Объединение и связывание нескольких электронных таблиц
Excel даёт возможность создания итоговых или сводных таблиц различными способами. Можно просто суммировать данные рабочих листов и помещать результаты на итоговый лист, можно использовать команду Консолидация из меню Данные, которая может объединить информацию из исходных листов (до 255 листов) в одном итоговом листе.
Слово “Консолидация” имеет латинское происхождение, одним из значений которого является “Объединение”. При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в лист корпоративных расходов.
Объединять данные можно, используя некоторые функции, например, Сумма, Среднее значение, Максимум, Минимум, Произведение и т.д., которые приведены в окне с раскрывающимся списком Функция в диалоговом окне Консолидация (рис.9).
Рис.9
По умолчанию используется функция Сумма, которая суммирует данные однотипных ячеек из каждого исходного листа и помещает результат в итоговый лист.
Команду Консолидация можно использовать несколькими способами.
Связывать консолидированные данные с исходными данными. Этот способ следует применять, если таблицу консолидации требуется обновлять автоматически при каждом изменении данных в каком-либо исходном диапазоне и позже точно не потребуется изменять или добавлять диапазоны исходных данных для консолидации. В этом способе можно увидеть в консолидируемой таблице данные исходных таблиц. Для обеспечения этой возможности требуется в окне Консолидация установить флажок Создавать связи с исходными данными (рис.9).
Не связывать консолидированные данные с исходными данными, чтобы последующие изменения в исходных листах не отражались в итоговом листе. Очевидно, что в этом случае упомянутый выше флажок должен быть сброшен.
Консолидировать данные можно по расположению или по категории. При консолидации по расположению Excel применяет итоговую функцию к ячейкам с одинаковыми адресами в каждом исходном листе, т.е. консолидируемые данные во всех исходных листах должны иметь совершенно одинаковое расположение. Консолидация по категории в качестве основы для объединения использует заголовки строк или столбцов.
Итоговые таблицы без использования связей с исходными данными
Заполнить итоговую таблицу (рис.8) расчетными данными путём создания итоговой таблицы без использования связей с исходными данными методом консолидации по расположению.
Порядок выполнения действий следующий.
Выделить диапазон ячеек В3:В10, т.е. область назначения, куда будут помещены консолидированные данные.
Активизировать пункт меню Данные.
Выбрать команду Консолидация.
В окне Функция: (рис.9) из появившегося списка выбрать Сумма.
Установить курсор в окно Ссылка.
Щелкнуть по листу “Техношок”.
Выделить на листе “Техношок” диапазон ячеек Е3:Е10 (графа “Количество”), обратив внимание, что вокруг выделенного блока появилась двигающаяся рамка.
Щелкнуть по кнопке Добавить.
Выделить на листе “Техносила” диапазон Е3:Е10.
Щелкнуть по кнопке Добавить.
Обратить внимание, чтобы в окне Создавать связи с исходными данными не был установлен флажок (рис.9).
После выполнения всех вышеперечисленных действий в окне Список диапазонов появились ссылки на диапазоны ячеек, которые необходимо сложить для получения итогов.
Щелкните по кнопке ОК.
Графа таблицы “Количество” заполнилась рассчитанными данными. Если установить курсор на любую ячейку этого диапазона, то в строке ввода вы не отображаются формулы, по которой Excel рассчитывал итоги.
Выполнить аналогичные действия по консолидации данных для графы “Выручка”.
Внимание! При повторной консолидации в пределах одного и того же рабочего листа (графа “Выручка”) необходимо сначала удалить имеющиеся диапазоны ячеек, выделяя их в окне Консолидация и щелкая по кнопке Удалить (рис.10).
Удалить
эти диапазоны при повторной консолидации
Рис.10
Результат выполненных действий представлен на рис. 11.
Рис.11