Защита листов и книг от несанкционированного доступа и внесения изменений

а). Временное скрытие столбцов и строк на время работы с другими ячейками осуществляется командой [Формат – Строка(Столбец) - Скрыть]. Предварительно строка или столбец должны быть выделены.

Для восстановления на экране скрытых строк или (столбцов) необходимо выделить прилегающие строки (столбцы), затем выполнить команду [Формат – Стоки (Столбцы) - Отобразить]. Строки и столбцы скрываются с экрана вместе с номером или буквой. При этом их фактического удаление из листа не происходит.

б). Данные листа можно защитить от изменений паролем. Для этого:

• Сделать лист текущим щелчком ЛКМ по его ярлычку;

• Выполнить команду [Сервис – Защита – Защитить лист];

• Ввести пароль в текстовое поле диалогового окна и щелкнуть кнопку ОК

При вводе пароля следует помнить, что Excel различает заглавные и строчные буквы.

Защищенные паролем данные нельзя изменить не отменив пароль.

Для того, чтобы снять защиту, необходимо выполнить команду [Сервис – Защита – Снять защиту] затем в диалоговом окне следует ввести пароль и щелкнуть [ОК].

в). Установка пароля для доступа к файлу. Установленный пароль будет запрашиваться каждый раз перед открытием файла. Если пароль будет потерян, то открыть защищенный файл уже не удастся. Пароль устанавливается при сохранении файла на диске.

После выполнения команды [Файл – Сохранить как] в диалоговом окне выбирается диск и записывается имя файла. Затем следует выполнить команду [Сервис – Общие параметры]. Опция Сервис находится в диалоговом окне «Сохранение документа». После этого открывается дополнительное диалоговое окно «Параметры сохранения» с двумя текстовыми полями. В поле «пароль для открытия файла» вводится пароль, который служит для того, чтобы файл могли открыть пользователи, знающие этот пароль.

В поле «Пароль разрешения записи» вводится пароль, дающий право производить в файле какие – либо изменения. Без знания этого пароля нельзя будет редактировать файл.

Для снятия пароля необходимо выполнить команду [Файл – Сохранить как], в диалоговом окне выполнить команду [Сервис – Общие параметры], затем удалить пароль из текстового поля «Пароль для открытия файла».

Создание и редактирование диаграммы в Excel

Диаграммы создаются на основе данных существующих листов, так что перед построением диаграммы необходимо создать лист, содержащий все необходимые цифры и факты. Данные для построения диаграммы могут быть размещены в разных местах листа, но лучше размещать их так, чтобы их легко можно было выделять и комбинировать, а так же преобразовывать их в диаграммы. В Excel можно создать 14 основных типов диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей.

Порядок и создание диаграммы:

1. Выделить диапазон ячеек с данными для построения диаграммы.

2. Выполнить команду [Вставка - Диаграмма] или щелкнуть ЛКМ кнопку «Мастер диаграмм» на панели “Стандартная”

3. Открывается окно мастера диаграмм.

Работа мастера диаграмм выполняется в пошаговом режиме (4 шага). Переход от одного шага к последующему происходит щелчком по кнопке «Далее»

1 шаг: выбор типа диаграммы

2 шаг: в диалоговом окне отображен диапазон ячеек, на основании которых строится диаграмма. Можно изменить этот диапазон, либо «просто щелкнуть кнопку «Далее».

3 шаг: задаются параметры диаграммы.

На вкладке Заголовки можно ввести название диаграммы (несколько названий).

На вкладке Легенда можно отредактировать область легенды. (обычно содержит распределение соответствия цвета, частей диаграммы и данных).

На вкладке «Подписи данных» можно выбрать тип подписей (значения, части, доля и т. д.)

4 шаг: задается размещение диаграммы: на имеющемся месте либо на отдельном.

При выборе «на имеющемся» диаграмма размещается как объект текущего листа, может быть изменена в размерах (за узелки), может быть перемещена на другое место листа методом «Держать и тащить», может быть удалена клавишей Delete.

При выборе «на отдельном листе» в текстовом поле можно вписать название листа : «Диаграмма 1» или «Сводная диаграмма» и т. д.

Последний шаг завершает подготовку диаграммы. Для выполнения построения диаграммы следует щелкнуть кнопку «Готово» в окне мастера диаграмм.

Форматирование диаграммы можно производить с помощью панели инструментов «Диаграмма» [Вид – Панели инструментов - Диаграммы]. Кроме того, двойным щелчком мыши на диаграмме открывается диалоговое окно “Формат области диаграммы”. В этом окне, на вкладке “Вид” можно добавить обрамление к диаграмме. На вкладках “Шрифт” и “Свойства” можно изменить другие параметры: название, подписи, символы и т. п.

Форматирование отдельных элементов диаграммы можно произвести двойным щелчком ЛКМ на соответствующем элементе. При этом вокруг элемента появляются маркеры выделения.

Затем следует выполнить команду [Формат – Выделенные подписи данных] или [Формат – Выделенное название диаграммы].

В открывшемся диалоговом окне имеются вкладки Вид, Шрифт, Выравнивание для изменения атрибутов формата текста и добавления границ или цвета. После выбора параметров диалоговое окно следует закрыть кнопкой ОК.

При создании гистограмм, линейчатых, точечных, пузырчатых, цилиндрических, конических и пирамидальных диаграмм можно нанести на них линии сетки, проходящие по горизонтали от оси Y или вертикально от оси X. Сетка помогает связать изображение на диаграмме с численными значениями и оказывается особенно полезной при точных сравнениях по различным категориям данных. Для нанесения сетки необходимо:

1. Дважды щелкнуть ЛКМ на области диаграммы.

2. Выполнить команду [Диаграмма – Параметры диаграммы – Линии сетки].

3. Установить флажки в поля “Основные линии”, “Промежуточные линии”

4. Щелкнуть кнопку ОК.

На готовую диаграмму можно нанести дополнительные линии и надписи с помощью панели «рисование». Для этого необходимо дважды щелкнуть ЛКМ по диаграмме, затем выбрать инструмент на панели «Рисование», (стрелка, линия, надпись) и внести в диаграмму соответствующие изменения. Добавленные элементы рисунка можно перемещать по диаграмме, задавать цвет линий и шрифта, удалять.