- •1. Регламент Київської міської державної адміністрації затвер-дити згідно з додатком.
- •1. Посадова особа або структурний підрозділ, з якими погоджено проект
- •1) Накази пишуть, як правило із загальних, всеохоплюючих пи-тань, а розпорядження - з часткових;
- •2) Ключовими словами, що використовуються при складанні наказу, є «наказую», а розпорядження - «пропоную», «зо-бов'язую», «доручаю», «вимагаю», «дозволити»тощо.
- •3) Накази видають лише перші керівники підприємства, а розпо-рядження можуть видавати керівники його структурних підрозділів.
- •1. Петренка Миколи Івановича - заявника
- •2. Петренко Ірини Андріївни - дружини
- •3. Кириченко Ганни Тимофіївни - матері
- •3.1 Правила складання ділового листа
- •3.2 Реквізити службового листа
- •3.3 Структура тексту ділового листа
- •4.2. Види комерційних ділових листів
- •Перекладні словники
- •]В українській лексикографії
- •Тлумачні словники
- •В українській лексикографії
- •Етимологічні словники
- •В українській лексикографії
- •Словники синонімів, антонімів, паронімів
- •Орфографічні, орфоепічні та інші словники правильності мови
- •Фразеологічні словники
- •Етика ділового листування
- •1. Державотворча роль української мови
- •Стилі української мови
- •Правила оформлення сторінки документа
Правила оформлення сторінки документа
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 30 мм; праве — не менше 10 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 20 мм; (для формату А5) — 16 мм. На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша. Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Реквізити - сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Кількість елементів документу, тобто реквізитів, може бути різною і визначається видом і змістом документу. При оформлені конкретного документу, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Державні стандарти ДСТУ 4163-2003 УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ Вимоги до оформлювання документів та ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
Державними стандартами встановлено 32 реквізити документів:
01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 — зображення нагород
04 — код організації
05 — код форми документа
06 — назва організації вищого рівня
07 — назва організації
08 — назва структурного підрозділу організації
09 — довідкові дані про організацію
10 — назва виду документа
11 — дата документа
12 — реєстраційний індекс документа
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 — місце складання або видання документа
15 — гриф обмеження доступу до документа
16 — адресат
17 — гриф затвердження документа
18 — резолюція
19 — заголовок до тексту документа
20 — відмітка про контроль
21 — текст документа
22 — відмітка про наявність додатків
23 — підпис
24 — гриф погодження документа
25 — візи документа
26 — відбиток печатки
27 — відмітка про засвідчення копії
28 — прізвище виконавця і номер його телефону
29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 — відмітка про наявність документа в електронній формі
31 — відмітка про надійдення документа до організації
32 — запис про державну реєстрацію
Реквізити бувають:
постійні;
змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Професійна етика - система конкретизованих моральних норм і принципів з врахуванням особливостей тієї чи іншої професійної діяльності людей.
Професійна етика - це кодекс правил, що визначає поведінку спеціаліста у службовій обстановці, норм, які відповідають існуючим законам та відомчим нормативним документам, професійним знанням, стосункам у колективі, глибокому усвідомленню моральної відповідальності за виконання професійних обов'язків.
Професійна етика покликана дати рекомендації професіоналам, посадовим особам, у тому числі й керівникам, щодо моральної складової у виконанні професійних функцій.
Професійна етика, крім того, це прикладна соціально-філософська дисципліна, яка вивчає походження, сутність, специфіку, суспільні функції морально-професійних норм і стосунків, закономірності їх розвитку на різних історичних етапах.
Професійна етика покликана дати теоретичне обґрунтування сутності трансформації загальних норм і принципів моралі до специфічних умов професійної діяльності людей відповідно до уявлень про професійний обов'язок, благо, добро і зло, справедливість, совість, честь та інші моральні цінності.
Завдання професійної етики в тому, щоб вивчити складний процес віддзеркалення професійних стосунків у моральній свідомості, у морально-професійних нормах, провести чітку межу між морально-професійними явищами і явищами професійної майстерності, вивчити суспільні завдання, цілі професії і їх значущість у соціальному прогресі, саме цим сприяючи їх успішному виконанню.
Кожна професія має свою власну мораль. Професія формує у її носіїв не тільки професійні навики, але і певні риси особи і відношення до змісту своєї діяльності.
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.
Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.
Види документів:
за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;
за походженням — службові (офіційні) та особисті;
за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;
за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
за напрямком — вхідні й вихідні;
за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;
за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);
за ступенем гласності — секретні й несекретні;
стадіями створення —
- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);
- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;
- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.
за складністю — прості й складені;
за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.
Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.
Текст документа
Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.
Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.
Текст складається з таких логічних елементів:
Вступу, де зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.
Доказу, де викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.
Закінчення, де формулюється мета заради якої складено документ.
Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.
Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:
- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);
- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).
Автобіографія складається з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2.Текст.
3. Дата.
4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію.
Основними складовими частинами тексту автобіографії є:
1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).
2.Число, місяць, рік і місце народження.
3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).
4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).
5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.
6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).
7. Склад родини і стан сім’ї.
8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.
Резюме — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність і професійні успіхи та досягнення особистості, яка його складає.
Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім`я та по-батькові особи, яка складає резюме.
3. Мета складання резюме.
4. Досвід роботи.
5. Освіта.
6. Знання мов.
7. Контактний телефон.
Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади , які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.
Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
У фірмах, інституціях, агенціях, установах, зазвичай здійснюється комп`ютерне вивчення резюме, що полягає у виділенні головних (стрижневих слів): назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп`ютер “переглядає” резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотриуватися таких правил:
1. Формулюйте свою думку зрозуміло, чітко, дохідливо.
2. Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.Під час комп`ютерного вивчення дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.
3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
4. Намагайтеся не вживати такі слова, як “я”, “ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.
5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.
6 Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.
7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).
Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.
Пам`ятайте: із тексту резюме має вимальовуватися образ автора — досвідченого, надійного, чесного працівника.
Резюме
Іваненко Ольга Петрівна
Мета: заміщення вакантної посади літературного редактора, коректора.
Досвід роботи:
з квітня 1999 року працюю на посаді літературного редактора тижневика “Київські Відомості”.
Маю досвід: 1) редагування авторський і перекладних текстів російською та українською мовами; 2) редагування наукових текстів; 3) редагуванн текстів, що пов`язані зі сферою економіки та банківської діяльності.
За час роботи у тижневику оволоділа технікою формування газетних шпальт.
На замовлення Християнського Народного Союзу редагувала перекладену з англійської мови книжку “Сучасний політик. Практичний посібник політичного діяча” (книжка вийшла друком у Києві в 1998 році).
З вересня 1997 року працювала старшим лаборантом кафедри української літератури Національного педагогічного університету імені М. Драгоманова.
Маю публікації в журналах та наукових збірниках.
Освіта:
1992—1997 — навчання на філологічному факультеті Національного педагогічного університету імені М. Драгоманова. Кваліфікація: вчитель української мови та літератури.
Знання мов:
вільно володію англійською, французькою мовами.
Контактний телефон: 244-58-60.
Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.
Проект наказу створюється, як правило, у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають документи, що мотивують його доцільність.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.
Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі.
Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).
Нормативні накази — це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).
Розрізняють два види наказів:
— за особовим складом;
— з питань основної діяльності.
Накази щодо особового складу (це, як правило, індивідуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).
Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).
ІЗЮМСЬКИЙ ЗАВОД ОПТИЧНИХ ПРИЛАДІВ
Наказ № 27-к
22.03.2009 р. м. Ізюм
Про зарахування на посаду.
Аркадьїна Сергія Кузьмича зарахувати на посаду старшого інженера відділу капітального будівництва з 01.04.2009 р. з окладом відповідно до штатного розкладу.
Підстава: заява Аркадьїна С.К., згода начальника відділу капітального будівництва Семенцова Б.Ю.
Захар’їну Тетяну Геннадіївну зарахувати на посаду інспектора відділу кадрів з окладом відповідно до штатного розкладу.
Підстава: заява Захар’їної Т.Г., згода начальника відділу кадрів Чалої Т.М.
Директор (підпис) Г.Ф.Зав’ялов
Витяг з наказу
Витяг з наказу — це копія будь-якої частини оригіналу документа.
Витяги з наказів оформляються для вирішення питань виробничої діяльності установ.
ХАРКІВСЬКИЙ ЗАВОД ТОЧНИХ ПРИЛАДІВ
ВИТЯГ З НАКАЗУ № 76-к
22.04.2009 м. Харків
Про створення експертної групи.
З метою своєчасного і якісного виконання замовлення відповідно до умов контракту № 32 від 15.04.2009 р. між ХЗТП та компанією «Торн» (Швеція)
НАКАЗУЮ:
Керівником експертної групи призначити провідного інженера відділу технічного контролю Китаєнка О. Л.
Експертній групі завершити роботу над технічною документацією до 29.10.2009 р.
Директор (підпис) Г.К.Коробцов
З оригіналом згідно: Секретар (підпис) Т.І.Афанасьєва
(печатка)