Знайомство з технологіэю автоматизації обробки документів
Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв’язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів).
Первинний облік — це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.
Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систематизується й об’єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.
Як уже зазначалося, існують такі основні способи обробки облікової інформації: ручний без застосування обчислювальних машин; механізований із застосуванням клавішних обчислювальних машин з неавтоматизованим введенням даних; механізований із застосуванням електромеханічних обчислювальних машин з автоматизованим введенням даних; автоматизований із застосуванням електронних обчислювальних машин (персональних комп’ютерів) з автоматизованим введенням даних; комп’ютерний; автоматизоване документування.
У разі ручної та механізованої обробки облікової інформації дані сприймаються за безпосередньої участі людини. Тому первинна облікова інформація має бути підготовлена на людиночитаному носії, тобто зареєстрована в установленому порядку на паперових бланках у традиційних первинних документах. Завдяки цьому задовольняються вимоги до первинної інформації як щодо документування, так і стосовно її придатності для подальшої обробки. За таких способів обробки облікової інформації функції її первинного обліку та підготовки реалізуються як єдиний комплекс методів і засобів, а процес підготовки первинної інформації повністю збігається з процесом первинного обліку. Коли ж ідеться про організацію автоматизованого бухгалтерського обліку, розглянуті способи обробки облікової інформації непридатні.
Застосування механізованого способу обробки інформації зумовило модифікацію вимог до підготовки первинної інформації, форми подання та складу даних, які передаються на обробку. Передусім відповідні зміни зумовлені потребою підготовки первинної інформації, яка обробляється на машиночитаному носії — перфокартці — для автоматизованого введення, а також розширенням кола можливостей автоматизованої обробки, що дасть змогу автоматизувати процес отримання деяких характеристик господарських операцій і відповідно виключити їх зі складу первинної інформації. Проте найістотніші зміни зумовлює підготовка саме машиночитаного носія: розмежовуються функції первинного обліку та підготовки інформації. Спроби використати спільний носій (дуалькартки) для документування та обробки первинної інформації за допомогою перфораційної техніки не мали успіху через недосконалість технічної бази й організаційні труднощі. Тому для підготовки перфокарток знадобилися спеціальні технічні засоби, а також відповідний персонал. Отже, підготовка інформації відокремлена від системи первинного обліку і є самостійним етапом технологічного процесу механізованої обробки облікової інформації.
За умов механізованого бухгалтерського обліку технологічні ланцюжки, які забезпечують отримання різних носіїв, різняться за певними технологічними операціями, хоча й ідентичні за функціональним змістом. Зазначене розмежування двох функціонально ідентичних процесів є нераціональним і негативно позначається на ефективності впровадження розглянутих способів обробки інформації. Подальший розвиток засобів обробки інформації сприяв використанню комп’ютерів у процесі автоматизованої обробки облікової інформації. Проте організація збору та реєстрації первинної облікової інформації в принципі все ще лишається такою самою, як і в разі механізованої обробки інформації. Це пояснюється насамперед жорсткими вимогами до форми та умов документування первинної облікової інформації. Ці вимоги ускладнюють використання як виправдальних документів безпосередньо машиночитаних носіїв, гальмують упровадження нетрадиційних методів і способів документування інформації, а також створюють труднощі в роботі персоналу, який здійснює збір та реєстрацію первинної облікової інформації.
Тепер з огляду на застосування АРМБ удосконалення методів і способів документування та підготовки первинної інформації набуло особливої актуальності. Сучасні технічні та програмні засоби реєстрації, формування й передавання первинної інформації дозволяють задовольнити вимогу методології бухгалтерського обліку, забезпечити порядок документування облікової інформації, сприяють адаптації облікового персоналу до нових методів і засобів документування облікової інформації, підвищують вірогідність та оперативність отримуваної первинної інформації, знижують трудомісткість документування й підготовки первинної облікової інформації. Тому одним з найважливіших завдань автоматизації бухгалтерського обліку є конкретизація вимог методології з позиції використання нових методів і засобів документування та підготовки первинної інформації.
Вирізняють чотири напрямки організації процесів формування документів і підготовки первинної інформації.
Напрямок перший.Застосовуються методи та способи традиційного документування й підготовки, що не потребують зміни звичного порядку оформлення первинних документів, тобто можуть бути використані в рамках існуючого методологічного і організаційного забезпечення.
Первинні дані формуються набором з первинного документа, який надійшов до бухгалтерії чи певного структурного підрозділу.
Напрямок другий . Традиційний порядок документування й підготовки первинної інформації зазнає змін, насамперед щодо використання як первинного виправдального документа машиночитаного носія. У такому разі доводиться розширювати й змінювати нормативні документи, що регламентують порядок, методи і способи документування, а також процес подальшого використання первинної облікової інформації.
Напрямок третій охоплює способи, які дають змогу формувати первинну інформацію на основі стандартних штрихів, що подають якісні та кількісні характеристики об’єктів. Ці стандарти можна використовувати практично для всіх об’єктів обліку. Під час підраховування цих штрихів на місці використання цінностей формуються відповідні записи на машинних носіях.
Напрямок четвертий . Застосовуються способи автоматизованого формування сигналів про зміни стану виробництва. Основною характеристикою цієї системи первинного обліку є використання інформації, яка формується в гнучких автоматизованих комплексах (ГАК). Первинна облікова інформація формується автоматично розрахунком показників вимірювального приладу, який установлюють у певних точках технологічного ланцюжка процесу виробництва продукції.
До організації процесу документування первинної облікової інформації ставляться такі вимоги: повна реєстрація всієї зібраної первинної облікової інформації; документування всієї зареєстрованої первинної облікової інформації; належне оформлення носія, який надає йому сили юридичного виправдального документа; правильність і вірогідність зареєстрованої в документі первинної інформації; можливість перевірки в установленому порядку виконання зазначених щойно вимог. З погляду цих вимог дуже важливими є подальші характеристики процесу документування первинної облікової інформації — властивості носія, використовуваного як первинний документ, умови реєстрації первинної інформації в документі, умови формування та передавання первинного документа, склад його інформації. Первинним документом може бути носій, який забезпечує можливість фіксації первинної інформації в установленому місці її реєстрації способом, доступним і зручним обліковому персоналу. При цьому інформація зберігається в тому самому вигляді, в якому вона була зареєстрована впродовж установленого терміну без спеціальних засобів захисту й відновлення.
Умови реєстрації первинної інформації (даних) у документі мають забезпечувати персональну відповідальність облікових працівників за правомочність кожного первинного документа і вірогідність первинної інформації, що міститься в ньому. Цього можна досягти з допомогою методів і засобів авторизації документа, реєстрації в ньому спеціальної факсимільної інформації, повністю ідентифікувавши особу, котра вчинила, дозволила або зареєструвала подію, що відбулася в господарській діяльності підприємства. Крім того, буде обмежено доступ до засобів реєстрації і стане можливим виявляти кожний неправомочний документ, а також випадки несанкціонованого використання засобів реєстрації, запобігаючи реєстрації даних особами, не наділеними відповідними правами. Умови формування первинного документа мають забезпечувати отримання документа, інформація якого задовольняє вимоги подальшої обробки, зберігання, контролю та аналізу. Щоб реалізувати ці умови, розробляють регламент маршруту формування документів (сукупність місць реєстрації та послідовність їх проходження), який забезпечує порядок реєстрації первинної інформації в документі, склад інформації, яка реєструється в кожному пункті маршруту формування і забезпечує додержання вимог щодо змісту всіх документів, котрі підлягають реєстрації в цьому пункті, а також терміни формування, виконання яких гарантує своєчасне одержання первинних документів.
У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби — відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.
За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання. Технологію автоматизованого документування за допомогою комп’ютерної техніки унаочнює рис. 4.3.
Рис. 4.3. Технологія автоматизованого документування
Умови передавання первинного документа мають забезпечувати незмінність (збереження) інформації в процесі її проходження за маршрутом формування, а також фізичну цілість об’єкта передавання. Об’єктом передавання є окремий документ або сукупність документів, що передаються як одне ціле. Спосіб реалізації цих умов залежить від типу носія та об’єкта передавання.
Організація передавання має регламентувати терміни передавання, забезпечуючи своєчасність формування документа й підготовки інформації до обробки, а також порядок передавання документів. Це дає змогу встановити персональну відповідальність за документи на кожному пункті передавання, уточнити склад супровідної документації та однозначно ідентифікувати об’єкт передавання й установити його змістову цілість, визначити методи й засоби обмеження доступу, забезпечити фізичну цілість об’єкта передавання або виявити її порушення.
Цільовим призначенням автоматизованого документування є оформлення первинної облікової інформації у вигляді цілісного документа і підготовка такої інформації до автоматизованої обробки. Автоматизоване документування виконує людина з використанням технічних засобів у двох варіантах:
1) з одержанням двох носіїв інформації, один з яких — людиночитаний — являє собою первинний документ, а другий — машиночитаний — його копію;
2) з формуванням лише машиночитаного носія, що також є первинним документом.
Останній варіант автоматизованого документування є принципово новим, оскільки передбачає одержання документа безпосередньо на машиночитаному носії. У світлі існуючих тенденцій розвитку методів і засобів обробки інформації автоматизація документування може розглядатися як один із кроків у створенні та впровадженні інтелектуальних терміналів, а також як одне із завдань, виконуваних за допомогою системи інтелектуальних терміналів (АРМ бухгалтера).
Тепер для поєднання властивостей документа і машиночитаного носія використовуються графічні позначення (наприклад, магнітне чорнило) і стилізовані шрифти.
Порядок оформлення машиночитаних первинних документів повинен їх задовольняти, а також забезпечувати вірогідність і точність облікової інформації. Зокрема, оформлення машиночитаних первинних документів має підпорядковуватися таким умовам:
• однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціоноване введення і реєстрацію відображених у документах господарських операцій;
• запобігати можливості неправильного оформлення документів, наприклад обмеженням доступу до технічних засобів реєстрації інформації;
• своєчасно, до відображення інформації документів у бухгалтерському обліку, виявляти незаконно здійснені і неправильно документовані господарські операції;
• контролювати правильність інформації документа у процесі його створення, виправляти виявлені помилки;
• у разі потреби відновлювати інформацію, відбиту в документах.
Машиночитаний первинний обліковий документ має містити відомості (найменування, номер і т. ін.), що дають змогу однозначно ідентифікувати його; умови (дату, місце тощо) його складання; зареєстровані в ньому господарські операції (їх зміст і основа, характеристики); осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію. Найменування документа, умови його складання, зміст господарської операції та її основа в документі можуть бути зафіксовані у вигляді кодів. У такому разі потрібна довідкова інформація для розшифрування цих кодів. У машиночитаному документі допускається не фіксувати характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яку можна дістати на підставі НДІ або розрахунками (наприклад, найменування об’єктів обліку і т. ін.). Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів та за інформацію, що міститься в них, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем) або іншими засобами авторизації, що дають змогу однозначно і вірогідно ідентифікувати конкретну особу. Належність (або засіб присвоєння) коду (паролю) конкретній особі має бути зареєстрована в установленому порядку.
Одним із важливих напрямків удосконалення первинного обліку є використання штрихового коду, який проставляють на матеріальних цінностях, товарах, готовій продукції.
Використання штрихового коду дає змогу побудувати нову автоматизовану систему формування первинних даних і відкриває новий підхід до вдосконалення методології первинного обліку на підприємствах.
Штрихове кодування є одним із типів автоматизованої ідентифікації, що ґрунтується на методі оптичного зчитування інформації.
Метою штрихового кодування інформації є відображення інформаційних властивостей товарів, які забезпечують реальну можливість відстежувати їх рух до споживача, чим забезпечується підвищення ефективності управління підприємством.
Штриховий код присвоюється одиницям обліку відповідно до нормативних документів національної нумерувальної організації або згідно з рекомендаціями Міжнародної організації Північної Америки, що відповідає за присвоєння коду. Існують групи товарів (матеріальних цінностей, готової продукції), на яких може проставлятися так званий внутрішній штриховий код, що є унікальним лише для певного середовища і використовується виключно в ньому. За допомогою штрихових кодів на місці відвантаження, продажу, відпуску матеріальних цінностей (готової продукції, товару) формуються первинні облікові дані без письмового оформлення первинної інформації. Це досягається визнанням штрихових кодів і автоматизованим формуванням на АРМ бухгалтера необхідної первинної інформації. Завдяки цьому організується безпаперове оформлення господарської операції з чітким формуванням інформації в інформаційній базі і з відображенням особи, відповідальної за первинну господарську операцію. Штрихові коди за допомогою спеціальних лічильних засобів перетворюються на необхідну первинну інформацію.
Для відокремлення штрихового коду від носіїв інформації використовують сканувальні пристрої різного роду: контактні олівці та сканери, лазерні сканери і мобільні термінали, які зчитують інформацію на відстані.
У результаті введення інформації до інформаційної бази з використанням нормативно-довідкової інформації визначається вартість матеріальних цінностей, готової продукції або товару, а також доповнюються сталі показники. У разі потреби форма введених даних може бути відображена на дисплеї або на друкувальному пристрої. Схему технологічного процесу реєстрації первинної інформації подано на рис. 4.4.
Рис. 4.4.
