Автофильтр

Автофильтр используется для выбора из таблицы записей в соответствии с каким - либо условием.

Например: выбрать из списка учащихся группы 16, выбирать из общего списка товары с нулевым остатком, выбрать из общего списка сотрудников, имеющих трех и более детей (многодетные семьи).

Порядок применения авто фильтра:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выполнить команду (Данные –Фильтр –Автофильтр). В верхней ячейке каждого столбца появляется указатель раскрывающегося списка

3. Открыть раскрывающийся список столбца, данные которого следует использовать для задания условия отбора. (Например: остаток на складе, количество детей). Открывается список вариантов фильтрации: (Все, первые 10…, условия…,долее список данных). Если в столбце имеются пустые ячейки, то в нижней части списка также появляются значения: Пустые и Непустые.

4. Из списков вариантов фильтрации выбрать значение, которое должно применятся при отборе, если выбираем «Условия», то открывается дополнительное окно «Пользовательский автофильтр». В этом окне указано название столбца, два раскрывающихся списка с операторами отношения и еще два для создания нестандартного диапазона.

Например: переключатель «И» - выбирает записи, удовлетворяющие обоим условиям выбора; переключатель «ИЛИ» выбирает записи, удовлетворяющее хотя бы одному условию.

После окончательного задания диапазона щелкнуть кнопку ОК

Использование команды «Итоги» для организации списков.

Команда [ Данные- Итоги] помогает упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений и другой вспомогательной информации.

Порядок расчета промежуточных итогов.

1. Выполнить сортировку списка таким образом, чтобы записи каждой группы следовали по порядку (Например, по названию профессий)

2. Выполнить команду (Данные –Итоги –Промежуточные итоги)

3. В поле «При каждом изменении» выберите ту группу, по которой определяются промежуточные итоги. Это должен быть столбец, по которому сортировался список.

4. В поле «Операция» выберите функцию, которая будет использована при подсчете промежуточных итогов. (СУММА, СРЗНАЧ. MAX, MIN и т.д.)

5. В поле «Добавить итоги по» выберите столбец (можно несколько) для расчета промежуточных итогов (например «количество учащихся»)

6. Щелкнуть ОК для включения в таблицу промежуточных итогов.

Работа с шаблонами

Шаблоном называется файл, который служит моделью для создания листов в книге. Шаблон используется для создания однотипных документов: ежемесячные отчеты, заказы, счета и т.д. Можно воспользоваться шаблонами, входящими в состав Microsoft Office или создать свои собственные шаблоны.

Создание файла на основе существующего шаблона

1. Выполнить команду [Файл - Открыть]

2. В диалоговом окне “Открыть документы” в поле “Тип файла” из раскрывающегося списка выбрать значение “Шаблоны” (*.xlt)

В поле “Папка” открыть нужный каталог Шаблоны, из списка шаблонов выбрать нужный шаблон щелчком ЛКМ, затем щелкнуть кнопку “Открыть”.

3. Ввести информацию в открывшийся шаблон (данные, формулы, текст и т.п.)

4. Выполните команду [Файл – Сохранить как]

5. В диалоговом окне “Сохранение документа” указать папку и имя созданного документа, щелкнуть ОК