Задание 6. Освоение работы с дневником

6.1. Сверните окно Outlook 2003. Загрузите Word и создайте или откройте какой-либо документ. Загрузите Excel и создайте или откройте какую-либо таблицу. Загрузите Access и создайте или откройте какую-либо базу данных. Закройте приложения.

6.2. Восстановите окно Outlook 2003. Щелкнув по соответствующему ярлыку на панели Outlook, откройте Дневник. Установите вид текущего представления - По типу. На экране должен появиться список документов, которые Вы открывали в пункте 6.1 данного задания.

Если список не отображается, выполните настройку Дневника: Сервис\Параметры\Параметры дневника и установите соответствующие флажки. Закройте и вновь откройте Дневник. Список документов должен отобразиться.

Щелкните по кнопке День на инструментальной панели и просмотрите, в какое время производилась работа с документами. Щелкните по кнопке Неделя и просмотрите, с какими документами осуществлялась работа на вашем компьютере в предыдущие дни.

6.3. Добавьте собственную запись в дневник. Для этого выполните команду Действия\Создать запись в дневнике. Появится электронная форма для ввода записи. Введите название темы: Проверка работы дневника. Выберите тип: Заметки. Введите в нижнее поле формы более подробный текст, уточняющий тему. Введите категорию: Мысли. Сохраните и закройте запись Дневника. Просмотрите Дневник по типам. В нем должна появиться соответствующая запись, отнесенная к типу Заметки. Откройте собственную запись двойным щелчком мыши и просмотрите ее с помощью электронной формы.

Задание 7. Работа с файловой системой и коллективная работа в Outlook 2003

7.1. На панели Outlook в окне Список папок щелкните по гиперссылке Управление файлами данных. В окне Файлы данных Outlook ознакомьтесь с возможностями управления файлами.

7.2. Выведите список файлов на печать (можно ограничиться предварительным просмотром списка). Для этого выполните команду Файл\Печать. В окне Печать нажмите кнопку Просмотр.

7.3. Просмотрите список файлов папки Задачи на временной шкале. Для этого установите с помощью элемента управления Текущее представление, расположенного на инструментальной панели, значение: Временная шкала для документов.

7.4. Осуществите расширенный поиск файлов документов типа Word, находящихся в папке Мои документы, содержащих заданное слово и подготовленных заданным автором. Для этого выполните команду Сервис\Найти\Расширенный поиск. В окне Расширенный поиск нажмите кнопку Обзор и выделите папку Контакты. На вкладке Контакты укажите искомый текст и места поиска. Для запуска операции поиска нажмите кнопку Найти.

Примечание.

Для коллективной работы в Outlook 2003 необходимо, чтобы компьютер, на котором выполняется работа, позволял работать в локальной сети. Работа Outlook может осуществляться в полном объеме, если в конфигурацию сети включена информационная служба Exchange Server. Поэтому перед выполнением работы следует произвести настройку компьютера по указанию преподавателя.

7.5. Откройте папку Задачи. Установите Подробный список задач. Выполните команду Действия\Создать поручение. На экране появится электронная форма для ввода задачи. Нажмите кнопку Кому и выберите из адресной книги ответственного исполнителя задачи. Введите: Тема задачи - Анализ зарубежных рынков. Установите: Срок исполнения - 1 месяц и Дата начала - сегодня. Установите: Важность задачи - высокая. Оставьте включенными флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии при завершении задачи. Для отправки поручения выполните команду Файл\Отправить. Просмотрите содержимое папок Исходящие и Отправленные. Если Ваше поручение отправлено, то оно будет находиться в папке Отправленные, в противном случае - в папке Исходящие.

Примечание.

В качестве исполнителя задачи можно выбрать пользователя соседнего компьютера. Для этого следует занести в адресную книгу краткие сведения о нем и, прежде всего, его почтовый адрес. Почтовый адрес выбирается по указанию преподавателя таким же образом, как и при изучении технологии работы с электронной почтой.

7.6. Отправьте еще одно поручение тому же исполнителю на тему Разработка маркетинговой стратегии.

7.7. Просмотрите подробный список задач. Добавьте в список графу Ответственный. Для этого щелкните правой клавишей мыши по строке заголовка списка и выберите в контекстном меню пункт Выбрать поля. Установите в окне Выбор поля список Все поля задачи. Переместите поле Ответственный из окна Выбор поля в строку заголовка списка задач. Закройте окно Выбор поля. Просмотрите список задач по ответственным лицам.

7.8. Получите от партнера поручение на выполнение задачи. Просмотрите поручение и примите задачу. Направьте отчет о выполнении поручения.

7.9. Осуществите планирование собрания. Для этого откройте папку Календарь и установите режим просмотра Активные встречи. Выполните команду Действия\Назначить собрание. Появится окно Планировщик собрания, в котором Ваша фамилия автоматически будет занесена в первую строку списка участников.

Щелкните по кнопке Параметры и установите режимы просмотра календаря: Только рабочие часы.

Пригласите на собрание других участников - соседних пользователей, сведения о которых занесены в Вашу папку Контакты. Для этого у них должны быть подготовлены календари занятости и правильно введены учетные записи, обеспечивающие работу электрон­ной почты. Для того, чтобы пригласить участника нажмите кнопку Другие и выберите Добавить из адресной книги. Появится окно Выбор участников и ресурсов, содержащим список ваших контактов. В окне Выбор участников и ресурсов выделите несколько фамилий и щелкните по кнопке Обязательный. Закройте окно выбора участников, щелкнув по кнопке Ok.

Просмотрите в окне Планировщик собрания календари занятости участников и подберите вручную день и время собрания на предстоящей неделе с 15:00 до 16:00, когда все участники собрания будут свободны. Для назначения времени собрания перетащите вертикальные линии, определяющие временные границы начала и окончания собрания. Выбрав время проведения собрания, щелкните по кнопке Организовать. Появится окно - электронная форма Собрание, с помощью которой можно подготовить и отправить приглашения на собрания.

В окне Собрание введите название темы собрания, например, Отчетное собрание акционерного общества. В поле Место введите место проведения собрания, например, ул. Марата 27, ауд. 512.

Для отправки приглашений выполните команду Файл\Отправить Собрание будет включено в Ваш календарь (просмотр в режиме Активные встречи).

Измените время проведения собрания, подобрав его автоматически, и направьте участникам повторные приглашения в связи с изменением времени проведения собрания. Для этого дважды щелкните по строке календаря с информацией о собрании. Появится электронная форма Собрание. Откройте вкладку Планирование. Установите ширину вертикальной полосы, определяющей продолжительность собрания, равной 1 часу. Выполните Параметры и выберите пункт Необходимые участники и один ресурс. Щелкайте по кнопке ">>", расположенной справа от кнопки Автовыбор и подберите новое время для проведения собрания, когда все участники будут свободны. Сохраните и закройте окно собрания. Подтвердите необходимость отправки обновленного приглашения участникам собрания.

Примите от соседних пользователей приглашения на собрание. Для этого получите почту, выполнив команду Сервис\Отпра­вить\по­лу­чить. Откройте папку Входящие и найдите в ней приглашение на собрание. Выделите строку приглашения и вызовите контекстное меню. Выберите в контекстном меню пункт Принять.

Предъявите результаты работы преподавателю, а затем удалите созданные записи.