6.2. Управление запасами и дебиторской задолженностью
Большое влияние на финансовое состояние предприятия и его производственные результаты оказывает состояние производственных запасов. В целях нормального хода производства и сбыта продукции запасы должны быть оптимальными. Увеличение удельных запасов может свидетельствовать о: расширении масштабов деятельности предприятия; стремлении защитить денежные средства от обесценивания под воздействием инфляции; неэффективном управлении запасами, вследствие чего значительная часть капитала замораживается на длительное время в запасах, замедляется его оборачиваемость. Кроме того, возникают проблемы с ликвидностью, увеличивается порча сырья и материалов, растут складские расходы, что отрицательно влияет на конечные результаты деятельности. Все это свидетельствует о спаде деловой активности предприятия.
В то же время недостаток запасов (сырья, материалов, топлива) также отрицательно сказывается на производственных и финансовых результатах деятельности предприятия. Поэтому каждое предприятие должно стремиться к тому, чтобы производство вовремя и в полом объеме обеспечивалось всеми необходимыми ресурсами и в то же время, чтобы они не залеживались на складах.
Анализируя материально-производственные запасы, необходимо определить и изучить показатели, характеризующие состояние, обеспеченность и эффективность использования средств, вложенных в материально-производственные запасы. Но для этого, в свою очередь, необходимо знать и уметь рассчитывать показатели, их характеризующие. К показателям, характеризующим состояние материально-производственных запасов, относятся:
• сумма материально-производственных запасов в целом и по их видам;
• структура материально-производственных запасов;
• материально-производственные запасы в днях их использования;
• доля материально-производственных запасов в общей сумме оборотных средств;
• соотношение темпа роста отдельных видов материально-производственных запасов с темпами роста производства и реализации.
На основании суммы материально-производственных запасов определяется их размер и изменение за определенный период, производится сравнение темпов роста отдельных их видов с изменением объема производства и реализации, определяются другие показатели состояния, обеспеченности и эффективности использования средств в материально-производственных запасах.
Структура материально-производственных запасов определяется путем расчета удельного веса каждого вида в общей их сумме. На основе структуры определяется доля каждого вида материально-производственных запасов в общей сумме и возможность превращения их в денежные средства. Так, если большая доля средств находится в производственных запасах или в незавершенном производстве, средства предприятий иммобилизованы и они могут быть возвращены только после изготовления готовой продукции и ее реализации. Рост удельного веса готовой продукции также должен насторожить руководство предприятия, ибо это может быть результатом плохого спроса на продукцию предприятия.
Материально-производственные запасы в днях использования характеризуют на сколько дней работы предприятие обеспечено существующими запасами. Каждый вид материально-производственных запасов имеет свою методику определения.
Для того, чтобы определить производственные запасы в днях обеспечения, необходимо сумму производственных затрат разделить на однодневные производственные затраты, т.е. по формуле:
П3днях - производственные запасы в днях обеспечения;
ПЗ - сумма производственных запасов;
З1 - производственные затраты за отчетный период.
Т – длина анализируемого периода в днях
Такая методика расчета объясняется тем, что остатки производственных запасов предназначены для использования в производственных целях и от их объема зависит бесперебойное обслуживание производственного цикла.
Анализ состояния производственных запасов необходимо начинать изучения их динамики и проверки соответствия фактических остатков их плановой потребности. Размер производственных запасов и стоимостном выражении может измениться как за счет количественного, так и стоимостного (инфляционного) факторов. Расчет влияния количественного (К) и стоимостного (Ц) факторов на изменение суммы запасов (3) по каждому виду осуществляется способом абсолютных разниц:
Период оборачиваемости запасов (сырья и материалов) равен времени хранения их на складе от момента поступления до передачи и производство. Чем меньше этот период, тем меньше при прочих равных условиях производственно-коммерческий цикл. Он определяется следующим образом:
Впз – время обращения производственных запасов
Спз - Среднее сальдо по счетам производственных запасов
Т – период обращения в днях
Рпз - Сумма израсходованных запасов за отчетный период
Замедление оборачиваемости запасов может произойти за счет накопления излишних, неходовых, залежалых материалов, а также за счет приобретения дополнительных запасов и связи с ожиданием роста темпов инфляции и дефицита. Поэтому следует выяснить, нет ли в составе запасов неходовых, залежалых, ненужных материальных ценностей. Это легко установить по данным складского учета или сальдовым ведомостям. Если по какому-либо материалу остаток большой, а расхода на протяжении года не было или он был незначительным, то его можно отнести к группе неходовых запасов. Наличие таких материалов говорит о том, что оборотный капитал заморожен на длительное время в производственных запасах, в результате чего замедляется его оборачиваемость.
Для оперативного управления запасами делается более детальный анализ их оборачиваемости по каждому виду. Для этого средний остаток запаса делится на его однодневный средний расход.
На многих предприятиях в последнее время большой удельный вес в оборотных активах занимает готовая продукция. Это связано с ростом конкуренции, потерей рынков сбыта, снижением спроса из-за низкой покупательной способности субъектов хозяйствования и населения, высокой себестоимостью продукции, неритмичностью выпуска и отгрузки и др. Увеличение остатков готовой продукции на складах предприятия приводит к длительному замораживанию оборотного капитала, отсутствию денежной наличности, потребности в кредитах и уплаты процентов по ним, росту кредиторской задолженности поставщикам, бюджету, работникам предприятия по оплате труда и т.д. В настоящее время - это одна из основных причин низкой платежеспособности предприятий и их банкротств.
Продолжительность нахождения капитала в готовой продукции (Вгп) равна времени хранения готовой продукции на складах с момента поступления из производства до отгрузки покупателям:
Вгп – время обращения готовой продукции
Сгп - Среднее сальдо по счету Готовая продукция
Т – период обращения в днях
КОгп – сумма кредитововго оборота по счету «Готовая продукция»
Для анализа состава, длительности и причин образования сверхнормативных остатков готовой продукции по каждому ее виду используются данные аналитического и складского учета, инвентаризации и оперативные сведения отдела сбыта, службы маркетинга, С целью расширения и поиска новых рынков сбыта необходимо изучать пути снижения себестоимости продукции, повышения ее качества и конкурентоспособности, структурной перестройки экономики предприятия, организации эффективной рекламы и т.д.
Значительный удельный вес в оборотных активах предприятий занимает незавершенное производство. Увеличение остатков незавершенного производства может свидетельствовать, с одной стороны о расширении производства, а с другой — о замедлении оборачиваемости капитала в связи с увеличением продолжительности производственного цикла.
Продолжительность производственного цикла (Впц) равна времени, в течение которого производится продукция:
Впц – время обращения производственного цикла
НП - средние остатки незавершенного производства
Т – длина анализируемого периода в днях
С - себестоимость выпущенной продукции
Необходимо проанализировать также продолжительность процесса производства по каждому виду продукции и установить факторы ее изменения. Период производственного цикла зависит от интенсивности, технологии, организации производства, материально-технического снабжения и других факторов. Сокращение его свидетельствует о повышении деловой активности предприятия.
Одним из важных моментов определения эффективности использования средств в материально-производственных запасах является определение суммы средств высвободившихся (дополнительно вовлеченных) средств в производство в результате ускорения (замедления) оборачиваемости средств в материально-производственных запасах.
Чтобы определить сумму средств, высвободившихся (дополнительно вовлеченных) в результате ускорения (замедления) оборачиваемости материально-производственных запасов, необходимо однодневную выручку от реализации произведенной продукции умножить на число дней ускорения (замедления) их оборачиваемости.
Вмпз1 и Вмпз0 – время обращения материально-производственных запасов соответственно в отчетном и базисном периоде;
ВР1/Т – однодневная выручка от реализации отчетного периода
Большое влияние на оборачиваемость капитала, вложенного в оборотные активы, а следовательно, и на финансовое состояние предприятия оказывает увеличение или уменьшение дебиторской задолженности. Искусство управления дебиторской задолженностью заключается в оптимизации ее общего размера и обеспечении своевременной инкассации.
Резкое увеличение дебиторской задолженности и ее доли в оборотных активах может свидетельствовать о неосмотрительной кредитной политике предприятия по отношению к покупателям либо об увеличении объема продаж, либо неплатежеспособности и банкротстве части покупателей. Дебиторская задолженность может уменьшиться, с одной стороны, за счет ускорения расчетов, а с другой — из-за сокращения отгрузки продукции покупателям. Следовательно, рост дебиторской задолженности не всегда оценивается отрицательно. Необходимо различать нормальную и просроченную задолженность. Наличие последней создает финансовые затруднения, так как предприятие будет чувствовать недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы и др. Кроме того, замораживание средств в дебиторской задолженности приводит к замедлению оборачиваемости капитала. Просроченная дебиторская задолженность означает также рост риска непогашения долгов и уменьшение прибыли. Поэтому каждое предприятие заинтересовано в сокращении сроков погашения причитающихся ему платежей.
Ускорить платежи можно путем совершенствования расчетов, своевременного оформления расчетных документов, предварительной оплаты, применения вексельной формы расчетов и т.д.
Все показатели, используемые для изучения хозяйственной деятельности, должны способствовать на их основе делать правильные выводы, а также принимать эффективные управленческие решения, осуществлять реальное планирование и производить анализ финансово-хозяйственной деятельности. Тогда как выше приведенные показатели не являются таковыми и на их основе невозможно принимать какие-либо управленческие решения.
Для изучения дебиторской задолженности мы рекомендуем исчислять и использовать следующие показатели: сумма остатков дебиторской задолженности; структура дебиторской задолженности; коэффициент иммобилизации капитала; коэффициент иммобилизации оборотных средств; коэффициент соотношений кредиторской и дебиторской задолженности; • коэффициент просроченной дебиторской задолженности.
Сумма дебиторской задолженности. Данные берутся из формы № 1 «Бухгалтерский баланс» и формы № 5, раздел 2 «Дебиторская задолженность». Дебиторская задолженность во 2-м разделе баланса по статьям «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются по более чем через 12 месяцев после отчетной даты и «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты» .
На основании суммы дебиторской задолженности определяется их увеличение и снижение за определенный период. Следует иметь в виду, что не всякое их увеличение является ухудшением финансового состояния. Для этого необходимо сравнить темп роста дебиторской задолженности с темпом роста объема реализации продукции. Если темп роста дебиторской задолженности выше темпа роста объема реализации продукции - это свидетельствует о неплатежеспособности покупателей и заказчиков.
Структура дебиторской задолженности, которая выражается в процентах каждого вида в общей их сумме. На основании этого показателя выявляется доля каждого вида дебиторской задолженности в общей их сумме, которая зависит от расчетно-платежной дисциплины партнеров предприятия и уровня выполнения договорных обязательств каждой из сторон. Особое внимание следует обратить на просроченную дебиторскую задолженности, рост которой указывает на ухудшение финансового состояния предприятия.
Коэффициент иммобилизации капитала - характеризует долю дебиторской задолженности в общей сумме хозяйственных средств, чем выше этот коэффициент, тем больше средств отвлечено из общей суммы капитала в дебиторскую задолженность и находится у других юридических и физических лиц.
ДЗ. - дебиторская задолженность;
К - сумма хозяйственных средств (капитала) предприятия.
Коэффициент иммобилизации оборотных средств характеризует долю дебиторской задолженности в оборотных средствах, чем выше этот коэффициент, тем больше оборотных средств отвлечено из оборота в дебиторскую задолженность и находится у других юридических и физических лиц.
ДЗ – дебиторская задолженность
Об.С. - сумма оборотных средств.
Коэффициент соотношений кредиторской и дебиторской задолженности характеризует долю кредиторской задолженности в дебиторской и определяется по формуле:
КЗ – кредиторская задолженность
ДЗ – дебиторская задолженность
Если этот коэффициент более 1,0 - это указывает на превышение кредиторской задолженности над дебиторской, т.е. привлеченные средства в общей сумме хозяйственных средств превышают средства, находящиеся у других юридических и физических лиц и, наоборот, если этот коэффициент меньше 1,0 - средства, переданные в пользование другим юридическим и физическим лицам, превышают привлеченные средства. Желательно, в целях обеспечения выполнения договорных обязательств предприятия и оптимизации расчетно-платежной дисциплины, чтобы размер дебиторской задолженности соответствовал размеру кредиторской задолженности в равном объеме.
Коэффициент просроченной дебиторской задолженности - характеризует долю просроченной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности. Увеличение этого коэффициента указывает на имеющиеся недостатки по взысканию задолженности, ухудшение финансового состояния, расчетно-платежной дисциплины со стороны заказчиков, покупателей и др.
ДЗ – дебиторская задолженность
ДЗпр - сумма просроченной дебиторской задолженности
Работник, занимающийся управлением дебиторской задолженностью, должен сосредоточить внимание на наиболее старых долгах и уделить больше внимания крупным суммам задолженности. Важно изучить также качество и ликвидность дебиторской задолженности. Одним из показателей, используемых для этой цели, является период оборачиваемости дебиторской задолженности, или период инкассации долгов. Он равен времени между отгрузкой товаром и получением за них наличных денег от покупателей:
Вдз – время обращения дебиторской задолженности
ДЗ – средние остатки дебиторской задолженности
ДЗп – сумма погашенной дебиторской задолженности
Для характеристики качества дебиторской задолженности определяется и такой показатель, как доля резерва по сомнительным долгам в общей сумме дебиторской задолженности. Рост уровня данного коэффициента свидетельствует о снижении качества последней.
Эти показатели сопоставляют в динамике со среднеотраслевыми данными, нормативами и изучают причины увеличения продолжительности периода нахождения средств в дебиторской задолженности (неэффективная система расчетов, финансовые затруднения у покупателей, длительный цикл банковского документооборота и т.д.).
Качество дебиторской задолженности оценивается также удельным весом в ней вексельной формы расчетов, поскольку вексель выступает высоколиквидным активом, который может быть реализован третьему лицу до наступления срока его погашения. Вексельное обязательство имеет значительно большую силу, чем обычная дебиторская задолженность. Увеличение удельного веса полученных векселей общей сумме дебиторской задолженности свидетельствует о повышении ее надежности и ликвидности.
Особую актуальность проблема неплатежей приобретает к условиях инфляции, когда происходит обесценивание денег. Чтобы подсчитать убытки предприятия от несвоевременной оплаты счетов дебиторами, необходимо из просроченной дебиторской задолженности вычесть ее сумму, скорректированную на индекс инфляции за этот срок.
Для улучшения финансового состояния предприятия необходимо принять все меры к ликвидации просроченной дебиторской задолженности, а также улучшению расчетно-платежной дисциплины с покупателями и заказчиками, работниками предприятия. Необходимо выяснить по каждому виду просроченной дебиторской задолженности причины их образования, возможность возврата этих средств, разработать конкретные рекомендации по их уменьшению.