Is required, must, action, the last step, the debtor

The final collection letter is _______________ prior to turning the account over to a collection agency (which normally takes 50% of anything collected) or to an attorney for whatever legal _______________ he or she thinks will open the delinquent's pocket book. However exasperated the credit is, the goodwill of the _______________ must be retained. Do not demean the delinquent payer or use any foul language. Care _______________ to avoid writing anything libelous or even halfway libelous. Tact _______________ be the watch word.

IV. Writing.

Ex 1. Here is a jumbled collection letter. Put it in the correct order and paragraph it appropriately

Dear Mr Southby

1. Please allow us to keep serving you.

2. Only you, by sending us a check today, can insure your reputation and secure the continued convenience of buying on credit.

3. We are truly at a loss.

4. We would hate to lose a valued friend, Mr Southby.

5. We cannot understand why you still have not cleared your balance of $ 500, which is now 3 months overdue.

6. Although you have been a reliable customer for 12 years, we are afraid you are placing your credit standing in jeopardy.

Sincerely

Ex 2. Translate into English.

A Фразы, используемые в первом уведомлении

1. Мы вынуждены привлечь Ваше внимание к нашему счету от 10 июня на сумму 385 фунтов и напомнить Вам, что он подлежит погашению к 31 июля.

2. Предоставьте нам Ваш вексель для оплаты нашего счета No. 7933417 от 17 мая.

3. С сожалением сообщаем Вам, что мы пока не получили кредитового уведомления (a credit advice) нашего банка по поводу партии товара отгруженного Вам 24 февраля. (Наш счет No. 682435).

4. Мы отправили наш ежеквартальный отчет (statement) 4 апреля, но поскольку до настоящего времени мы не получили никакого уведомления об оплате, прилагаем копию нашего отчета; мы были бы очень признательны, если бы Вы осуществили платеж в кратчайшие сроки.

B Фразы, используемые во втором уведомлении

1. Мы выражаем крайнее сожаление по поводу того, что Вы не ответили на наше письмо …, в котором мы просили Вас погасить задолженность в размере …, No. счета, по которому возникла задолженность. Просим известить нас, есть ли какие-нибудь причины неуплаты Вашего долга, либо сообщите, какие Вы предпринимаете меры для осуществления платежа.

2. 1 апреля мы направили Вам наш отчет, в котором была указана сумма задолженности в … . Эта сумма подлежала погашению до 30 апреля, но, не получив платежа, мы вновь обратились к Вам письмом от 25 мая, к которому была приложена копия отчета. Поскольку от Вас до сих пор не последовало никакого ответа, мы с крайним сожалением сообщаем, что мы вынуждены задержать выполнение Вашего заказа No. …, пока не получим Ваш платеж или объяснения в ответ на наше письмо.

3. По всей вероятности, не поступило никакого ответа на наше письмо от … с запросом о погашении задолженности на Вашем счету. Мы твердо убеждены, что у Вас были достаточно веские основания для неуплаты этой суммы в установленные сроки, но крайне сожалеем, что Вы не поставили об этом в известность нас. Тем не менее, независимо от причины, мы вынуждены напомнить Вам, что срок уплаты по нашим условиям равен 30 дням. Ожидаем Вашего ответа по e-mail или по факсу.

4. С момента отправки Вам уведомления от 31 октября мы не беспокоили Вас по поводу оплаты нашего сентябрьского счета, поскольку с момента предоставления Вам права пользоваться открытым счетом Ваши платежи осуществлялись удовлетворительно. Пожалуйста, не ставьте нас перед необходимостью пересматривать условия наших деловых отношений, вынуждая и дальше требовать возмещения долга. С нетерпением ожидаем получения Вашего векселя.

5. Когда мы предоставили Вам право открытого счета, была достигнута договоренность, что оплата должна осуществляться в течение 30 дней от даты поступления счета. Ваши выплаты не всегда осуществлялись в соответствии с нашим соглашением и на настоящий момент выплата Вашей задолженности на сумму $ 215.18 просрочена на месяц. Для нас не представляется возможным дальнейшая поставка Вам товаров в случае, если Вы не будете выполнять Ваши обязательства, а сейчас мы вынуждены просить Вас уведомить нас по e-mail, что Вы предпринимаете для осуществления оплаты.

C Фразы, используемые в последнем уведомлении

1. Поскольку мы не получили никаких ответов на наше письмо от …, у нас нет другого выбора кроме как немедленно предпринять действия, предусмотренные законом, для возмещения суммы Вашей задолженности нам, в том случае, если Ваш платеж не будет нами получен в течение 7 дней.

2. С сожалением сообщаем Вам, что в случае, если мы не получим каких-либо известий от Вас в течение 3 дней и, поскольку не можем получить никакого удовлетворительного ответа относительно урегулирования вопроса с выплатой, мы вынуждены будем передать вопрос на рассмотрение Торгового Совета (Trade Association) в Вашем городе.

3. Держать данный кредитный счет открытым дальше не представляется возможным, и мы предпримем действия для получения денег посредством закона.

4. Мы предоставили Вам все возможности для погашения Вашего долга, но не заметили никакого желания с Ваше стороны оплатить Ваши обязательства. Поэтому мы дали распоряжение нашим адвокатам предпринять необходимые меры с целью ускорить погашение задолженности.

E

Dear Customer

You may recall that you owe us the slight sum of $ 64,56 for the plumbing work we did for you in January. To you such bills may appear trivial, but in order to stay in business we have to collect from everyone, from the little guy like you to the big companies we help.

Do not be a problem for us. Pay what you owe. If you do not send us a check for the above amount in the next few days, we will somehow get the money out of you. Whether you pay the easy way by sending us a check now or whether we put a hard-nosed collection agency on your case is entirely up to you.

x 3. Rewrite the following collection twice, the first time making it appropriate for a first notice and the second time making is suitable for a second notice.

Ex 4. Translate into English the letters that follow.

A

Уважаемые господа

В соответствии с нашим контрактом, оплата направляемых Вам отдельных заказов должна быть осуществлена в течение 2 месяцев с даты, указанной в счете.

Счет на партию часовых пружин, отправленную Вам воздушным путем 15 июня, был датирован 16 июня, и, соответственно, подлежал оплате 16 августа.

По всей вероятности, по недосмотру с Вашей стороны, оплата на сегодняшний день просрочена на 3 недели, и мы с нетерпением ожидаем погашения задолженности в течение нескольких дней.

Просим Вас срочно оплатить все выставленный счета, поскольку мы сможем производить поставки по оговоренным ценам только после погашения Вашей задолженности.

С уважением

Первое напоминание клиенту, имеющему кредит в Вашей фирме

B

Уважаемые господа

Поскольку мы всегда получали Ваши платежи вовремя, мы озадачены тем, что не получили от Вас ни платежа, ни сообщения по нашему последнему балансу от 7 апреля.

Мы считаем, что вы не получили наше письмо с балансом, так как оплата на настоящий момент просрочена на 4 недели. Соответственно, мы прилагаем копию счета на сумму …, который, мы надеемся, Вы рассмотрите в ближайшее время.

С уважением

Первое напоминание клиенту, ранее аккуратному в платежах

Ex 5. Study the memo and the invoice that follow and write an appropriate letter.

MEMO

To: Mike Miller Date: 15 November 19XX

From: Margaret Corbett Reference:

Subject: Unpaid invoice - Wellington Farmers Co-operative

I'm very concerned about this unpaid invoice (see attached documents). We telexed them on 30th September but there has been no response. Although we've been trading with them for the last five years and they've always settled their accounts promptly, this order is by far the biggest they've ever placed. Could you chase it up immediately?

Ex 6. A customer may offer an excuse or promise payment, he may make a partial payment or request special arrangements. For instance, if your customer has owed $ 600 on account for two months and send you a check for $ 150 after receiving your first reminder, you may send a letter such as the following.

N

Dear Mr Marsh

Thank you for your check for $ 150. The balance remaining on your account is now $ 450.

Since you have requested an extension, we offer you the following payment plan: $ 150 by the 15th of the month for the next three months.

If you have another plan in mind, please telephone my office so that we may discuss it. Otherwise, we will expect your next check for $ 150 on September 15.

Sincerely yours

B If a customer responds to a collection letter, STOP THE COLLECTION SERIES, even if the response in not full payment.

Write a reminder to the letter given above.

Ex 7. A delinquent customer or borrower often needs only a reminder that the last payment was not made. Because of this, many firms use a series of from three to six short collection letters. These can be form letters, typed each time as originals, or they can be preprinted - even in booklet form - with spaces for filling in the amount and due date. Each letter is more insistent that the previous one. When these will suffice, the time and effort required for more personal letters can be saved.

Write a series of six short collection letters. The first letter in a series (the reminder) is given below.

Our records indicate that the balance of $_____________ on your account is now past due. Payment is requested.

Ex 8. Write the first and the final collection letters making them appropriate to the second letter in Ex.1 on page 42.

Ex. 9. Your firm has a foreign customer whose business they value highly: the customer usually settles his accounts by banker's draft, but has failed to pay the latest account and has not given your firm any explanation: payment is now 6 weeks overdue. Write a tactful letter.