23.08.2012

Автомат: посещение, работа, выполнение заданий, положит. оценка за к.р.

Бумага формата а4, карандаши (мягкие), линейки, ластики – на 1 семинар.

Сформировать команды по 6 человек: придумать название (наименование предприятия), вид деятельности, эмблема (товарный знак, ч. 4 ГК), придумать юр. адрес, коды ИНН, распределить должности внутри организации: руководитель организации, главный бухгалтер, начальник службы информационного обеспечения управления (секретарь), юрист, начальник отдела кадров, начальники структурных подразделений. Сколько подразделений будет в организации, сделать схему. Каждому подразделению присвоить код, состоящий из 2-х цифр.

Документационное обеспечение управления (доу)

Документирование – способ не просто зафиксировать информацию, но также возможность распоряжаться этой информацией. Документы имеют место практически везде и ни одна организация не может существовать без информационного обеспечения. Для того, чтобы оформлять документы, существуют целые подразделения и ДЛ: экспедиция, секретариат и т.д.

Руководитель в силу своей должности является звеном делопроизводства. Именно руководитель решает, что делать с документом, кот. приходит на его имя.

ДОУ – отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.

Современное делопроизводство вкл. в себя:

• документирование – создание документа – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

• организация работы с документами – вкл. в себя:

• получение

• регистрацию

• рассмотрение

• передачу

• контроль исполнения

• исполнение документа

• хранение

• уничтожение

• передача на гос. хранение

Движение документов с момента их создания или получения до окончания исполнения или уничтожения – документооборот.

Задачи ДОУ как вида деятельности входит:

1. обеспечение своевременного и правильного документирования и эффективного документооборота.

Вид деятельности: профессиональная, как наука, как уч. дисциплина.

Задачи ДОУ как науки: исследование процессов, связанных с созданием и работой с документами и нахождение способов их оптимизации + внедрение этих способов в жизнь.

ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

Цель ДОУ как уч. дисциплины: познакомить учащихся с теорией и практикой ДОУ, с основными понятиями, связанными с ДОУ, нормативной базой, правилами работы с документами и сформировать навык оформления основных управленческих документов.

Информация – сведения о явлениях, процессах, событиях, независимо от формы их представления.

Она м.б. классифицирована по различным критериям:

1. медицинская

2. техническая

3. И, связ. с социумом

4. управленческая – И. о среде управления, позволяющая достичь цели управления наиболее эффективным способом.

Требования к управленческой информации:

1. полнота – выражается её объёмом, необходимым и достаточным для решения вопроса. Если информация будет избыточной – лишние затраты времени.

2. достоверность – соответствие истинному положению вещей.

3. своевременность – оперативность информации – мы д. узнать о событии до того, как оно произойдёт + если произошло, то сразу. Своевременность связана с достоверностью.

4. доступность для восприятия человека – язык д.б. использован такой, который будет понятен адресату + документ д.б. оформлен так, чтобы его можно было прочитать.

5. точность информации – конкретность, т.е. использование цифр + точность словоупотребления.

6. адресность – документ д. попасть к тому лицу, которое компетентно решить вопросы, содержащиеся в этом документе.

НПА:

Делопроизводство м.б. общим и специальным.

Направления развития правовой регламентации ДОУ:

1. законодательно закреплена терминология, связанная с ДОУ. Термины получили закрепление в ряде законов и в ГОСТах (документ, информация, документированная информация и т.д.).

2. нормативно закреплены правила работы с документами и правила их создания и оформления.

3. законодательно закреплено право собственности на отдельные документы и документальные массивы, существующие в нашем государстве.

4. существуют нормы работы с конфиденциальной информацией.

5. законом определена ответственность: административная, в ряде случаев – уголовная, за неправомерную работу с документами.

НПА:

1. КРФ – определяет, какие организации какие документы могут создавать, иерархию НПА, закреплено право личности на то, чтобы сведения о ней использовались только с её согласия, определено, как работать с конфиденциальной информацией. Разграничены полномочия м/у РФ и её субъектами, определена компетенция исполнительных органов, где также говорится, в т.ч. о документировании.

2. кодексы РФ: ГК – определяет не только структуру, права, компетенцию различных правовых форм организации, но и документирование форм деятельности организации, в частности – определено содержании учредительных документов организации всех правовых форм; содержание и форма др. документов, например, чек. ч. 4 ГК практически полностью посвящена вопросам, связ. с документированием.

КОАП – в т.ч. относится к правонарушению неправомерная работа с документами: архивными записями.

ТК РФ – вопросы, связ. с документированием отношений м/у работодателем и работником. Определено содержание такого документа, как договор, все операции с трудовыми книжками. Определены документы, кот. гражданин д. предоставлять при устройстве на работу. Гл. 14 ТК – работа с персональными данными сотрудника.

УК РФ – определяет ответственность за подделку документов, сбыт, за похищение документов, служебный подлог и т.д. ст. 164, 243, 324, 325, 327, 186-187, 293 и т.д.

часть специальных кодексов также содержит информацию, связ. с документированием – НК и др.

3. Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - даёт правовые основы работы с информацией, её создание, сбор, получение, передачу, накопление, уничтожение и т.д. Есть разделы, посвящённые документированию, в кот. говорится о том, по каким правилам осуществляется документирование в нашей стране. Виды информации: конфиденциальная, работа с ней и т.д.

4. ФЗ РФ «Об архивном деле»: право собственности на массивы документов и отд. документы РФ, определена компетенция архивных органов, определены предельные сроки сдачи на гос. хранение документов отдельными организациями.

5. Текст ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 № 65-СТ.

6. № 125-ФЗ от 22.10.2004

7. Закон об информации, информационных технологиях и о защит И, № 139-ФЗ от 27.07.2006

8. ФЗ РФ о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ – регулирует отношения, связанные с обработкой ПД ЮЛ и ФЛ.

9. ФЗ о гос. языке РФ от 01.05.2005 № 53-ФЗ: документирование осущ. на гос. языке РФ.

10. Закон РФ о языках народов РФ от 25.10.1991 № 1807-1: регулирует отношения, связ. с документированием в субъектах РФ.

11. Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 № 781 об утверждении положения об обеспечении безопасности ПД при их обработке в информационных системах персональных данных.

12. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота.

13. ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи

14. ПП РФ об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением гос. герба РФ от 27.12.1995 № 1268

15. Указ Президента о государственном гербе РФ от 30.11.1993 № 2050

16. Положение о фед. архивном агентстве, утв. ПП РФ от 17.06.2004 № 290.

Росархив – осущ. общеметодическое руководство, постановку делопроизводство в РФ. Это спец. уполномоч. Правительством РФ ФОИВ. Находится в Ведомстве Минкльтуры и массовых коммуникаций. В систему входят: фед. гос. архивы, научные учреждения, реставрационные мастерские и др. организации, подчин. непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краёв, областей, автономных образований и подведомственные им архивы.

Задача Росархива: развитие и совершенствование, совместно с ФОИВ, как РФ и субъектов, делопроизводства, в т.ч. гос. системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

• осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением законодательства об архивном деле;

• согласование перечня документов, образующихся в деятельности ФОИВ и управления и подведомственных им организаций с указанием сроков хранения и инструкции по делопроизводству этих организаций

• экспертизу проектов нац. стандартов в области делопроизводства и архивного дела.

• ч/з территориальные архивные органы и государственные архивы имеет право получать от организаций, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности необходимые материалы о работе их архивов, т.е. это ещё и контрольный орган. Имеет право издавать индивидуальные правовые акты по вопросам своей компетенции и обязательные для исполнения нормативные методические документы по организации делопроизводства.

Нормативно-методические документы:

• гос. система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)

• Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения (разработано ВНИИДАД)

• ПП РФ от 15.06.2009 № 477 об утверждении правил делопроизводства фед. органом исп. власти.

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству ФОИВ, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76: виды бланков, правила их оформления, порядок оформления отдельных видов документов, рассматривается порядок работы с документами всех потоков, подготовка дела для сдачи в архив, рассматривает вопросы работы с электронными документами и содержит образцы оформления документов.

• ГОСТ Т-6.30 УСД. Унифицированная система организационно распорядительных документаций, требования к обновлению документов.

• ГОСТ Р-ИСО 15489-1-2007 Управление документами, общие требования, утв. Приказом Фед. агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007: содержит ряд определений терминов, связ. с делопроизводством, характеристику систем управления документами, процессы управления документами, контроль документационного обеспечения и т.д.

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующийся в процессе деятельности гос. органов, ОМСУ и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558: нужен при составлении номенклатуры дел.

• Основные правила работы архивов организаций, одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002: детально освещают ряд делопроизводственных вопросов, рассмотрен порядок проведения экспертизы ценности, передачи документов на гос. хранение, работу с документами в архивах.

• Общероссийский классификатор управленческой документацией, ОК 011-93. (ОКУД), утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299: содержит наименования документов и их коды. Вкл. в себя несколько систем документаций, в т.ч. унифицированную систему организационно-распорядительную документацию (УСОД).