Задание 8 «Слияние документов»

Цель: освоить механизм слияния двух документов.

Задачи:

1. Познакомиться с понятием «слияние документов».

2. Научиться создавать источник данных для слияния.

3. Научиться осуществлять выбор необходимых получателей из источника данных.

4. Научиться осуществлять отбор из источника данных необходимых записей по условию.

5. Научиться производить сортировку записей в источнике слияния.

6. Освоить процесс слияния документов.

Методические указания по выполнению лабораторной работы Для чего необходимо слияние документов

Часто приходится изготавливать серию однотипных документов, имеющих по существу одинаковое содержание, но предназначенных, например, для рассылки различным лицам или организациям во множество адресов. Можно существенно сэкономить время изготовления таких документов, если воспользоваться механизмом слияния двух документов – основного документа и источника данных.

Основной документ может быть документом на бланке, конвертом или почтовой наклейкой и содержит информацию одинаковую для всей серии документов. В качестве основного документа можно использовать новый или уже имеющийся документ. В основной документ можно помещать текст, таблицы, рисунки и другие сведения, общие для всех конечных документов. После этого в основной документ добавляются так называемые поля слияния, которые определяют, в каком месте размещать переменные данные из источника данных. При слиянии основного документа с источником данных поля слияния заменяются соответствующими данными из источника данных.

Источник данных слияния

Источник данных можно представить в виде таблицы, в которой каждый столбец соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например имени, фамилии, улице и почтовому индексу.

Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, таких как имя и адрес одного получателя.

Подключение к источнику данных

Подключение к источнику данных осуществляется в диалоговом окне Выбор получателей. Если существует используемый источник данных, то можно подключиться к нему непосредственно с помощью области задач слияния – Использование списка.

Если источник данных отсутствует, то его можно создать непосредственно в данной области, выбрав пункт Создание спискаСоздать.

Выбор необходимых получателей из источника данных

После подключения к источнику данных сведения о получателе отображаются в диалоговом окне Получатели слияния, где можно непосредственно выбрать получателей, для которых необходимо выполнить слияние.

Например, если необходимо выбрать пользователей из определенного района, то можно выбрать только пользователей с определенным почтовым индексом. Кроме того, данное диалоговое окно можно использовать для выполнения более сложных операций по сортировке и фильтрованию.

Отбор необходимых записей

Для того чтобы выполнить отбор данных необходимо в окне Получатели слияния нажать на кнопку рядом с названием поля. В раскрывшемся списке выбрать пункт Дополнительно.

В окне Фильтр и сортировка на закладке Отбор записей в списке полей выбрать то, по которому будет осуществляться отбор. В поле Сравнение выбрать условие сравнения, в поле Значение ввести образец для сравнения.

Можно установить несколько критериев отбора одновременно.

После того, когда все критерии отбора установлены – нажмите ОК.