4.3. Інформаційна потреба та інформаційний цикл

Те, що процес управління потребує інформації, — давно відома аксіома. Однак, мабуть, саме очевидність цього твердження часто залишає поза увагою аналітиків і менеджерів інформаційні потреби, їхню сутність і закономірності формування та задоволення. Для цього є певні підстави історичного та соціально-економічного характеру. По-перше, управління як теоретична й особливо прикладна дисципліна, по суті, почала формуватися близько ста років тому. По-друге, інформаційна діяльність як окрема сфера професійної діяльності, а не просто як складова процесу управління в межах різних організацій здебільшого має ще менший стаж, ніж наука управління. Щоправда, це не означає, що в минулі століття не існувало суб'єктів та організацій, професійна діяльність яких полягала у задоволенні інформаційних потреб інших членів суспільства. Згадаймо з цього приводу, наприклад, бібліотеки, газети тощо. Але інформаційні потреби різних суб'єктів стають об'єктом окремого аналізу з метою їхнього задоволення на досить широкій професійній основі переважно у другій половині XX ст. Відбувається це завдяки подальшому поглибленню суспільного поділу праці, в тому числі й у сфері управління, і появі та розвитку нових технологій передачі та зберігання інформації.

Отже, що ж являє собою інформаційна потреба? За визначенням фахівців, інформаційна потреба (або ж потреба в інформації) — це інформація, яку людина чи організація має одержати, щоб ефективно виконувати свою роботу, позитивно розв'язати якусь проблему або успішно задовольнити приватний інтерес чи хобі. Таким чином, у певного суб'єкта потреба в інформації виникає через необхідність ліквідувати дефіцит певних знань, свого роду аномальний етап процесу пізнання. Часто люди не одразу можуть чітко сформулювати свою інформаційну потребу. Коли перед ними стоїть якась проблема, вони шукають потрібну інформацію, паралельно збираючи багато інформаційного шуму.

Для визначення цього стану фахівці вживають термін "пасивна інформаційна потреба", що являє собою потребу в інформації, яка усвідомлюється людиною лише тоді, коли вона отримує інформацію,

58

необхідну для розв'язання проблеми, що стоїть перед нею. Причому отримана інформація може бути недостатньою для вирішення самої проблеми. Дуже часто вона може лише сприяти усвідомленню того, яка інформація потрібна суб'єкту для розв'язання його проблеми. Перехід від пасивної інформаційної потреби до її усвідомлення суб'єктом стимулює цілеспрямований пошук інформації. Надзвичайно висока популярність Інтернету, на думку деяких фахівців, частково пов'язана з тим, що він пропонує користувачам великі можливості задоволення їх пасивних інформаційних потреб.

Інформаційна потреба обумовлює появу інформаційного бажання, тобто тієї інформації, яку певна особа чи організація хотіла б мати. В ідеалі інформаційні бажання та інформаційні потреби збігаються. Але в реальному житті через вплив різних чинників таке, буває вкрай рідко. Під час опитування користувачів інформації, наприклад у бібліотеках, як правило, досліджують перш за все їх бажання, які тією чи іншою мірою можуть відрізнятись від реальних потреб.

Інформаційні бажання реалізуються в інформаційні запити, тобто замовлення одиниці інформації, що розглядається як потрібна або бажана. Запит досить часто може не збігатися з потребою або навіть з бажанням. Інформаційний запит частково залежить від очікувань, які, в свою чергу, залежать від існуючої системи інформаційного забезпечення. Тобто користувач, базуючись часто на власному досвіді, прогнозує, на яку інформацію він може розраховувати у конкретному випадку, подаючи той чи інший запит на інформацію.

Інформаційний запит, якщо він реалізований (задоволений), завершується використанням інформації. Використання може виявитися результатом цілеспрямованого пошуку (виконаного запиту) і випадкового відкриття (в результаті нецільового пошуку). Потреба в інформації, як свідчить досвід, ширша за її використання. Адже далеко не завжди і не всі інформаційні потреби суб'єкта можуть бути повністю задоволені.

Послідовний ланцюжок інформаційних потреб, бажань, запитів і використання інформації складає інформаційний цикл [112]. Інформаційний цикл має завершений характер, якщо використання інформації відповідає потребі в ній. Якщо ж використана інформація не задовольнила інформаційну потребу, то такий цикл має незавершений характер. Водночас треба брати до уваги, що використання певної інформації породжує нові інформаційні потреби.

59

В основі формування потреб відповідних суб'єктів в інформації лежить специфіка їхньої життєдіяльності. Тому механізм визначення потреб суб'єктів управління в інформації базується на аналізі їхніх поточних і перспективних проблем. Якщо ситуація стабільна, усталена, то потреба в інформації визначається на підставі наявного досвіду, традиційного порядку ведення справ тощо. У таких випадках відповідні рішення часто приймаються на підставі суджень (див. підрозд. 3.4). І навпаки, нова, нестабільна ситуація спонукає до пошуку нових джерел інформації, нових механізмів задоволення інформаційних потреб. Іноді це навіть пов'язано зі зміною внутрішньої організації інформаційної діяльності суб'єктів. Алгоритм визначення та реалізації інформаційних потреб у новій для суб'єкта ситуації зображено на рис. 4.2. Що ж стосується чинників, які впливають на процес визначення потреб суб'єктів в інформації та можливість їх задоволення, то їх можна поділити на мотиваційні, когнітивні та ресурсні. Між ними існує прямий та зворотний зв'язок.

Мотиваційні чинники — це ступінь зацікавленості суб'єктів у задоволенні їхніх інформаційних потреб. На перший погляд, сама постановка такої проблеми може здаватися нелогічною. Але на практиці можлива ситуація, коли інтереси підприємства, фірми та окремих працівників не збігаються. Таких прикладів досить багато: від недбалого виконання своїх обов'язків чи навіть шахрайства окремих працівників до краху американської енергетичної корпорації Enron.

Під когнітивними чинниками процесу визначення та задоволення інформаційних потреб суб'єктів треба розуміти інтелектуальні здібності відповідних працівників, їхню здатність до нестандартного мислення, їхню кваліфікацію, професіоналізм у найширшому розумінні цих слів. Через якісну відмінність кваліфікації працівників як специфічного виду ресурсів її доцільно розглядати окремо від матеріально-технічних і фінансових ресурсів суб'єктів (підприємств, організацій тощо).

Саме матеріально-технічні та фінансові ресурси розглядають у першу чергу, коли йдеться про ресурсні чинники забезпечення процесу визначення потреб суб'єктів у інформації та можливості їх задово­лення. Адже за умов однакової кваліфікації та мотивації працівників кращі можливості задоволення власних інформаційних потреб матимуть суб'єкти з вищим рівнем матеріально-технічного та фінансового забезпечення.

60

Рис. 4.2. Механізм визначення та реалізації інформаційних потреб

61