1.2Учет фондов музейных предметов.

Автор статьи «Об оптимизации учета музейных ценностей» Любовь Брюшкова [16] пишет: Сейчас в музеях России действует система учета музейных ценностей ,которая была разработана в 20-30-х годах 20 века и начала внедряться в музейную практику с 1938 года.

По мнению автора Брюшковой: Музейный учет-это целостная система объективных закономерностей ,методических положений, документов и исполнителей. Все элементы связаны между собой.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Автор Мещярикова Е.В. отмечает, что цели и задачи учета - обеспечение юридической охраны музейных фондов, определение их количественного объема, систематическое накопление сведений о музейных предметах и коллекциях

Автором Поправко Е.А[26]. проанализирован учет музейных фондов, проходящий в три этапа. На первом этапе, практически в процессе комплектования, происходит первичная обработка материалов, поступивших в музей. До решения фондово-закупочной комиссии или в случае принятия предметов на временное хранение, реставрацию и другие цели законность пребывания предмета в музее удостоверяет акт приема или квитанция о приобретении, покупке и т.д. На основе положительного решения фондово-закупочной комиссии (это касается и случаев временного хранения) акт приема подписывается главным хранителем музея, утверждается директором и скрепляется печатью музея («гербовой»). Только после этого он становится официальным документом и принимается к исполнению.

Предметы основного и обменного фондов регистрируются вместе. Принадлежность предметов основному или обменному фонду фиксируется в каталоге музея при помощи записи на учетной карточке. Предметы вносятся в книгу поступлений музейных предметов или в книгу учета научно-вспомогательного материала. Научно-вспомогательные материалы учитываются только на первом этапе.

На втором этапе учета фондов музейные предметы поступают в соответствующее фондовое подразделение, проходят научную инвентаризацию, фиксирующую принадлежность предметов конкретному подразделению, а также данные, полученные в процессе изучения предмета. На этом этапе заполняются книги научной инвентаризации (научные инвентари) – книги научного описания музейных предметов. Они заполняются отдельно по каждому типу источников, предметы систематизируются по группам материалов и только попредметно. На сами предметы наносится шифр подразделения, конкретной группы, в которую он передан, порядковый номер по книге научной инвентаризации. Как и при составлении учетных книг, перед записью в инвентаре идет заполнение инвентарной карточки (карточки научного описания), дублирующей его графы. Инвентарные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров, образуют картотеку, идентичную по своим функциям учетной.

Учетная документация музея – документация строгой отчетности.

Закрепленные за музеем и классифицированные предметы каталогизируются. Каталогизация в музее представляет собой совокупность работ по созданию каталогов музейных фондов. Музейный каталог – это аннотированный перечень предметов, входящих в фонды, расположенных в определенном порядке индексов профильных дисциплин и их разделов) и алфавитные (построены по алфавитному принципу); 3) по способу записи информации – на бумажных носителях, на электронных носителях.

Третий этап учета наступает тогда, когда происходят внутримузейные и внемузейные выдачи. Для оформления выдачи музейных предметов необходимо: подать ходатайство музея в министерство; получить приказ министра или его заместителя, разрешающий данные действия; на основании приказа составить акт выдачи с указанием причин, возможного использования, сроков и т.д. Если перемещение предмета предполагает его вывоз за рубеж, следует получить разрешение на вывоз. Лицо или учреждение, предоставляющее музею или иному учреждению для экспонирования принадлежащие ему материалы, называется экспонентом.

Каждый предмет, входящий в фонды, сличается с учетной документацией.

Мещарекова Е.В. отмечает в своей статье «Порядок учетно - хранительской работы в государственных музеях // Почтовые музеи: взгляд из прошлого в будущее,»что после проведения учета отдельные музейные предметы и коллекции поступают на хранение, причем срок этого хранения в идеале – вечность.

Таким образом, поступившие в фонды музейные предметы проходят определенную обработку и регистрацию, юридически закрепляющую их за данным музеем. Происходит учет музейных фондов и входящих в них музейных предметов и коллекций.