволяющая закрывать окно «Настройки автозамены ошибок». Также на этой закладке производится задание словарей для проверки ошибок.

Закладка «Безопасность» содержит параметры настройки безопасности при работе с электронной почтой и другими документами. В этом же окне производится задание так называемой «зоны безопасности». Желательно устанавливать высокий уровень защиты в данном окне, для того чтобы защитить информацию на жестком диске компьютера.

На последней закладке «Дополнительно» собраны настройки дополнительных возможностей программы, такие как автоархивация документов и задание областей просмотров.

После того, как все параметры заданы, необходимо нажать кнопку «Ок» и все настройки вступят в силу.