40. Створення зведеної таблиці в середовищі ms Excel

Зведеною таблицею називають таблицю, яка створюється на основі даних зі списку з великою кількістю полів і використо­вується для зручного перегляду потрібних записів та швидкого виконання запитів, у тому числі і запитів із проміжними підсум­ками.

Зведену таблицю можна створити, використовуючи не тіль­ки списки даних у середовищі Microsoft Excel, а й зовнішні джерела інформації (наприклад, записи із баз даних, створених у середовищі Microsoft Access).

Зведені таблиці використовуються для групування значень таблиці і виведення підсумкових значень по групах. Для створення необхідно: 1.встановити курсор в будь-яку комірку таблиці і активізувати Данные \ Свободная таблица. 1 вікно: визначають який діапазон значень активізує перемикач. “В списке или БД Microsoft excel”. Кнопка Далее. 2 вікно: вводять або перевіряють діапазон комірок для створення зведеної таблиці. Далее. 3 вікно: визначають стовпці, які буде мати зведена таблиця. Для цього перетягують із переліку кнопок в потрібну частину зведеної таблиці. В частину « Данные» перетягують назву стовпця, який розраховується. В полі « Операция» вміщено перелік всіх функцій , де вибираємо потрібну. Далее. Наступне вікно : активізуємо перемикач Новый лист  або Существующий лист . при виборі Существующий лист визначають адресу комірки, з якої починається зведена таблиця.

41. Основні об’єкти субд ms Excel

Типи даних в СУБД

Кожне поле (стовпчик) повинне (краще) мати своє інформативне ім’я. Імена полів мо-жуть мати до 64 символів, крім !, крапки, апострофа, [, ].

Рекомендується не використовувати про-біли та спеціальні символи в іменах полів.

Кожне поле має свій тип, яким визна-чається, які значення будуть зберігатися в полі:

Текстовий – текст або числа, які не потре-бують проведення розрахунків, наприклад, номери телефонів. Число символів <=255.

Поле МЕМО – довгий текст. До 65535 символів. Числовий – числові дані, які використовуються для проведення розрахунків.

Інформатика

Дата/время - дати та час, які відносяться до років з 100 до 9999.

Денежньш - грошові значення та числові дані, які використо-вуються в математичних розрахунках.

Счетчик - унікальне число, що послідовно збільшується на одиницю. Автоматично вводиться при додаванні кожного нового запису в таблицю.

Логический - логічні значення, а також поля, які можуть збе-рігати одне з двох значень(True/False, Да/Нет).

Поле обьекта OLE - об’єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок тощо), зв’язаний або впроваджений в таблицю Microsoft Access.

Гиперссшлка - рядок, що складається з букв та цифр і є адресою гіперпосилання.

Мастер подстановок створює поле, у якому можна вибрати значення зі списку, або з поля зі списком, яке має набір постійних значень або значень з іншої таблиці.

42. Створення таблиць у ms Access за допомогою майстра та конструктора. Встановлення зв’язків між таблицями. Використання Схеми даних.

При створенні таблиці слід керуватися наступними принципами:

•  таблиця повинна містити всі необхідні відомості;

•  відомості в таблиці або між таблицями не повинні дублюватися;

•  кожне поле в таблиці містить конкретний факт по темі таблиці;

•  дані слід розбити на найменші логічні одиниці, наприклад, ім'я, прізвище;

Таблицю можна створити декількома способами:  1. За допомогою майстра таблиць (Table Wizard) .  2. У режимі конструктора таблиці (Table Design).  3. За рахунок імпорту даних із зовнішніх джерел.  4. За рахунок зв'язку із зовнішньою таблицею.  Майстри в Access є зручним і ефективним засобом побудови бази даних, таблиць, запитів, форм і так далі Вікно майстра таблиці можна відображувати на екрані декількома способами:  1. У вікні бази даних на панелі Об'єкти (Objects) вибрати значок Таблиці (Tables) і двічі клацнути значок Створення таблиці за допомогою майстра (Create Table By Using Wizard) (див. мал. 23.2).  2. У вікні бази даних на панелі інструментів натискувати кнопку Створити (New) (див. мал. 23.2) і в діалоговому вікні Нова таблиця (New Table) вибратиМайстер таблиць (Table Wizard) (мал. 23.11).

Створення таблиці в режимі конструктора

У вікні бази даних в режимі конструктора таблиць замість панелі інструментів бази даних відображує панель інструментів конструктора таблиць.  Для переміщення між полями використовуйте клавіші управління курсором: стрілка-управо, стрілка-вліво і так далі або клавіші Tab, Shift+Tab. 

Властивості полий таблиці

Властивості поля визначають параметри поля: розмір, тип даних і так далі Властивості полий таблиці задаються в режимі конструктора таблиць. У верхній частині вікна (мал. 23.15) наводиться список полів, в якому обов'язково вказується Ім'я поля (Field Name) і Тип даних (Data Type) . Інформація

Зв'язки між таблицями в базі даних

Сучасні бази даних зазвичай містять велику кількість взаємозв'язаних таблиць, що дозволяє уникнути повторів. Наприклад, крупні фірми можуть зберігати відомості про магазини в одній таблиці, номенклатуру товарів, отриманих цими магазинами в поточному місяці в іншій таблиці, а відомості про оптових покупців в третій таблиці. Access дозволяє працювати одночасно з декількома таблицями, кожна з яких повинна містити записи, присвячені певній темі. Зв'язок між ними встановлюється по загальних для декількох таблиць полях, наприклад, номера магазинів, через які здійснюється реалізація товару. Бажано, аби в одній з таблиць загальне поле було ключовим. Якщо таблиці взаємозв'язані, то зміни, виконані в записі однієї таблиці, можуть впливати на записі в іншій таблиці.  Для збереження повноти і цілісності даних Access накладає певні обмеження на введення і редагування даних, наприклад, неможливо видалити запис з однієї таблиці, якщо існують пов'язані з нею записи в інших таблицях.