Тема 3: облік касових операцій методичні поради до вивчення теми

Інкасація грошової виручки [25 с.56-59].

Зберігання і облік цінностей та документів у грошових сховищах [25 с.59-61].

Інкасацію здійснюють на підприємствах, в організаціях, установах інкасатори - збирачі банків на основі «Доручень на інкасацію грошей», посвідчення особи і спеціального посвідчення на автомашину. Механізм інкасації полягає в обміні сумок з грошовою виручкою на порожні і виписувані підприємствами (організаціями), що здають гроші, до кожної сумки супровідної відомості у трьох примірниках. При цьому інкасатор-збирач не перераховує готівку грошей, а лише перевіряє кількість сумок і загальну суму виторгу за записами в накладній та копії супровідної відомості на кожну сумку, яку він приймає, і розписується в тій, що залишається на підприємстві.

Доставлені в банк сумки з готівкою інкасатор здає бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у супровідних відомостях, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в «Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок» у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові.

Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається «Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки», яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і її можна подати як такі етапи.

Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з готівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автомашини повинен знаходитись у приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

При здачі сумок (мішків) інкасатори пред'являють накладні до сумки з грошовою виручкою, а при здачі сумок з валютними цінностями - супровідні відомості та явочні картки бухгалтеру-контролеру.

Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках і реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок.

У міру реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накладні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках встановлює кількість і номери порожніх сумок (що не використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси, і перевіряє відповідність кількості сумок, які здають інкасатори до каси, даним Довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам. Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їх зовнішніх параметрів (виразність пломб і відповідність завіреним зразкам, відповідність номерів сумок, що здаються інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних). Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два примірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здаються в грошове сховище (сейф) і звіряє її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок. Сейф закривається на два ключі, один з яких перебуває в касира, другий - у бухгалтера-контролера.

Підсумковим документом проведеної роботи є складання Довідки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

При виконанні всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і якщо виявляються порушення (зовнішні або невідповідність сум, вказаних у накладних і явочних картках), касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, що пред'явили ці сумки (мішки), розкривають їх і перелічують гроші.

По завершенні роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні при перерахуванні грошей із зазначенням дати розкриття сумки та її номера, описом дефектності сумки і з указаниям суми, що виявлена при перелічуванні. Перший примірник акта залишається в справах банку разом із супровідним документом, другий з повідомленням про факт нестачі і речовими доказами (сумкою, пломбою, упаковкою і т. ін.) передається правоохоронним органам (за умови виявлення нестачі), а третій надсилається організації, яка здала готівку інкасатору. Наступного дня зранку касир і бухгалтер-контролер вечірньої каси здають сумки (мішки) з проінкасованою грошовою виручкою і супровідними документами завідувачеві операційної каси для звірки документів і попереднього зарахування виручки на розрахунковий рахунок підприємства, а останній - касирам для перерахування та в бухгалтерію банку для зарахування вже уточненої суми грошей на рахунок підприємства (організації). Супровідні відомості додаються до касових документів дня. Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально оснащених приміщеннях - касах.

Готівка обігової (операційної) каси та інші цінності повинні зберігатися в грошових сховищах - спеціально обладнаних охоронною сигналізацією коморах, а в них - у вогнетривких сейфах під відповідальність керівника, головного бухгалтера і завідувача каси банку.

Кожна окрема шафа, металевий стелаж, полиця, на яких розміщено гроші (цінності) у грошовому сховищі замикаються завідуючим касою. Ключі зберігаються у грошовому сховищі в окремій шафі.

Облік прийнятих у сховище грошових білетів, монет та інших цінностей ведеться в книзі обліку готівки операційної каси та в книзі обліку грошей у резервних фондах. Відповідальним за зберігання цінностей, що перебувають у сховищах, є керівник комерційного банку, його головний бухгалтер та завідувач касою. Кожен із цих працівників має окремий ключ від грошового сховища та особисту печатку. Саме цими трьома ключами відчиняються і замикаються грошові сховища, а наявність трьох печаток свідчить про опечатування сховища. Лише названі працівники мають право доступу до грошового сховища. Так, їх присутність обов'язкова, якщо з дозволу керівника до сховища заходять працівники банку.

Перед закриттям сховища вони мають перевірити відповідність фактичної наявності резервних фондів операційної каси даним бухгалтерського обліку і залишкам, зазначеним у книзі обліку готівки операційної каси. Вони також перевіряють, чи всі цінності, що підлягають зберіганню у сховищі, занесені до сховища.

При розміщенні в декількох сховищах, на стелажах (полицях) цінностей одного і того ж виду, або грошових білетів чи монети одного й того самого номіналу по кожному такому сховищу, стелажу (полиці) складається «Опис цінностей» за встановленою формою із зазначенням у ньому дати і суми фактичного вкладення.

Усі бланки суворої звітності (чекові та вкладні книжки, трудові та вкладені в них квитанційні книжки, акції, облігації, сертифікати, векселі тощо) обліковуються на відповідних позабалансових рахунках як у книжках, так і в окремих аркушах. Бланки суворої звітності, що знаходяться в грошовому сховищі, обліковуються за їх видами в «Книзі обліку залишків бланків суворої звітності».

Видача цінностей із грошових сховищ здійснюється під розписку в «Книзі обліку видачі з комори та інших грошових сховищ грошових білетів та інших цінностей для обробки, контрольного перерахування, ревізії та повернення у сховище», записи в якій проводяться за видами цінностей, а грошових білетів з резервних фондів, крім того,- за номіналом.

Прийняті грошові білети, монети й інші цінності в грошових сховищах обліковуються в «Книзі обліку готівки обігової (операційної) каси й інших цінностей» та «Книзі обліку грошей у резервних фондах». Ці книги заповнює завідувач каси. Стелажі (полиці), візки, сейфи і металеві шафи, незалежно від наявності в них цінностей, повинні бути замкнені на ключ.

Опечатування грошового сховища по закінченні робочого дня проводиться в присутності представника відділу охорони банку. Про приймання опечатаного грошового сховища він розписується в контрольному журналі на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печаток з їхніми зразками. Контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ, зберігається в завідувача касою.

Перед відкриттям грошових сховищ відповідальні працівники в присутності представника охорони перевіряють, чи немає пошкоджень дверей, замків тощо, після чого розписуються в контрольному журналі на осіб, які допускаються до відкриття, закриття та опечатування грошових сховищ про прийняття від охорони відбитків печаток, якими опечатані сховища.

Протягом робочого дня сховища, сейфи і шафи повинні бути замкнені на ключі, а за наявності в них цінностей, крім того, опечатані печатками осіб, відповідальних за схоронність цінностей.