3. Види інформаційних систем

У типовій компанії є три головні інформаційні системи: фінансо­ва, кадрова і матеріального забезпечення. Основою фінансової систе­ми є готівка компанії. Кадрова система займається інформацією про людей. Інформаційна система матеріального забезпечення викорис­товується для даних, що відбивають надходження сировини й то­варів у компанію.

На сучасному підприємстві використовуються різні інформаційні системи. Інформаційно-аналітичні системи забезпечують збережен­ня і пошук інформації, полегшують систематизацію накопичених відомостей з окремих питань і проблем.

Інформаційно-довідкові, або моніторингові, системи здійснюють роз­рахунки, що дають змогу керівнику контролювати стан справ. Багато компаній, створюючи інформаційні системи, прагнуть до організації саме таких моніторингових систем, забезпечуючи можливість одержан­ня щоденних звітів про рівень виробництва, запасів, розміри активів, прибутків, результати маркетингової діяльності та реалізації продукції.

Інформаційно-консультативні системи здатні давати управляю­чому відповіді на запитання, що потребують аналізу: чому так відбу­лося; що це буде означати для компанії, якщо буде відбуватися таким шляхом; що відбудеться, якщо та ін. Аналітичний механізм систе­ми цього типу забезпечує використання широкої гами методів — від найпростішої арифметики до надскладних математичних моделей.

Одним із найважливіших елементів розвитку підприємництва останніх десятиліть була розробка і використання по суті нової інфор­маційної технології, заснованої на досягненнях електроніки. У су­часному тлумаченні термін нова інформаційна технологія означає не просто комп'ютеризацію виробництва, а весь комплекс науково-технічних явищ, пов'язаних із нововведеннями в галузі фіксування, збору, опрацювання, збереження і переробки даних, включно з ЕОМ, засобів зв'язку, телебачення тощо. Інформаційна технологія є сукуп­ністю сучасних засобів, котрі дають змогу формувати, спрямовувати й контролювати інформаційні потоки і зв'язки; це поєднання науки з прикладними розробками, за допомогою яких людина одержує мож­ливість краще розуміти навколишню дійсність. За допомогою перс­пективних інформаційних технологій (телекомунікації, комп'ютери, відеотехніка, мультимедія тощо) досягається принципово нового рівня узагальнення, передачі, трансформації, сприйняття інформації, відбу­вається переворот у засобах інтелектуальної праці. У сучасних умо­вах рівень інформаційної технології в діяльності організації визна­чається змістом загальнодоступних для її ланок баз даних, створю­ваних у процесі функціонування організації як системи, й інтенсив­ністю використання їх. Крім того, рівень інформаційної технології залежить і від можливості доступу до цих баз даних суб'єктів зовніш­нього середовища й інтенсивності використання їх. У поєднанні з комп'ютерною технологією, її спроможністю швидко обробляти ве­лику кількість даних і технологією супутникового зв'язку, що дає змогу спілкуватися на величезних відстанях, створюється можливість глобальної передачі великої кількості даних, необхідних для успіш­ної підприємницької діяльності.

Сьогоднішня революція в інформаційних технологіях — глобаль­ний процес, що створює повсюдно нові, небачені раніше можливості для підвищення ефективності управління. Якщо в середині 70-х років у світі було тільки 50 тис. комп'ютерів, то в 1995 р. — 50 тис. комп'ю­терів продавалося кожні 10 годин. Близько 40 % усіх персональних комп'ютерів у світі поєднано в інформаційні мережі. Наприклад, одна з них — Інтернет — стала найпопулярнішою серед керівників інформаційною системою у світі. Інтернет, як стверджують її керів­ники, може зробити компанію будь-якого розміру конкурентною на глобальному ринку, якщо, зрозуміло, компанія знає, як використову­вати ресурси ефективно.

Потік різноманітних публікацій постійно нагадує менеджеру, що зміни, причому істотні, торкнуться всіх сторін підприємницької діяль­ності. Потік інформації на папері й у пам'яті ЕОМ швидко зростає, і, здається, що межі цьому не буде, внаслідок чого весь особистий досвід скоріше бентежить менеджера, ніж вселяє йому ентузіазм з приводу привабливих перспектив на майбутнє.

Розглянемо концептуальну схему, що може допомогти менедже­ру впорядкувати свої міркування на цей рахунок. Схема ця проста й очевидна. Проте вона цілком здатна допомогти перебороти управ­лінську нерішучість і вагання. Вона дає змогу чітко розсортувати сприятливі можливості й потенційні джерела труднощів, створюючи таким чином умови для правильного прийняття рішень.

Сучасна інформаційна технологія породжує і нові можливості, і найрізноманітніші проблеми. Найбільш загальні з них, що заслуго­вують уваги кожного керівника, подано в табл. 26.

Використання інформаційної технології для створення унікаль­них виробів вимагає глибоких знань об'єкта нововведення. Тому ре­алізацію відповідних ідей слід доручати власне мозковому центру фірми. Чужий досвід може служити лише доповненням до власних знань, але сам по собі навряд чи здатний забезпечити бажану уні­кальність. Передача досвіду у формі консультації е не що інше як продаж знання тому, хто заплатить.

Можливість	Рекомендований засіб	Засіб
Забезпечити унікаль­ність виробу або по­слуги	Зосередити увагу на вдос­коналенні з використан­ням мікропроцесорів про­дукції фірми або послуг, що надаються нею	Мозкова атака сила­ми фахівців фірми (вони краще інших знають продукцію фірми)
Підвищення економіч­ної ефективності діяль­ності	Зосередити увагу на впровадженні нововве­день, які могли б знизи­ти витрати	Запрошення кон­сультантів (викорис­тання знань, які можна придбати)
Проблеми Як відрізнити релевантну інформацію від нерелевантної	Визначити ключові фактори успіху бізнесу й відповідно обмежити потік інформації	Комітети стратегіч­ного планування
Як уникнути ефекту надлишку інформації, яка паралізує	Постійно відсівати невпорядковану й бюрократич­ну інформацію	Спеціальна інформа­ційна група

Контрольні питання:

Роль інформації в управлінні.

Хаос в організаційно-виробничих системах.

Інформаційна природа економічних процесів та явищ.

Співвідношення понять "інформація" і "дані".

Класифікація інформації.

Найважливіші принципи побудови сучасних інформаційних систем.

На які запитання слід відповісти при створенні інтегрованої інфор­маційної системи в організації?