Итоговые таблицы с использованием связей с исходными данными
Создать итоговую таблицу с использованием связей с исходными данными методом консолидации по расположению.
Для формирования заголовка и шапки таблицы необходимо выполнить следующие действия.
Перейти на лист “Выручка”.
Скопировать с листа “Итог” заголовок и шапку таблицы на лист “Выручка”.
Скопировать с листа “Итог” ячейки A3:A11 (рис. 11).
Для консолидации нужно выполнить те же самые действия, которые были выполнены при получении итоговой таблицы без использования связей с исходными данными, но перед нажатием кнопки “Ok” в окне “Консолидация” после консолидации данных для графы “Выручка” необходимо установить флажок в окне “Создавать связи с исходными данными” (Рис.12).
Рис.12
Результат выполненных действий представлен на рис. 13.
Рис.
13
Обратите внимание на полученную таблицу: ее результаты такие же, как и при расчете предыдущей итоговой таблицы. Однако изменился вид экрана: в его левой вертикальной части появились символы структуры документа и некоторые строки стали невидимыми (это строки 3, 4, 7, 9, 10, 12, 13 и т.д.).
Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при создании итоговых отчетов, позволяя показывать или скрывать уровни структурированных данных с большими или меньшими подробностями.
В полученной таблице видны символы структуры – это кнопки с номерами уровней 1 и 2, знаки + (плюс) и/или – (минус), позволяющие соответственно скрывать или раскрывать детали структурированного документа.
Чтобы ознакомиться с работой по просмотру структурированного документа, необходимо выполнить следующие действия:
Щелкнуть по кнопке 2. При этом таблица “распахнулась”, предоставив возможность просмотреть консолидируемые данные по двум магазинам (рис.14):
Щелкнуть по кнопке 1. При этом скроются исходные данные из таблиц-источников (рис.13).
Щелкнуть по любому из значков “+” (плюс). При этом откроется список составляющих величин итогового значения.
Щелкнуть по значку “–” (минус). При этом скроются исходные данные из таблиц-источников.
Рис.14
Внимание! Как было сказано выше, при консолидации данных с созданием связей автоматически корректируются итоговые данные при изменении исходных данных в таблицах-источниках.
Чтобы убедиться в этом, выполните следующее упражнение.
Замените количество проданных телевизоров на листе “Техношок” (40) на другое количество, например, 10. Тогда выручка за проданные магнитофоны изменится с 32700 на 18300.
Верните таблицу “Объем продаж магазина "Техносила" в январе 2004 года” в исходное состояние.
Консолидация данных смежных диапазонов без связей с исходными данными
Можно консолидировать сразу несколько смежных диапазонов объединяемых таблиц, в том числе и таблиц, содержащих текстовые данные. Если столбец, содержащий текстовые данные, не будет использован в качестве имён строк, то в итоговой таблице эти данные будут заменены символами “Пусто”.
Консолидировать таблицы “Техношок” и “Техносила” с данными в смежных диапазонах без связей с исходными данными, используя в качестве имён подписи верхней строки и значения левого столбца.
Для решения этой задачи необходимо выполнить следующие действия.
Перейдите на лист “Итог”.
Скопируйте из ячейки A1 в ячейку A15 заголовок таблицы.
Выделите диапазон A16:H25.
Выполните команду Данные|Консолидация…
Выделите на листе “Техношок” всю таблицу.
В окне “Консолидация” нажмите кнопку “Добавить”.
Выполните пункты 5 и 6 для таблицы “Техносила”.
В окне “Консолидация” в поле “Использовать в качестве имён” (рис.15) установите флажки “подписи верхней строки” и “значения левого столбца”.
Сбросьте флажок “Создавать связи с исходными данными”, если он установлен.
Нажмите кнопку “Ok”.
На рис.16 приведён результат консолидации.
При использовании в качестве имен подписи верхней строки и значения левого столбца (рис.16):
н
азвания
столбцов располагаются в одной строке
и пробелы в них заменяются символом
;удаляется имя первого столбца.
Рис. 15
Рис. 16
Чтобы придать итоговой таблице нужный вид, рекомендуется:
копировать названия столбцов в таблицу консолидации из какой-либо исходной таблицы;
устанавливать только флажок “значения левого столбца”;
областью консолидации назначать строки только с данными таблиц, без строк заголовков;
удалить столбцы, для которых результат практически бессмыслен, например, сумма цен.
Выполните консолидацию данных смежных диапазонов без связей с исходными данными для магазинов “Техношок” и “Техносила”. Для этого удалите результат предыдущей консолидации на листе “Итог”, поместив результат новой консолидации, начиная со строки 16.
На рис.17 показан результат такого способа консолидации без связей с исходными данными.
Рис. 17