Пример xml-описания

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<recipe name="хлеб" preptime="5" cooktime="180">

<title>Простой хлеб</title>

<ingredient amount="3" unit="стакан">Мука</ingredient>

<ingredient amount="0.25" unit="грамм">Дрожжи</ingredient>

<ingredient amount="1.5" unit="стакан">Тёплая вода</ingredient>

<ingredient amount="1" unit="чайная ложка">Соль</ingredient>

<instructions>

<step>Смешать все ингредиенты и тщательно замесить.</step>

<step>Закрыть тканью и оставить на один час в тёплом помещении.</step>

<!-- <step>Почитать вчерашнюю газету.</step> - это сомнительный шаг... -->

<step>Замесить ещё раз, положить на противень и поставить в духовку.</step>

</instructions>

</recipe>

Достоинства

• Текстовый формат

• Позволяет описывать иерархии объектов

• Программно-независимый

• Поддерживает интернационализацию

Недостатки

• Неоднозначность описания

• Большой объём по сравнению с двоичнми форматами (до 10 раз)

• Повышенные накладные расходы на обработку и хранение

• Проблемы с неанглийскими названиями тегов и свойств

XSLT – транслятор из одного XML в другой XML.

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»

• Федеральный закон «Об информации, информационых технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 N 149-ФЗ

• Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 N 63-ФЗ

• Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 N 98-ФЗ

• Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 N 152-ФЗ

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 N 125-ФЗ

• Федеральный закон «О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 N 59-ФЗ

• Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 8 ноября 2005 N 536

• Приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»

• Ведомственные приказы и инструкции, касающиеся конкретных аспектов документирования

• Копия Устава (точные реквизиты и данные об организации)

• Положения о структурных подразделениях (функции и права, в т.ч. права на собственное делопроизводство)

• Должностные инструкции ключевых специалистов, особенно заместителей руководителя (функции и права, в т.ч. права на собственное делопроизводство)

• Номенклатура дел

• Инструкция по делопроизводству (документированию управленческой деятельности – ДОУ)

Инструкция по ДОУ может строиться по образцу Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 N 536)

Структура Инструкции по ДОУ

1. Общие положения

2. Правила подготовки и оформления документов

3. Организация документооборота и исполнения документов

4. Поисковая система по документам

5. Контроль исполнения документов

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

7. Порядок передачи документов на хранение в архив

Содержание Инструкции по ДОУ

• Перечень вариантов бланков

• Формы бланков

• Состав справочных данных об организации на бланках

• Порядок простановки даты на документах

• Порядок индексации и нумерации документов

• Состав отметки для автоматического поиска документов в компьютере

• Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица

• Права вторых лиц и руководителей подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков

• Требования к изготовлению, учёту и хранению бланков с гербами (ести таковые есть) и документов строгой отчётности

Содержание Инструкции по ДОУ (продолжение)

• Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнении»

• Порядок контроля исполнения документов

• Типовые сроки исполнения документов

• Перечень документов, для которых требуется не только копия, но и второй экземпляр оригинала

• Признаки оригинальной подписи и порядок использовани факсимильной подписи

• Порядок состаления номенклатуры дел (и сама номенклатура как приложение к Инструкции)

• Положение об экспертной комисси по делопроизводству

• Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью и место раположения печати

• Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов

Содержание Инструкции по ДОУ (продолжение)

• Порядок визирования документов и состав визирующей подписи

• Должностные инструкции ответственного за ДОУ и других лиц, для которых работа с ДОУ является основным видом деятельности

• Порядок работы с документами ограниченного доступа (коммерческая тайна и пр.)

• Документооборот по важнейшим сквозным документам

• Словарь слов, трудных для написания

• Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки

• Система кодирования подразделений и должностных лиц (если есть)

• Перечень нерегистрируемых документов

• Особенности и примеры составления конкретных видов документов

• и т.п.

• Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

• В номенклатуру дел входят все документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

• Номенклатура дел строится в соответствии с Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»

Уровни систематизации на предприятии

• По годам

  • По подразделениям (либо по направлениям деятельности)

    • Виды документов в подразделении или по направлению деятельности

• По способу фиксации информации (письменные, фото, на машинных носителях и т.п.)

• По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, бухгалтерские, плановые и т.п.)

• По назначению (приказы, протоколы, отчёты и т.п.)

• По видам (типовые, примерные, индивидуальные)

• По степени сложности (простые – одна проблема, одно подразделение; сложные – ряд проблем, несколько подразделений)

• По месту составления (входящие, исходящие и внутренние)

• По срокам исполнения (срочные и несрочные)

• По сфере действия (служебные, официально-личные)

• По уровню доступа (открытые, ДСП, коммерческая тайна и пр.)

• По юридической силе (оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные)

• По степени полноты информации (полные и выписки)

• По срокам хранения (в одно дело входят документы с одинаковым сроком)

• Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности.

• Реквизит документа – обязательный элемент, присущий определённому виду документа.

• Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при создании бланка документа.

• Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

• Реквизит-признак – реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

• Реквизит-основание – реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

• Показатель в документе – совокупность реквизита-основания и реквизита-признака.

• Бланк документа – носитель информации с постоянными реквизитами.

• Схема расположения реквизитов документов – модель построения формы документа в данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов.

• Служебное поле документа – часть документа для закрепления документа в технических средствах, средствах хранения, а также для нанесения специальных изображений, пометок и дополнительных сведений (номер страницы, логотип и пр.)

Угловой бланк формата А4

Продольный бланк формата А4

Реквизиты:

• 01 – Государственный герб Российской Федерации

• 02 – Герб субъекта РФ

• 03 – Эмблема организации (логотип)

• 04 – Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

• 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

• 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)

• 07 – Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (при наличии типовых документов по унифицированным системам документации)

Реквизиты (продолжение):

• 08 – Наименование организации (в соответствии с учредительными документами)

• 09 – Справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, факс и пр. на усмотрение организации)

• 10 – Наименование вида документа (в соответствии с Уставом или Положением об организации и ОКУД)

• 11 – Дата документа (подписания или утверждения)

• 12 – Регистрационный номер документа

• 13 – Ссылка на регистрационный номер инициирующего документа (на что отвечаем)

• 14 – Место составления или издания документа (если недостаточно справочных данных об организации)

• 15 – Адресат документа

• 16 – Гриф утверждения документа

Реквизиты (продолжение):

• 17 – Резолюция (кому направить и что тому сделать)

• 18 – Заголовок к тексту документа (должен быть согласован с видом документа)

• 19 – Отметка о контроле за исполнением документа

• 20 – Текст документа

• 21 – Отметка о наличии приложения

• 22 – Подпись

• 23 – Гриф согласования со сторонней организацией

• 24 – Виза внутреннего согласования

• 25 – Место для оттиска печати

Реквизиты (продолжение):

• 26 – Отметка о заверении копии

• 27 – Отметка об исполнителе

• 28 – Отметка об исполнении и направлении в дело («В дело N . . .»)

• 29 – Отметка по поступлении документа в организацию

• 30 – Идентификатор электронной копии (имя файла, дата создания и пр.)

• Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

• Информационная технология – реализация информационного процесса.

• Этапы (фазы) информационного процесса, реализуемые при работе с документами, образуютдокументооборот. На предприятиях непроизводственной сферы все информационные технологии сводятся к документообороту.

Возможны различные реализации документооборота. Для нормально функционирующей организации основным аргументом в пользу той или иной релизации является эффективность, которая может быть выражена через затраты на обеспечение документооборота.

Критерии:

• Стоимость хранения документа

• Время (стоимость) поиска документа

• Время (стоимость) передачи документа

• Стоимость публикации

• Стоимость хранения складывается из удельной стоимости носителя (руб или $ за мегабайт) и стоимости создания условий хранения (если нужно).

• Давайте посчитаем: стоимость хранения бумажного документа и электронных документов на «жёстком диске».

• Эта величина сильно зависит от организации хранения (есть какой-то порядок хранения или нет). При абсолютно неупорядоченном хранении («свалка») стоимость поиска максимальна.

• Стоимость поиска снижается при организации иерархической структуры хранения документов (алфавитный или предметный каталоги, по годам, номенклатура дел, по авторам и пр.)

• В таких случаях легко найти документ по реквизитам (как книгу в библиотеке), но практически невозможно найти документ по фрагменту текста.

Стоимость передачи означает затраты на доставку документа получателю (курьером, заказным письмом, по факсу или другими способами). Учитывается также и время (срок) доставки. Стоимость публикации означает затраты на предоставление документа всем адресатам (кому он должен быть предоставлен). Существует множество каналов публикации (от спутникового ТВ до листовок), для каждого варианта можно оценить стоимость. Максимальная эффективность документооборота достигается при использовании компьютерных информационных технологий, т.е. электронного документооборота (ЭД).

• Стоимость хранения – минимальная

• Стоимость поиска снижается за счет сокращения времени поиска (поиск файла по имени) и возможности поиска документов по содержанию (тексту).

• Стоимость передачи – минимальная (компьютерные сети, электронная почта).

• Стоимость публикации – минимальная (рассылки, сайты, доски объявлений).

При выполнении соответствующих требований «Закона о цифровой подписи» электронные документы имеют юридическую силу.

• Универсальный документооборот: информационная технология, существовашая в «докомпьютерную» эпоху, не изменяется, но переходит на другую основу (вместо бумаг передаются файлы). Не меняются привычные правила и маршруты движения документов.

• Операционный документооборот: радикально меняет информационную технологию. Правила и маршруты движения документов изменяются в соответствии с требованиями программного обеспечения системы документооборота.

К организации электронного документооборота можно подходить с разных позиций, определив, что является самым важным.

Соответственно, выделяются три принципа организации электронного документооборота.

1. На основе регламента: основное внимание обращается на порядок и сроки передачи документов (регламент), т.е. от кого, кому, когда и какой документ должен быть направлен.

2. На основе общих баз данных: основное внимание обращается на структуру данных и технологию работы с ними (доступ, запросы, формы, отчеты).

3. На основе полнотекстовых документов: основное внимание обращается на содержание документов и его изменения.

4. Передача файлов: универсальный документооборот, основанный на регламенте

5. Электронная почта (e-mail): универсальный документооборот, основанный на регламенте

6. Работа с корпоративными базами данных: операционный документооборот, основанный на использовании общих баз данных

7. Групповая работа с документами (GroupWare): операционный документооборот, основанный на регламенте

8. Управление потоком работ (WorkFlow): операционный документооборот на основе полнотекстовых документов

ПРИКАЗ МИНКОМСВЯЗИ от 2 сентября 2011 г. N 221 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ К ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, УЧИТЫВАЮЩИХ В ТОМ ЧИСЛЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ОБРАБОТКИ ПОСРЕДСТВОМ ДАННЫХ СИСТЕМ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ»

1. Масштабируемость системы

2. Защита от НСД – не ниже класса 1Г

3. Хранение более одной копии электронного документа в СЭД

4. Объём БД обеспечивает хранение документов не менее 5 лет

5. Общий коэффициент надёжности – не ниже 0.98

6. Обеспечение аутентичности и целостности документов

7. Возможность использования электронной подписи

8. Использование электронной подписи как элемента метаданных

Никакие специальные программы не требуются. Файлы передаются либо на съемных носителях (дискеты, CD, флэш-накопители), либо через каталоги общего доступа в компьютерной сети. У пользователей (участников документооборота) – программы почтовых клиентов (все равно какие). Необходимо также организовать хотя бы один сервер электронной почты, выделив для этого специальный компьютер.

Важной особенностью является возможность запрашивать уведомления о доставке и чтении сообщения. Время отсылки получателями писем-уведомлений о чтении позволяет анализировать отношение персонала к своим обязанностям.

Используются серверы баз данных.

В зависимости от технологии работы СУБД у пользователей системы документооборота организуется доступ либо через Web-интерфейс, либо с помощью специальных программ-клиентов (MS Access, OpenOffice.org/LibreOffice,).

Функции СЭД класса GroupWare:

• Развитая система разрешений (прав доступа)

• Совместный доступ к документам

• Совместное планирование событий

• Контроль версий документов

• Интегрированная в СЭД почтовая система

Примеры пограммных средств:

• Misrosoft Exchange, IBM Lotus Domino/Notes, «Босс-референт» – коммерческие программы

• Zimbra, OpenGoo, eGroupWare – СПО

Функции СЭД класса WorkFlow:

• Контроль состояния документа (разработка, публикация, рецензирование)

• Совместный доступ к документам

• Контроль версий документов

• Узловые точки движения документа

Примеры пограммных средств:

• Misrosoft Axapta, SAP R/3, «Галактика» – коммерческие программы

• OpenERP, RunaWFE – СПО