40. Понятие системы управления базами данных. Реляционная база данных. Проектирование базы данных реляционного типа с использованием ms Access. Ключевые поля. Связи.

База данных (БД) - набор данных, организованный специальным образом для хранения и обработки информации о предметах или явлениях.

Для выполнения различных действий над базами данных используют специализированное программное обеспечение, относящееся к классу систем управления базами данных (СУБД). Представителем программ этого класса является Microsoft Access (МА), который входит в состав пакета Microsoft Office.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Сила реляционных баз данных, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

Этапы проектирования базы данных

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

5. Определение связей между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.

Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

В рассматриваемой задаче есть 3 предмета: товар, заказ и заказчик или клиент. Очевидно понадобится описания продаваемых товаров, сведения о заказанных товарах и информация о заказчиках.

Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами.

1. Информация в таблице не должна дублироваться; не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте, это исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

2. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Следовательно, для решения поставленной задачи необходимо создать 3 таблицы: Товары, Клиенты и Заказы.

Определение связей между таблицами

Разные таблицы могут содержать разную информацию об одном и том же объекте. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать уникальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

В зависимости от количества полей, информация по которым позволяет индивидуально идентифицировать каждую запись в таблице, различают простой и составной первичный ключ.

Для обеспечения возможности связи между таблицами значения первичного ключа переносятся в другую таблицу. Созданное таким образом поле принято называть внешним ключом.

Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать до тех пор, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Ключевые поля — это поля, однозначно идентифицирующие своим значением конкретную запись.

Для создания ключевого поля:

1. Поставьте курсор ввода в соответствующем поле.

В нашем случае это - поле Код товара.

2. В меню Правка выберите команду Ключевое поле или щелкните по знаку «ключа» на панели инструментов.

Ключевое поле автоматически становится индексированным.

Связывание таблиц

Если в запрос включено несколько таблиц, как в нашем случае, МА должен знать, как именно следует объединить данные из этих таблиц.

Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД и  осуществляются по полям, значения которых соответствуют друг другу.

Если в таблицах имеются поля с одинаковыми названиями и типами и в одной из таблиц такое поле является ключевым, в запросе автоматически определяется связь, на основе которой будет произведено объединение данных.

Связь между таблицами можно установить и вручную.

Для этого:

Выделите поле в одной таблице и перенесите его к полю в другой таблицы, с которым его следует объединить.

Чтобы удалить объединение таблиц необходимо выделить соответствующую линию объединения и нажать клавишу Del.

Теперь, когда определены таблицы, участвующие в запросе и установлена связь, следует указать, какие поля необходимо включить в выборку.

Чтобы включить поле в запрос, поместите указатель на имя поля списка полей нужной таблицы, нажмите кнопку мыши, и не отпуская ее, перенесите поле в ячейку строки «Поле». Для включения  всех полей таблицы в запрос следует перенести знак «*», находящийся в начале списка полей.

Чтобы произвести выборку записей, согласно каким-то условиям определите их в строке "Условие отбора".