3.3.4. Создание новой встречи.

Под встречейв программеOutlookXPпонимаетсявремя, на которое резервируется время в календаре. Для создания встреч в программе предусмотрено несколько способов.

Модно открыть пункт меню «Файл» из него вызвать команду «Создать», - при этом на экране отобразится список объектов, создание которых возможно. В списке объектов следует выбрать «Встречи», - при этом на экране отобразится форма для задания параметров встречи. В верхней строке вводится тема встречи, а в строке под ней задается место встречи. При этом тема встречи вводится с клавиатуры, а место можно выбрать из выпадающего списка, для чего в нем должны присутствовать элементы. После того, как заданы эти параметры, необходимо задать временной промежуток встречи, указав ее начало и конец.

В списке «Начало»выбирается дата встречи и после этого задается время начала. Если встреча предполагается на весь день, то необходимо установить флажок «Целый день», - при этом пропадает выпадающий список задания времени.

Далее производится задание конца встречи.

После того, как заданы начало и конец встречи, требуется установить оповещение о встрече, для чего необходимо установить флажок «Оповещение». Далее в выпадающем списке задается, на какое время до начала встречи задается оповещающий сигнал. Для этого следует выбрать одно из значений в списке и произведите на нем щелчок левой кнопкой мыши.

Далее расположен список, в котором задаются сведения для пользователей, просматривающих расписание пользователя. В нем можно выбрать одно из значений, например, что пользователь занят или его нет на работе.

Выпадающий список «Метка»предназначен для создания меток встречи. Применение цветных меток позволяет быстро определить важность предстоящей встречи.

После того, как заданы все параметры, касающиеся непосредственно встречи, можно задать ее категорию для того, чтобы можно было использовать режим сортировки встреч по категориям.

Для этого следует нажать на кнопку «Категории» в нижней части диалогового окна и в появившемся списке установить флажки для каждой выбранной категории, после чего закрыть данное диалоговое окно.

После того, как заданы все параметры встречи, необходимо произвести ее сохранение. Для этого следует открыть пункт меню «Файл» и из него выбрать команду «Сохранить». После этого встреча создана и будет отображаться в календаре.

3.3.5. Создание повторяющейся встречи.

Кроме встреч, которые происходят один раз, программа позволяет создавать встречи, повторяющиеся периодически, и которые могли бы быть представлены как ряд единичных, но это добавляет неудобства при работе с ними.

Для примера, можно создать встречу, которая будет повторяться 30-го числа каждого месяца и иметь продолжительность один день. Для этого необходимо открыть пункт меню «Действие» и из него выбрать команду «Создать повторяющуюся встречу», - на экране отобразится окно задания параметров повторяющейся встречи.

Рассмотрим работу с ним и задание данных параметров.

В первой группе параметров задается время начала встречи и ее длительность, для чего необходимо последовательно задать время в выпадающих списках.

Для этого необходимо открыть список «Длительность»и в нем выберите значение «Один день», задав его в списке щелчком левой кнопки мыши.

После этого необходимо задать время параметров повторения встречи.

Для начала следует установить значок повторения в левой части диалогового окна и после этого задать дни повторения в правой части окна. Установите в левой части переключатель в положение «Ежемесячно» и после этого в правой части диалогового окна задайте число, в которое необходимо повторять встречу.

После того, когда эти параметры заданы, необходимо задать предел повторения в нижней части диалогового окна. Если нет конечной даты для встречи, то эти параметры не требуются изменять.

Затем следует нажать кнопку «Ок» для завершения работы с окном повторяющихся встреч и задать параметры самой встречи. В верхней строке вводится тема встречи, а в строке под ней – задается место встречи. При этом тема встречи вводится с клавиатуры, а место можно выбрать из выпадающего списка, для чего в нем должны присутствовать элементы.

После того, как заданы все параметры, необходимо задать временной промежуток встречи, задав ее начало и конец.

В списке «Начало»следует выбрать дату встречи и после этого задать время начала. Если встреча предполагается на весь день, то необходимо установить флажок «Целый день», - при этом пропадет выпадающий список задания времени.

Далее производится задание конца встречи.

Для этого следует задать оповещение встречи и после этого закрыть форму «Сохранение встречи». Теперь она будет отображаться в календаре.