Научно-методическое обеспечение

Это комплекс нормативных и методических материалов, определяющих правила и порядок выполнения работ. В НМО учитывается международный, федеральный, отраслевой и корпоративный опты в сфере ДОУ и результаты специальных исследований.

Кадровое обеспечение

Определяется наличием специально обученного персонала.

Существуют квалификационные требования для работников сферы делопроизводства (Постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 N 37 утвердило Квалификационный справочник должностей служащих), а также для работникой ИТ-отрасли (разработаны Ассоциацией Предприятий Компьютерных и Информационных Технологий (АП КИТ) и приняты Минсвязи и Минобразования РФ).

Таблица квалификационных уровней для ИТ-отрасли.

Правовое обеспечение

Это правовые и административные акты (нормативные документы), издаваемые уполномоченными органами и лицами с целью определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, кооперации и специализации. Урони нормативных документов – от федерального (законы, постановлдения Правительства) до уровня подразделения (распоряжения, должностные инструкции).

Материально-техническое обеспечение

Включает основные и оборотные средства, оборудование, расходные материалы, канцилярские принадлежности, средства оргтехники и пр.

Финансовое обеспечение

Предусматривает выделение средства на поддержание работоспособности системы (включаются в состав издержек). Кроме того, должны предусматриваться средства на развитие (совершенствование).

Организационно-экономическое обеспечение

Организационная структура предприятия (организации) и система управления ДОУ, наличие подразделений, занимающихся ДОУ и должностей в штатном расписании (зав. канцеляерией, документовед, секретарь, заведующий архивом и т.п.). Сюда же входит организация материального стимулирования персонала.

Информационное обеспечение

Является неотъемлемой частью всех остальных обеспечивающих подсистем. Включает в себя базы документов, базы данных и знаний.

Эффективное информационное обеспечение ДОУ и управления в целом дает конкурентные преимущества и повышает эффективность работы.

• первичная обработка

• предварительное рассмотрение

• регистрация

• расмотение руководством (если нужно направить в конкретное подразделение для исполнния)

• направление на исполнение

• контроль исполнения (либо по тексту документа, либо по резолюции)

• возврат в службу ДОУ и помещение в дело в соответствии с Номенклатурой дел

• Регистрация – фиксация факта создания или поступления документа.

• Документ получает индекс и порядковый номер, эти атрибуты фиксируются в соовтетствующем журнале.

• Документы, связанные с работой функциональных подсистем (бухгалтерия, финансовый отдел и т.п.) регистрируются в соответствующих службах.

• Индекс и номер документа формируются в соответствии с номенклатурой дел.

• Регистрационный журнал в основном применяется для однократно регистрируемых документов (входящие/исходящие), для внутреннего документооборота он мало пригоден (треубется много регмиатрационных записей).

• Для документов, требующих контроля исполнения, применяются регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Наличие или отсутсиве требования контроля исполнения документа определяется решением руководствапредприятия.

Контроль исполнения включает:

• постановку на контрль с сответствующей отметкой на документе и в регистрационных формах (журнал, РКК)

• проверу своевременности доведения документа до исполнителя

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения

• учет и обработку результатов контроля, информаирование руководителей

При «бумажном» документообороте контроль исполнения обычно осуществляет секретарь или делопроизводитель.

• Разработка

  • Разработчик (автор) имеет полный доступ, остальные пользователи СЭД не имеют доступа

  • Завершением этапа разработки является публикация (передача в СЭД)

• Публикация

  • Права доступа определяются администратором СЭД

  • Завершением этапа публикации может быть возврат на разработку, помещение в архив и уничтожение

Электронные архивы могут быть статические и динамические. В статических архивах содержание документов не меняется. В динамических архивах содержание документов может автоматически изменяться (актуализироваться).

• Сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов

• Повышение эффективности деятельности подразделений и служб предприятия за счёт повышения качества ДОУ

• Интеграция информации (сведений), содержащихся в различных документах, для принятия оперативных и обоснованных управленческих решений

• Создание условий для перехода к безбумажной технологии

• Системы управления электронными архивами (СУЭА)

• Обеспечивают регистрацию документов, поиск сведений и документов для передачи в прикладные программные пакеты

• Системы управления электронным документооборотом (СУЭД, СЭД, DMS)

• Обеспечивают прохождение документов между пользователями системы и подразделениями с возможностью контроля исполнения, изменений и резолюций

• Программная платформа

• Поддержка распределённой обработки информации

• Возможности масштабирования

• Возможность интеграции с другими приложениями (открытость)

• Форматы и типы электронных документов (виды контента)

• Поддержка коллективной разработки документов

• Возможность определения схемы движения документов

• Наличие средств формирования схем движения документов

• Возможности контроля прохождения документов

• Наличие и реализация системы оповещений

• Возможности настройки для конкретного заказчика

• Средства защиты от НСД

• Наличие средств оповещения о нарушении регламента

• Поддержка российских особенностей документооборота

• Соответствие требованиям отечественной ГСДОУ

• Поддержка документооборота в подразделениях и филиалах предприятия

• Поддержка документооборота в системе нескольких самостоятельных предприятий (холдинг)

• Обеспечение делегирования прав одного пользователя другому

• Поддержка изменяющейся структуры предприятия

• Ведение локальных архивов документов для пользователя или группы

• Наличие шаблонов и бланков типовых документов, возможность разработки шаблонов

• Поддержка формирования личных подборок документов

• Ведение электронного архива

• Поддержка горизонтальных, вертикальных и внешних схем документооборота и «сквозного» делопроизводства

• Учет движения бумажных документов и их копий, ведение учетных журналов

• Регистрация и контроль исполнения документов

• Соответствие стандартам РКК и правилам работы с ними

• Поддержка ссылок на документы

• Поддержка номенклатуры дел и ведение номенклатуры дел по подразделением и филиалам

• Поддержка рассылок документов

• Назначение произвольного исполнителя документа

• Поддержка получения сведений о регистрации исходящих документов у адресата

• Поддержка получения сведений об исполнении исходящих документов у адресата

• Автоматическая регистрация входящих документов

• Получение сводной информации об исполнительской дисциплине и формирвоание отчётов

• Поддержка визирования документов и направления на ознакомление

• Поддержка визирования-ознакомления для внешних пользователей СЭД

• Поддержка гарантированной доставки документов и оповещений

Основные понятия в области хранения документов определены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ.

• Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты для идентификации и подлежит хранению вследствие значимости этого носителя и этой информации для граждан, общества и государства

• Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем

• Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежацщий постоянному хранению. Документы Архивного фонда независио от места их хранения подлежат государствнному учёту. Порядок этого учёта определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (Госархив РФ).

• Особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования

• Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности

• Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой

• Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению

• Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное)

• Временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами

• Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»

• Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти

• Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

• Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

• Любая организация может получить услугу хранения документов в государственном архиве.

• Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

• Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях организации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

• По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

• Документы федеральных органов власти и иных госорганов РФ в Архивном фонде РФ – 15 лет

• Документы госорганов власти и иных госорганов и организаций субъектов РФ в Архивном фонде РФ – 10 лет

• Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций в Архивном фонде РФ – 5 лет

• По отдельным видам документов:

  • записи актов гражданского состояния – 100 лет

  • документы по личному составу, записи нотариальных действий и документы по приватизации жилья – 75 лет

  • проектная документация по капитальному строительству – 20 лет

По отдельным видам документов:

• технологическая и конструкторская документация – 20 лет

• патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы – 20 лет

• научная документация – 15 лет

• кино- и фотодокументы – 5 лет

• видеоматериалы – 3 года

• 1. Доктрина информационной безопасности РФ

• 2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» N 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.

• 3. Конституция РФ ст. 23 – право на личную и семейную тайну, на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений.

• 4. Конституция РФ ст. 29 – право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом

• 5. Уголовный Кодекс РФ ст. 272 – Неправомерный доступ к компьютерной информации.

• 6. Уголовный Кодекс РФ ст. 273 – Создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ.

• 7. Уголовный Кодекс РФ ст. 274 – Нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети.

• 8. Федеральный закон «О персональных данных» N 152-ФЗ от 27 июля 2006 г.

• 9. Федеральный закон «О государственной тайне» N 5485-1 от 21 июля 1993 г.

• 10. Постановление Правительства РФ от 26 июня 1995 г. N 608 «О сертификации средств защиты информации».

• 11. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» N 99-ФЗ от 4 мая 2011 г.

• 12. Руководящие документы Гостехкомиссии РФ

•  

• Информационная безопасность (ИБ) – защищённость информации и поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера (угроз), которые могут нанести неприемлемый ущерб субъектам информационных отношений, в том числе владельцам и пользователям информации и поддерживающей инфраструктуры.

• Защита информации – комплекс мероприятий, направленных на обеспечение ИБ.

• Источник угрозы – это субъект, материальный объект или физическое явление, создающий угрозу безопасности защищаемой информации.

• Источники угроз делятся на субъективные (зависят от действий персонала и устраняются организационными мерами и программно-аппаратными средствами) и объективные (зависят от особенностей построения и технических характеристик оборудования).