3. Пряма інспекція

Описані вище методи виявлення ризику зручні тим, що отримувати дані можна, не виходячи з офісу, тобто використовуючи сучасні засоби зв'язку. Однак не виключено, що при вивченні опитувальних листів, фінансової документації або карт потоків деякі моменти виявляться неясними і викличуть додаткові запитання. Крім того, при заповненні в підрозділах підприємства підготовлених для них форм звітності по ризиках могли бути втрачені важливі фактори. Тому для отримання додаткової інформації та перевірки на місцях її достовірності та повноти ризик-менеджери можуть організовувати інспекційні поїздки на підприємства. Ефективність інспекції безпосередньо залежить від кваліфікації співробітників, що її здійснюють.

Пряма інспекція дозволить також виявити й уточнити окремі аспекти розроблюваної програми управління ризиком, оцінити можливі витрати на управління на даному підприємстві і дати рекомендації з регулювання рівня ризику. При плануванні відвідин будь-якого об'єкта необхідно насамперед чітко визначити перелік завдань, які повинні бути вирішені шляхом проведення інспекції, і врахувати ряд специфічних чинників:

• рівень лояльності і підлеглості керівництва підприємства центральному управлінню (для регіональних відділень);

• загальна кількість часу, який планується затратити на інспекцію;

• час року, що найбільше сприятливий для інспекції;

• можливі умови роботи інспекторів на підприємстві, ступінь оснащеності технікою, наявність сучасних засобів зв'язку з центральним офісом.

Після попередньої оцінки завдань, які належить вирішити в процесі інспекції та обліку різних особливих чинників, слід скласти програму відвідування підприємства. Навіть невелике виробництво часто займає кілька майданчиків або будівель, кожне з яких може бути джерелом ризику. Якщо ж мова йде, наприклад, про великі торговельні структури, то вони, як правило, мають у своєму складі численні магазини, складські приміщення, відділення в різних районах міста, що істотно ускладнює завдання проведення інспекції. Необхідно вибудувати якусь логічну схему виявлення ризиків таким чином, щоб звести до мінімуму можливість неврахування чого-небудь істотного.

Один із способів вирішення цього завдання - підготовка для кожного з об'єктів спеціальних карт, що містять перелік запитань та відомостей, які належить уточнити. У процесі інспекції такі карти повинні бути заповнені для кожного з об'єктів. Вони визначають зміст і структуру інспектування, зменшують час перебування на об'єкті і, що більш важливо, знижують небезпеку втратити що-небудь важливе. Якщо це не перше відвідування об'єкта, необхідно переглянути попередній звіт і перевірити, чи залишилися які-небудь невирішені питання і чи потрібно повертатися до них знову.

Існує практика несподіваних інспекцій об'єктів та своєчасного оповіщення її співробітників про інспекцію. У першому випадку поява інспекторів на підприємстві дозволяє зафіксувати такі сторони організації бізнесу, які були б приховані, якщо б керівництво було повідомлено заздалегідь. Наприклад, при несподіваній інспекції можна відзначити реальні відхилення від планового перебігу технологічного процесу або мають місце порушення правил безпеки.

Завчасне сповіщення керівництва та працівників підприємства про майбутню інспекції доцільно використовувати при необхідності отримати матеріали і дані, для пошуку яких потрібен час. У цьому випадку на підприємство за кілька днів до початку відвідування факсом або електронною поштою надсилається запит або форми для заповнення, і до моменту початку інспекції співробітники підприємства вже мають на руках необхідні матеріали, що суттєво скорочує витрати часу. Наведемо приблизний перелік питань, які можуть бути вирішені або уточнені в процесі інспекції:

• розташування об'єкта і ступінь близькості до населених пунктів, інших промислових об'єктів;

• опис і оцінка системи управління (загальний і фінансовий менеджмент, маркетинг, бухгалтерський облік);

• наявність та стан основних і оборотних фондів;

• загальна характеристика і стан особливо небезпечних агрегатів;

• подробиці недавніх подій чи заявлених претензій, якщо обладнання було застраховане.

Після того як інспекція проведена, необхідно всі результати оформити у вигляді звіту, де для кожного запланованого завдання вказати:

• мету обстеження;

• дату і місце його проведення;

• короткий зміст проведених бесід зі співробітниками;

• отримані дані і матеріали;

• результати обстеження;

• резюме.

За підсумками інспекції в загальну базу даних підприємства необхідно внести відповідні уточнення, що стосуються списку обстеження, виявлених ризиків, а також виробити рекомендації щодо перегляду існуючого рівня ризику та методів його регулювання. Якщо ризики були застраховані, то ризик-менеджери зобов'язані сповістити страховиків про всі знайдені у ході інспекції зміни, істотні для договору страхування.