Основні прийоми редагування

Метод перенести-і-залишити  Word має корисною можливістю переміщати і копіювати виділений текст і графіку за допомогою перетягування мишею (метод drag-and-drop). Правильне використання цього методу прискорює обробку документа  Обмін даними за допомогою буфера обміну  Word (як і всі додатки Windows) використовує тимчасову область пам'яті - Буфер Обміну - для зберігання даних, які ви хочете скопіювати або перемістити в інше місце або цього ж документа, або в інший відкритий документ. Причому обмін даними можна робити між різними додатками Windows і ці дані можуть бути в текстовому, графічному або змішаному вигляді.   Можна намалювати схему або малюнок в графічному редакторі Paint, скопіювати ілюстрацію в буфер обміну і вставити її в документ Word. Використання Буфера обміну для цих цілей називається вирізанням, копіюванням і вставкою.  Копіювання, вирізання та вставка  Щоб копіювати або вирізати фрагмент тексту (графіки) в Буфер Обміну, його треба виділити.  Слід застосовувати команду:  • копіювати фрагмент в буфер обміну, якщо треба, щоб він і залишився в цьому місці документа, і з'явився в іншому;  • вирізати фрагмент в буфер обміну, коли треба видалити його з одного місця документа і перенести в інше.  Вставити з буфера обміну скопійований чи вирізаний туди фрагмент можна будь-яку кількість разів, при чому цей фрагмент буде з'являтися в тому місці тексту, де розташований курсор вводу.  В буфер обміну можна помістити лише один фрагмент тексту, і цей фрагмент буде зберігатися в буфері, поки Ви не помістіть туди інший текст чи графіку або не вийдете з Word.  Операції вирізати, копіювати, вставити можна виконати:  1. або використовуючи кнопки стандартної панелі інструментів,  2. або відповідні команди з меню Правка,  3. або за допомогою команд контекстного меню, яке виводиться клацанням правої клавіші миші всередині виділеного фрагмента тексту (графіки).  Крім операцій вирізати і копіювати, виділений текст можна:  • видалити клавішею Del.  • форматувати, змінюючи шрифт і параметри абзаца.  Команди Знайти і Замінити  Режим пошуку або заміни дозволяє швидко знайти фрагмент тексту, графіки або будь-який інший елемент документа, і, якщо потрібно, замінити знайдений фрагмент на інший. Причому заміну можна провести автоматично відразу в усьому документі, скільки б разів не зустрічався там замінимий фрагмент. Елементом пошуку може бути і спеціальний символ, наприклад, маркер кінця абзацу або символ табуляції. Всі ці дії виконуються за допомогою команд Знайти і Замінити з меню Правка.  Команди Знайти і Замінити використовуються для:  • Пошуку всіх входжень фрагмента тексту. При цьому можна задати пошук тексту, відформатованого певним чином, зокрема, напівжирного або з яких-небудь шаблоном розстановки заголовних букв. Наприклад, можна шукати все входження слів "синій" на відміну від "синій", або "Зелений" на відміну від "зелений".  • Пошуку входжень певного тексту заміна його на інший текст. Можна домовитися про те, чи є шуканий фрагмент тексту цілим словом або його частиною, щоб, наприклад, при необхідної заміні кл на клавіша, не замінилося буквосполучення кл в слові включити. Можна одночасно з заміною тексту виготовляти і заміну форматування. Наприклад, поставити заміну фрази "Фірма Лотос" на "АТ Лотос".  • Пошуку заміна форматування і стилів. Наприклад, знайти весь підкреслений текст і замінити його на курсив, або знайти всі абзаци з певним стилем, щоб застосувати до них інший стиль, або змінювати фрагмент тексту лише в тих випадках, коли він зустрічається в абзаці певного стилю. При заміні формату замінюється кожне її входження, наприклад, якщо замінювати шрифт Arial на шрифт Times New Roman, то змінитися і напівжирний текст з шрифтом Arial на напівжирний текст з шрифтом Times New Roman.  За замовчуванням пошук здійснюється в усьому документі, включаючи примітки, виноски і колонтитули. Можна керувати пошуком, встановлюючи відповідні опції в діалоговому вікні Знайти:  • шукати тільки в частині документа, що знаходиться позаду чи попереду поточного становища курсору введення;  • шукати тільки цілі слова, а не частини слів, в тому числі і при пошуку формату шукати лише цілі слова із зазначеним форматуванням;  • шукати текст по спеціально запровадженого шаблону. 

Як знайти текст або форматування:  1. У меню Правка вибрати команду Знайти - з'явиться вікно, аналогічне малюнку, наведеному нижче.  2. В поле Що виконати одну з дій.  3. Поставити необхідні опції управління пошуком.  4. Натиснути кнопку Знайти далі Якщо текст або форматування знайдуться, документ відкриється на сторінці, де цей текст розташований. Можна редагувати текст і при відкритому діалозі Знайти, а потім продовжити пошук, натиснувши кнопку Знайти далі.  5. Щоб закінчити пошук - натиснути кнопку Відмінити або закрити вікно Знайти.  Як замінити текст або форматування  1. Вибрати в меню Правка команду Замінити (або в діалозі Знайти кнопку Замінити.)  Діалогове вікно Замінити, крім полів і опцій управління пошуком, таких же, як у вікні Знайти, мають ще додаткове полі Замінити на:  2. Заповнити поле Замінити на: за такими ж правилами, що і поле Що.  3. Виконати одну з таких дій.  Три способи вставки часто використовуваної інформації  1. Автозаміна  За допомогою автозаміни Word автоматично заміняє елементи при наборі.Наприклад, можна створити скорочення для часто зустрічаються в тексті (або для важко набираються) слів і словосполучень.  За допомогою автозаміни можна також розшифровувати абревіатури чи виправляти часто зустрічаються помилки, наприклад:  • так набране слово "рубь" - автоматично заміняти на "карбованець"  • ТОО - замінювати на "Товариство з обмеженою відповідальністю"  • фраг - заміняти на фразу: "фрагмент тексту і графіки"  Для цього в меню Сервіс виберіть команду Автозаміна, а потім наберіть в списку Замінити абревіатуру чи слово, яке слід автоматично заміняти у процесі введення з клавіатури і текст, який буде з'являтися замість зазначеного.  2. Автотекcт  Елементи автотексту вставляються, якщо натиснути кнопку Автотекст стандартної панелі інструментів або вибрати команду Автотекст в меню Правка. Інформацію можна вставляти у двох режимах - зі збереженням вихідного оформлення чи без збереження.  Автотекст можна використовувати для збереження ілюстрації, графіки, часто використовуваного фрагмента тексту і т.д. Для цього необхідно виділити фрагмент, потім натиснути кнопку Автотекст, набрати ім'я для фрагмента і натиснути кнопку Додати.  Щоб вставити елемент Автотекста в текст, наберіть його ім'я і натисніть кнопку Автотекст (чи кнопку F3). Якщо Ви не пам'ятаєте ім'я потрібного фрагмента, можна клацнути по команді Автотекст в меню Правка і вибрати елемент Автотекста зі списку усіх існуючих елементів.  Відмінності Автотекста і Автозаміна:  • Автотекст дозволяє запам'ятовувати відформатовані фрагменти  тексту.  • Елементами Автотекста можуть бути малюнки, графіка, таблиці і т.д. 

       Основні прийоми форматування тексту.  Форматування - це перетворення зовнішнього вигляду тексту і його розташування на сторінці. В Word є кілька способів форматування:  • Форматування символів - застосовується до окремих символів або їх групі;  • Форматування абзаців - застосовується до цілих абзаців;  • Автоформатирование - використання стилів, шаблонів і команди Автоформат.  Наприклад, символи можуть мати напівжирне, курсивне, підкреслене накреслення, або можуть бути набрані шрифтом більшого розміру.  Абзаци тексту можна:  Вирівняти по лівому краю.  Вирівняти по центру.  Вирівняти по правому краю.  Щоб форматувати фрагмент тексту, необхідно його виділити. Найпростіший спосіб виділити фрагмент - натиснути кнопку миші і протягти курсор по його виділяє тексту.  Для форматування використовують чи кнопки панелі інструментів Форматування, або відповідні команди з меню Формат. У Word реалізований наступний важливий принцип: «Що Ви бачите на екрані, то і отримуєте при друку.»  Абзац.  При наборі тексту Word автоматично переносить текст на наступну строку.  Кінець абзацу завжди позначається спеціальним символом - маркером кінця абзацу, в якому також міститься інформація про формати абзацу. Якщо Ви видаляєте маркер абзацу, то віддаляється і форматування, а текст в цьому абзаці отримає форматування наступного за ним абзацу.  Маркер кінця абзацу ставитися до недрукованих символів, тобто при роздруку документа на принтері цей символ не відображається. На екрані можна зробити видимими всі недруковані символи, у тому числі маркери абзаців і прогалини, якщо натиснути кнопку Недруковані символи на стандартній панелі інструментів.  Таким чином, Абзац - це будь-яка частина документа, введена від одного натискання клавіші Enter до іншого. Абзац може містити текст, графіку, об'єкти (наприклад, формули та діаграми) або інші елементи. Кінець абзацу позначається маркером абзацу.  2.6. Використання стилів і шаблонів  Стилі - як метод автоматичного форматування  Стиль - це іменований і збережений як єдине ціле набір форматів, таких як шрифт, розмір символів, відступи, обрамлення і т.д. У момент застосування стилю до виділеного тексту все інструкції по форматування виконуються одночасно.Існують:  • стилі для символів - вони застосовуються тільки до виділеного тексту.  • стилі абзацу - вони форматує весь абзац повністю, наприклад, вирівнюванням тексту, міжрядковим інтервалом, рамкою і т.д.  Застосувати стиль можна одним із двох способів:  1. Вибрати потрібне ім'я стилю в поле Стиль на панелі Форматування.  • Імена стилів абзаців у списку стилів відзначені зліва символом абзацу. Щоб застосувати стиль абзаців одного абзацу, попередньо встановіть курсор в якесь місце цього абзацу  Імена стилів символів. відзначені зліва значком символів Щоб застосувати стиль символів, не забудьте виділити текст, підлягає форматування.  2. Встановити курсор в будь-яке місце форматіруемого абзацу або виділити форматується текст і вибрати команду Стиль з меню Формат. З'явиться діалоговому вікні Стиль (див рис нижче), в якому можна:  • У списку Стилі вибрати стиль, який слід застосувати, а потім натиснути кнопку Застосувати.  • Якщо потрібний стиль не представлено списку Стилі, то в поле Список вибрати іншу категорію стилів.  • Кнопка Створити дозволяє створити свій оригінальний стиль на зразок виділеного тексту, відформатованого потрібним чином. Після натискання цієї кнопки з'являється діалогове вікно Створення стилю, в якому можна: дати створеному стилю ім'я, визначити новий стиль як стиль абзацу або стиль символів, внести його в шаблон, поставити стиль наступного за ним абзацу.  • Кнопка Змінити дозволяє довільно змінити будь-який стиль, при цьому весь текст в документі, відформатований цим стилем, теж зміниться. Модифікованому стилю можна дати нове ім'я, і ​​таким чином створити свій стиль на основі наявного.  • Кнопка Організатор включає діалогове вікно, користуючись яким можна скопіювати потрібні стилі з поточного документа в будь-який інший документ, ім'я якого треба вказати.  Шаблони - створення типових документів  Шаблон в Word - це заготовка, яку можна використовувати при створенні типового документа. Word зберігає в шаблонах всі параметри документа: символьні формати, формати абзаців, таблиці, стилі, списки елементів Автотекста, графіку і навіть текст.  Наприклад, шаблон можна використовувати при написанні офіційних листів. У шаблон листи можна включити шапку листи з логотипом компанії, а також стилі, що визначають шрифти і атрибути форматування, які будуть використані в листі.  Word поставляється з великим числом вбудованих стандартних шаблонів. При запуску Word перший автоматично створюваний документ базується на шаблоні, який називається Звичайний.  Якщо клацнути по кнопці Створити, то новий документ автоматично створюється також основі шаблону Звичайний. Цей шаблон містить всі найбільш часто використовувані в Word параметри документа: панелі інструментів, їх кнопки і розташування, пункти меню, стилі і т.д. - Все це зберігається в шаблоні Звичайного документа. Ці параметри залишаються доступними і в документах, створених на базі будь-якого іншого шаблону. 

Щоб створити документ на основі стандартного шаблону:  1. Клацнути в меню Файл за командою Створити.  2. У діалоговому вікні Створення документа вибрати відповідну закладку, а в ній потрібний значок шаблона.  3. Можна на основі вибраного шаблону створити не файл, а інший шаблон.  Створення нового шаблону  1. При створенні нового шаблону:  • на основі існуючого документа: клацніть за командою Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.  • на основі існуючого шаблону: клацніть за командою Створити в меню Файл, виберіть шаблон, схожий на знову створюваний, позначте перемикач "Шаблон", а потім натисніть кнопку "ОК".  2. Виберіть команду Зберегти як у меню Файл і в полі "Ім'я файлу" введіть підходяще, легко запам'ятовується ім'я для нового шаблону.  3. У полі "Зберегти в" відкрийте папку "Шаблони". Папка Шаблони зазвичай створюється автоматично при установці Office (чи Word) і розташовується в тій же папці, що і Office (чи Word).  4. У полі "Тип файлу" виберіть значення "Шаблон документа" (при цьому до імені автоматично додається розширення. Dot), а потім натисніть "ОК".  5. Додайте текст чи малюнки, які повинні обов'язково бути присутнім у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні, і видалите всі елементи, які не повинні з'являтися в документі. Внесіть, якщо треба, зміни в розміри полів і сторінок, визначите орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування.  6. У меню Файл виберіть команду Зберегти.  Таким чином в папку "Шаблони" додається ще один новий шаблон, який Ви тепер можете вибирати за основу новостворюваного типового документа при виконанні команди Створити з меню Файл.