3.6.3. Экспортирование информации из сообщения Outlook в Excel.

Иногда при работе с программой требуется произвести перенос информации из OutlookXPв другое приложение с наименьшей потерей данных, или в приложение, которое не поддерживает работу со стандартными форматами.

Рассмотрим экспортирование информации на конкретном примере переноса списка контактов в программу Excel, для чего необходимо открыть пункт меню «Файл» и из него выбрать команду«Импорт и экспорт», - при этом на экране отобразится диалоговое окно работы с «Мастером».

На первой странице «Мастера» отображены команды экспортирования информации в различные типы файлов. Необходимо выбрать в данном списке строку «Экспортирование в файл», произведя на ней щелчок левой кнопкой мыши.

После этого следует нажать кнопку «Далее» в составе данного диалогового окна. Появится список всех файлов, с которыми можно произвести экспортирование информации. В данном списке необходимо выбрать пункт «MicrosoftExcel» и нажать кнопку «Далее».

После того, как кнопка нажата, программа переходит в окно выбора папок для экспорта. Если этого не произошло, то на данном компьютере пользователя не установлен переводчик из одного формата в другой.

Далее следует выбрать одну из папок для экспорта, для чего необходимо произвести на ней двойной щелчок левой кнопкой мыши. После того, как папка выбрана, необходимо перейти к следующему диалоговому окну, для чего следует нажать кнопку «Далее». Появится запрос для ввода имени файла, в котором будет сохранен элемент. При этом имя файла можно задать в строке ввода, а можно выбрать в специальном меню для его выбора.

Далее следует нажать на кнопку «Обзор», - при этом на экране отобразится специальное окно, в котором производится выбор файла для сохранения.

Необходимо отметить, что в графических файлах уже задан тип, в которые производится импортирование.

После того, как имя файла задано, следует нажать кнопку «Ок», - программа вернется в предыдущее окно и в строке ввода отобразится имя файла.

Затем необходимо нажать кнопку «Далее» для перехода в следующее окно. В данном окне необходимо задать дополнительные параметры экспортирования и нажать кнопку «Готово» для завершения операции. После этого программа произведет экспортирование выбранного элемента программы в формат электронной таблицы

3.6.4. Импортирование информации из сообщения Excel в Outlook.

Импортирование элементов является обратной процедурой относительно экспортирования и позволяет преобразовывать данные из других программ в формат элементов Outlook.

Вначале необходимо открыть пункт меню «Файл» и из него вызвать команду «Импорт и экспорт», - на экране появится диалоговое окно работы с «Мастером», в котором представлены варианты импортирования.

Затем следует произвести выбор строки «Импортирование из другой программы в файл», для чего необходимо произвести на ней щелчок левой кнопкой мыши, после чего нажать кнопку «Далее», - при этом программа перейдет на следующую страницу работы.

На данной странице выбирается тип файла, импортирование информации из которого производится. При этом программа может производить импортирование не только из офисных программ фирмы Microsoft, но также и из файлов других приложений.

Для того, чтобы выбрать тип формата, из которого производится импортирование, необходимо произвести щелчок левой кнопкой мыши на его названии и после этого нажать кнопку «Далее» в нижней части диалогового окна.

На следующей странице работы с «Мастером» производится выбор файла, из которого будет произведено добавление данных. При этом имя файла можно задать в строке ввода, а можно вызвать специальное меню для его выбора.

Для этого необходимо нажать на кнопку «Обзор», - при этом на экране отобразится специальное окно, в котором производится выбор файла для открытия. Необходимо отметить, что в графических файлах уже задан тип, в который производится импортирование.

После того, как имя файла задано, следует нажать кнопку «Ок», - программа вернется в предыдущее окно и в строке ввода отобразится имя файла.

Далее под строкой имени файла расположены установки дополнительных параметров для работы с дубликатами. Затем следует нажать кнопку «Далее» для перехода на следующую страницу «Мастера».

На данной странице производится задание папки, в которую будут импортированы данные. При этом доступны все паки программы. Поэтому следует выбрать одну из папок программы и нажать кнопку «Далее» для перехода на последующую страницу работы с «Мастером».

На данной странице можно произвести настройку дополнительных параметров импортирования. После того, как они заданы, следует нажать кнопку «Готово», - информация разместится в папке программы.