Задание 7. Создание и использование ярлыка ускоренного вызова

Для создания ярлыка ускоренного вызова необходимо выполнить следующую команду: Вызов\создать ярлык вызова. В появившемся диалоговом окне в поле Адрес введите имя вызываемого компьютера, а в поле Используя введите сеть.

Созданный ярлык хранится в каталоге C:\Program Files\NetMeeting\SpeedDial.

Каждый из участников группы должен создать ярлык для вызова своего напарника по связи.

Предъявите результаты работы преподавателю, а затем удалите созданные ярлыки.

Лабораторная работа 4. Система управления информацией Microsoft Office Outlook 2003 Основные понятия

Приложение Microsoft Office Outlook 2003 (в дальнейшем Outlook 2003) , входящее в состав интегрированного пакета программ Microsoft Office 2003, является мощной программой управления данными, организованными в виде документов, файлов, сообщений электронной почты или факса. Приложение Outlook 2003 позволяет пользователю решать три основные задачи:

• управлять файловой системой компьютера, иметь доступ к локальным и сетевым ресурсам, работать с файлами и папками, принимать и отправлять сообщения электронной почты и факсы;

• автономно работать с компьютером в режиме электронного секретаря (вести личный деловой календарь, планировать встречи и события, вести дневник и заметки, устанавливать контакты, создавать и использовать адресные книги, осуществлять поиск информации);

• организовывать коллективную деятельность группы работников и управлять ею (направлять и принимать поручения, планировать рабочее время группы, планировать проведение собраний).

Приложение Outlook 2003 оперирует с рядом понятий, которые называются категориями. К числу основных категорий относятся: контакт, заметка, дневник, задача, событие, встреча, собрание.

Контакт — это лицо или организация, с которыми поддерживается связь. Имеется возможность хранить различные сведения, относящиеся к контактам: названия должностей, номера телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты и заметки. Сведения о контактах хранятся в папке "Контакты". Папка «Контакты» является адресной книгой для электронной почты, а также хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь. Личным списком рассылки называется набор контактов. Такой список упрощают отправку сообщений группам лиц.

Заметка — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.

Дневник - это средство, с помощью которого вручную или автоматически ведется запись вашей компьютерной деятельности. Приложение Outlook 2003 автоматически регистрирует в дневнике работу с документами Office, отправку и прием сообщений электронной почты, телефонные разговоры. Кроме того, вручную можно вести дневник и по другим темам. Все записи сохраняются в папке Дневник, вложенной в Личные папки. Использование дневника значительно упрощает поиск нужной информации в компьютере.

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения.

Событие — это мероприятие продолжительностью не менее 24 часов, которое заносится в папку Календарь. Ежегодное событие, такое, как день рождения или годовщина, происходит раз в году, в определенный день. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются в заголовках. События продолжаются от полуночи до полуночи.

Встреча — это мероприятие, для которого в календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и не привлекаются ресурсы. Повторяющаяся встреча проводится регулярно, с определенным интервалом.

Событие может быть преобразовано во встречу.

Собрание — это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы. Повторяющееся собрание проводится регулярно, с определенным интервалом. Собрания бывают очные и сетевые. Приглашения на собрания могут отправляться только в том случае, если для отправки электронной почты используется программа Outlook 2003.

Календарь служит для планирования персональной и коллективной деятельности. В календарь заносятся события, встречи и собрания.

Всю информацию Outlook распределяет по личным папкам: пять деловых папок (Контакты, Календарь, Задачи, Дневник, Заметки); шесть папок с сообщениями (Входящие, Исходящие, Нежелательная почта Отправленные, Удаленные, Черновики), а также папки поиска (виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска).

Сетевые папки — это папки Outlook, попадая в которые сведения из персонального компьютера автоматически становятся доступными для всех пользователей сети Интернет. Например, в сетевую папку могут помещаться сообщения, предназначенные для некоторой группы людей (как на сервер каталогов электронной почты), или элементы Outlook 2003 (календари, контакты и т.д.), которые требуется сделать доступными для всех пользователей Outlook 2003. Специальные папки, такие как Входящие, Исходящие, папки Exchange, не могут быть опубликованы. При использовании сервера Microsoft Exchange общий доступ может открываться только к личным папкам.

Владелец сетевой папки назначает каждому пользователю определенный уровень прав, позволяющий ему выполнять соответствующие действия с элементами этой папки.

Сетевые папки могут применяться для совместного использования сообщений, календарей, задач и контактов. К дневникам и заметкам также может быть открыт совместный доступ.