68. Состав и содержание кадровой документации.

Состав и содержание кадровой документации. Вся кадровая документация подразделяется на группы в зависимости от ее функц.назначения. Информационные показатели, содержащиеся в кадровой документации, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие постановлением Госстандарта России в 1994 г., служит для определения состава кадров по их категориям, уровню квалификации, обеспечению занятости, организации заработной платы и др. Документы кадровой политики организации подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деят-ти самой кадровой службы: организационно-распорядительных, персональных, учетных, плановых, отчетно-статистических. Разновидности документов по функциям и задачам УП включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) введенный Госстандартом РФ (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся: 1) организационные документы (положение о службе УП, должностные инструкции работников этой службы и других подразделений, правила внутреннего труд.распорядка, положение о персонале, штатное расписание); 2) распорядительные документы (приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с персоналом - распорядительные документы, относящиеся к основной деят-ти организации); 3) справочные-журналы, личные карточки,приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д; 4) информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении труд.дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, и т.п.). Персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, хар-ки или рекомендательные письма, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить личную карточку формы Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д.

69. Порядок оформления документов при приеме на работу, переводе и расторжении трудового договора.

Трудоустройство:

До оформления приема на работу работодатель должен ознакомить соискателя с рядом локальных нормативных актов: • правилами внутреннего трудового распорядка; • должностной инструкцией; • инструкцией по охране труда; • положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник; • положением об аттестации; • положением о коммерческой тайне; • положением об оплате труда; • графиками работы; • графиками сменности.

Правила внутреннего трудового распорядка можно приложить к трудовому договору или предусмотреть в договоре отметку "Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка". При отсутствии правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета рабочего времени невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня. Этот шаг сопровождается написанием работником заявления о приёме на работу.

Следующим шагом оформления приема на работу является заключение с работником трудового договора.

Договора бывают: «Бессрочный» договор – заключенный на неопределенный срок. Срочный договор – заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

В соответствии с положениями указанной ст.68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) при оформлении приема на работу. При оформлении приема на работу (приказа) указываются: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя. Персональные данные работника вносятся в его личную карточку. Персональные данные, приказ о приеме на работу, а также трудовой договор могут быть по желанию работодателя оформлены в "личное дело" работника.

2) Испытательный срок Согласно ст.70 ТК РФ в трудовом договоре может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Испытательный срок при приеме на работу не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. От испытательного срока освобождены выпускники образовательных учреждений (начального, среднего и высшего профессионального образования), имеющих государственную аккредитацию, в течение года со дня окончания образовательного учреждения. Кроме этого ст.70 ТК РФ выделяет группу людей, при приеме на работу которых нельзя устанавливать испытательный срок, например, беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет, лиц, не достигших возраста восемнадцати лет и др. При заключении трудового договора на срок до 2-х месяцев работнику так же не устанавливается испытательный срок. Если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ст.67 ТК РФ), впоследствии условие об испытательном сроке может быть включено в трудовой договор только при условии, что стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

3) Расторжение трудовых отношений: а) по инициативе работника Порядок и основания изложены в ст. 80 ТК РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. Согласно этой статье может быть, расторгнут трудовой договор, как заключенный на неопределенный срок, так и срочный трудовой договор. То есть не имеет значение, на какой срок (определенный либо неопределенный) был заключен трудовой договор. Работник до истечения срока предупреждения об увольнении вправе отозвать своё заявление в любое время. При условии, что на его место не приглашен другой работник (в письменной форме), которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключение трудового договора. Следует различать увольнение по собственному желанию и увольнение по соглашению сторон. Увольнение по соглашению сторон происходит при условии совместного волеизъявления сторон, а при увольнении по собственному желанию мнение работодателя не имеет значения. Его обязанность – уволить работника. Существенным отличием увольнения по собственному желанию от увольнения по соглашению сторон является и то, что в процессе увольнения по соглашению сторон работник может отозвать свое заявление только с согласия работодателя. При увольнении же по собственному желанию работник может отозвать свое заявление независимо от желания работодателя. А так же по-разному исчисляется и непрерывный трудовой стаж, который, как известно, влияет на оплату больничного листа.

70. Порядок учета кадров. Ведение личных дел и трудовой книжки.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности

Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) следует осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. В состав кадровой документации входят следующие документы:

— трудовой договор (контракт);

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1);

— личная карточка работника (форма № Т-2);

— личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

— штатное расписание (форма № Т-3);

— учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

-приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

— график отпусков (форма № Т-7);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);,

— командировочное удостоверение (форма № Т-10);

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

Трудовые книжки: порядок ведения

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе: личный листок по учету кадров или анкета; дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете); автобиография; копии документа об образовании;трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);характеристики (рекомендательные письма);заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью личному делу присваивается учетный номер; производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;в личное дело вкладывается внутренняя опись. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).