44. Назначение формы ms Access. Создание форм. Ввод данных в базу данных. Просмотр данных в базе данных.

Формы Microsoft Access предназначены для ввода, изменения, просмотра и печати данных. Одна и таже таблица может иметь несколько форм.

Использование форм существенно упрощает ввод данных. Пользователь может создать форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм.

Чтобы создать форму без помощи мастера:

1. Находясь в окне базы данных, выберите корешок Форма.

2. Нажмите кнопку Создать или выберите в меню Файл команду Новый объект, а затем выберите Форма.

На экране появится диалоговое окно Новая форма.

3. Выберите способ создания формы - Конструктор. В нижней строке-списке выберите таблицу, содержащую данные, которые следует представить в форме.

4. Нажмите кнопку пустая форма.

На экране появится окно Конструктора форм.

Окно формы в режиме Конструктора

Окно формы в режиме конструктора содержит макет формы в его текущем состоянии и средства, предназначенные для изменения этого макета: панель инструментов, панель элементов, линейки, строку состояния и т.д.

• кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к средствам конструктора;

• кнопки панели элементов предназначены для создания элементов управления (полей и подписей);

• линейки помогают размещать элементы управления и изменять их размеры.

Форма может содержать:

• Заголовок формы. Может содержать заголовок формы, инструкции по её использованию. В режиме формы отображается вверху экрана. При печати формы заголовок формы печатается вверху каждой страницы.

• Верхний колонтитул. Может содержать заголовок формы, заголовки столбцов, любые другие сведения, которые должны изображаться вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется только при печати форма.

• Область данных. Содержит записи.

• Нижний колонтитул. Может содержать дату, номер страницы, которые отображаются внизу каждой страницы. Используется только при печати форм.

• Область примечаний. Может содержать инструкции по использованию формы. В режиме формы область примечаний выводится внизу экрана.

• Сохранение формы

• Для этого:

• 1. В меню Файл выберите команду Сохранить.

• 2. Если сохраняется новая форма, введите её имя, а затем нажмите кнопку ОК.

• Используя форму введите оставшиеся данные.

• Ввод записей

• Чтобы добавить записи нужно переключится в режим Форма.

• В меню Запись выберите команду Форма.

• Переход к следующему полю и к следующей записи -  клавиша ТАВ.

Просмотрите ранее введенные записи и введите новые.

45. Назначение отчета ms Access. Создание отчета.

Отчёт - это объект МА, который позволяет пользователю  организовывать отформатировать информацию  в соответствии с его  указаниями.

С помощью МА можно создавать отчёты, которые группируют данные:

• Выполняют различные групповые вычисления.

• Содержат подчинённые формы, подчинённые отчёты и диаграммы.

• Представляют данные в привлекательном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.

Для создания простого отчёта с помощью мастера:

• 1. В окне БД выберите корешок "Отчёты" и нажмите на кнопку "Создать".

• 2. В диалоговом окне "Новый отчёт" в нижней строке "Выбор таблицы/запроса" выберите нужный объект.

• В нашем случае - "Клиенты".

• В верхнем окне выберите Автоотчёт: ленточный или в один столбец.

• 3. Нажмите на кнопку ОК.

На экране появится отчёт.

Создание отчёта без помощи мастера

1. В окне БД выберите корешок "Отчёты" и нажмите на кнопку "Создать".

2. В диалоговом окне "Новый отчёт" в нижней строке выберите нужный объект - в нашем случае - запрос "Сумма заказа для каждого клиента", в верхнем окне выберите Конструктор. На экране появится окно конструктора отчётов.

3. Создайте необходимые элементы управления по аналогии с формой БД.