23. Печать слиянием. Основные элементы. Порядок работы.

Шаг 1. Открытие или создание основного документам

1. Выполнените одно из следующих действий:

• Откройте существующий документ, который содержит постоянный текст

• Создайте новый документ

2. В меню Сервис выберите команду Слияние

3. В группе Основной документ нажмите кнопку Создать, а затем выберите команду Документы на бланке

4. Нажмите кнопку Активное окно

5. Активный документ станет основным документом

Шаг 2. Открытие или создание источника данных

В диалоговом окне «Слияние» выполните одно из следующих действий:

1. Создайте новый источник данных.

2. Воспользуйтесь данными из существующего источника данных.

3. Используйте адреса из электронной адресной книги.

Шаг 3. Правка основного документа и вставка полей слияния

1. В основном документе введите текст, который должен присутствовать в каждом документе на бланке.

2. Вставьте поля слияния в тех местах документа, где должны размещаться имена, адреса и другие данные из источника данных. Чтобы вставить поле слияния, щёлкните нужное место в основном документе, нажмите кнопку Вставить поле слияния на панели инструментов «Слияние», а затем выберите имя поля.

3. Сохраните документ

Шаг 4. Слияние данных в основном документе

1. В меню Сервис выберите команду Слияние

2. Чтобы оценить возможные результаты слияния данных, просмотрите составные документы

3. В диалоговом окне «Слияние» нажмите кнопку Объединить в группы «Объединение».

4. Перед слиянием можно проверить источник данных на наличие ошибок.

Для этого нажмите кнопку Проверка, выберите способ проверки, а затем нажмите ОК.

5. Выполните одно из следующих действий:

• Отправьте полученные в результате слияния письма на печать. В списке Назначение выберите Принтер, а затем нажмите кнопку Объединить.

• Сохраните полученные в результате слияния письма в новом документе, где впоследствии их можно будет просмотреть, изменить и напечатать.

24. Ввод данных в ячейки электронной таблицы. Вычисления на рабочем листе. Форматирование данных. Обрамление и заливка таблицы.

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции.

Ввод чисел

1. Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.

2. В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0  1  2  3  4  5  6  7  8  9  +  -  (  )  ,  /  $  %  .  E  e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте «Язык и стандарты» Панели управления.

3. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

4. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак (-) или заключать его в круглые скобки ().

Ввод даты или времени

При вводе даты используйте точку или дефис или / в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

Для отображения времени суток в качестве разделителя используйте : .

Ввод текста

В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки (вкладка Выравнивание) в меню Формат, а затем измените необходимые параметры.

Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание.

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT + ENTER.

Ввод формул начинается со знака =. Названия столбцов вводятся на английском языке.

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.

В программу Excel  входит большой пакет функций разного назначения. Функции разделены по категориям. Предусмотрены такие категории как математические и тригонометрические функции, статистические, финансовые, функции для обработки дат и времени и др.

Форматированием таблицы является изменение внешнего представления данных и внешнего вида таблицы (шрифта, заливки, обрамления, выравнивания).

1. Выделить ячейки;

2. В меню Формат выполнить команду Ячейки;

3. Переключиться в нужный раздел, выбрать параметры для оформления.

Выравнивание предусмотрено как по вертикали, так и по горизонтали.

Чтобы ввести текст в ячейке в несколько строк: выделите ячейки, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание в команде Формат, Ячейки.

Чтобы выровнять текст относительно нескольких ячеек: выделите ячейки, Формат, Ячейки, Выравнивание, установите флажок Объединить ячеек.

Форматирование чисел

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры.

Для чисел предусмотрены: общий, числовой, денежный, финансовый, научный и другие форматы.

Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите Формат, Ячейки, на вкладке Число выберите необходимый формат.

• Денежный формат

• Процентный формат

• Научный формат