5. Назовите основные задачи функции контроля

Необходимость функции контроля вытекает из самой сути дея­тельности предприятия, так как планы и обеспечивающая органи­зация работ по их выполнению всегда содержат неполноту и не­определенность представления деятельности предприятия в буду­щем. Множество различных факторов изменения внешней среды и обстоятельств внутри самого предприятия также могут поме­шать достижению желаемого результата. Кроме того, изменения внешних условий и внутренних переменных предприятия могут создавать новые возможности для достижения предприятием бо­лее весомого результата (дополнительной экономической или со­циальной выгоды). Эти и другие проблемы должны быть учтены при организации системы контроля на конкретном предприятии.

Основные задачи функции контроля предусматривают обеспече­ние своевременного принятия управленческих решений, направ­ленных на достижение целей и развитие предприятия. Задачи вклю­чают устранение неопределенностей (связанных с принятием пла­новых решений, изменениями внешней среды и внутренних факто­ров предприятия), предупреждение кризисных ситуаций и развитие успеха предприятия, а также обеспечение достаточной широты кон­троля его деятельности, необходимой для достижения целей.

Обнаружение и устранение неопределенности является первой и наиболее очевидной задачей контроля, вытекающей из определе­ния самой функции. Неопределенности при осуществлении хо­зяйственной деятельности предприятия связаны с возможными несоответствиями в формулировании целей, организационной структуре и разделении труда, оценке внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия. Изменение факторов внешней среды может привести к необходимости уточ­нения и корректировки принятых решений. Решение этих и дру­гих проблем составляет содержание формулируемых задач при создании системы контроля на конкретном предприятии.

Преду­преждение возникновения кризисных ситуаций предусматривает свое­временное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, для принятия неотложных мер по его недопущению.

Поддержание успеха состоит в том, чтобы определить, какие именно направле­ния деятельности предприятия наиболее эффективно могут спо­собствовать достижению его общих целей. При этом следует учи­тывать реальные возможности влияния результатов этой деятель­ности на успех предприятия, а также возможность развития этого успеха за счет концентрации его ресурсов и усилий в этом направ­лении.

Широта контроля отражает, что каждый руководитель обя­зан осуществлять эту функцию как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управления. Ни одну функцию менеджмен­та (планирование, организация, мотивация) нельзя рассматривать в отрыве от контроля.

6. Опишите содержание этапов контроля

Этапы процесса контроля. Реализация функции контроля и его задач осуществляется поэтапно.

На первом этапе обеспечивается установление стандартов и формирование критериев, определяющих конкретные показатели результатов деятельности (результативности) предприятия, кото­рые должны оцениваться в процессе контроля. Реализация этого этапа взаимосвязана с функцией планирования.

На втором этапе проводятся измерение фактически достигну­тых результатов, их сопоставление с установленными стандартами и определение отклонений от установленных величин (стандар­тов). Основными видами работ этого этапа являются определение масштаба допустимых отклонений при измерении, измерение ре­зультата, формирование и оценка ее значимости для принятия ре­шения о выявленном отклонении.

На третьем этапе предусматривается определение конкретных действий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации. Проведение необходимых коррек­тировок реализуется в случае, когда достигнутые результаты сущест­венно отличаются от установленных стандартов. При этом менед­жер может выбрать одно из трех решений: ничего не предприни­мать, пересмотреть стандарт или устранить отклонение.

Решение «ничего не предпринимать» принимается менедже­ром, когда он уверен в достижении целей организации с учетом обнаруженного несоответствия конкретного показателя (стандар­та) в контролируемом элементе. Решение об изменении стандар­тов должны принимается в случае, когда они оказываются практи­чески недостижимыми в конкретных условиях (внутренних и внешних) функционирования предприятия. При изменении стан­дарта (стандартов) должно также приниматься решение об изме­нении соответствующего плана предприятия и/или подразделе­ния. Если отклонение от стандарта не связано с его изменением, то действия должны быть направлены на выявление и устранение истинной причины такого отклонения. Управленческие воздей­ствия могут быть направлены на улучшение тех или иных внутрен­них переменных организации, совершенствование функций . управления или технологических процессов.