- •Часть II
- •Глава 8 Технология подготовки выставки
- •8.1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •8.2. Увязка новой выставки с другими
- •8.3. Приказ о подготовке и проведении
- •Структура дирекции выставки «отель-2002»
- •Штатное расписание дирекции выставки «отель-2002»
- •8.4. Финансовый план и бюджет выставки. Разработка сметы затрат
- •Финансовый план выставки «отель-2002»
- •Смета затрат по выставке «отель-2002»
- •8.5. Разработка концепции выставки
- •8.6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •8.7. Разработка форм заявок,
- •8.8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •Тематический план
- •Тематико-экспозиционный план
- •8.10. Художественное проектирование и оформление выставки
- •8.11. Технорабочий проект,
- •8.12. Подготовка и издание официального
- •8.13. Приемка выставки. Пресс-конференция для средств массовой информации
Смета затрат по выставке «отель-2002»
№ п/п |
Наименование статей затрат |
Един, изм |
Цена |
К-во |
Сумма |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|||||
1. ЭТАП ПОДГОТОВКИ ВЫСТАВКИ ЗАРПЛАТА |
||||||||||
0101 |
Основная зарплата персонала |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0102 |
Зарплата аппарата управления |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0103 |
Гонорары творческим работникам |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0104 |
Оплата договоров подряда |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0105 |
Общие расходы на зарплату |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
|
НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ |
|||||||||
0106 |
% от основной зарплаты |
% |
руб/у.е |
25% |
руб/у.е |
|||||
|
ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ПОЛУФАБРИКАТЫ |
|||||||||
0107 |
Конструкции «Октанорм» |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0108 |
Конструкции «Комби» |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0109 |
Ковровые покрытия |
кв. м |
руб./у.е |
кв. м |
руб./у.е |
|||||
0110 |
Оргстекло |
кв. м |
руб./у.е |
кв. м |
руб./у.е |
|||||
0111 |
Стекло |
кв. м |
руб./у.е |
кв. м |
руб./у.е |
|||||
0114 |
Столы пластиковые сборные |
шт. |
руб./у.е |
шт. |
руб./у.е |
|||||
0115 |
Стулья пластиковые |
шт. |
руб./у.е |
шт. |
руб./у.е |
|||||
0116 |
Общие затраты на оборудование |
|
руб./ у.е |
|
руб./у.е |
|||||
|
ИНСТРУМЕНТ И ОСНАСТКА |
|||||||||
0117 |
Слесарный инструмент |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0118 |
Столярный инструмент |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0119 |
Электромонтажный инструмент |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0120 |
Общие затраты на инструмент |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
|||||
|
РЕКЛАМА ВЫСТАВКИ |
|||||||||
0121 |
Газеты, радио, телевидение |
|
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0122 |
Пригласительные билеты |
|
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0123 |
Прямая почтовая рассылка |
|
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0124 |
Городские щиты и доски объявлений |
|
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
|||||
0125 |
Общие затраты на рекламу |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
|||||
2. ЭТАП ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ |
||||||||||
|
ЗАРПЛАТА |
|||||||||
0201 |
Основная зарплата персонала |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0202 |
Зарплата аппарата управления |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0203 |
Гонорары творческим работникам |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0204 |
Оплата договоров подряда |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
0205 |
Общие расходы на зарплату |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
|||||
|
НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ |
|||||||||
0206 |
% от основной зарплаты |
% |
руб./у.е |
125% |
руб./у.е |
Продолжение образца 8.4
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||||||||||||
|
МАТЕРИАЛЫ И МАЛОЦЕНКА |
||||||||||||||||
0207 |
Канцелярские принадлежности |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
||||||||||||
0208 |
Бумага для машинописи и записей |
кг |
руб./у.е |
кг |
руб./у.е |
||||||||||||
0209 |
Флажки настольные и вымпелы |
шт. |
руб./у.е |
шт. |
руб./у.е |
||||||||||||
0210 |
Общие затраты на малоценку |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
|
РЕКЛАМА |
||||||||||||||||
0211 |
Газеты и журналы |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
0212 |
Радио и телевидение |
|
руб./у.е. |
|
руб./у.е |
||||||||||||
0213 |
Сувениры |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
0214 |
Общие затраты на рекламу |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
|
ПРОВЕДЕНИЕ СОПУТСТВУЮЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ |
||||||||||||||||
0215 |
Пресс-конференция |
|
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0216 |
Презентации |
|
руб./у.е |
чел: |
Руб./у.е |
||||||||||||
0217 |
Деловые встречи |
|
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0218 |
Семинары |
|
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0219 |
Конкурсы, дипломы и награды |
|
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0220 |
Общие затраты на мероприятия |
|
руб./у.е |
|
руб./уе |
||||||||||||
|
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ |
||||||||||||||||
0221 |
Прием делегаций и экскурсий |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
0222 |
Фуршет для прессы и общественности |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
0223 |
Протокол и переговоры |
|
Руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
0224 |
Общие представительские расходы |
|
руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
3. ЗАКРЫТИЕ И ДЕМОНТАЖ ВЫСТАВКИ ЗАРПЛАТА |
|||||||||||||||||
0301 |
Основная зарплата персонала |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0302 |
Зарплата аппарата управления |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0303 |
Оплата договоров подряда |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
0304 |
Общие расходы на зарплату |
чел. |
руб./у.е |
чел. |
руб./у.е |
||||||||||||
|
НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ |
||||||||||||||||
0307 |
% от основной зарплаты |
% |
руб./у.е |
25% |
руб./у.е |
||||||||||||
|
МАТЕРИАЛЫ |
||||||||||||||||
0308 |
Тара и упаковка |
комплект |
руб./у.е |
к-т |
руб./у.е |
||||||||||||
0309 |
Бумага оберточная «крафт» |
кг |
руб./у.е |
кг |
руб./у.е |
||||||||||||
0310 |
Лента окантовочная |
кг |
руб./у.е |
кг |
руб./у.е |
||||||||||||
0311 |
Общие затраты на материалы |
|
Руб./у.е |
|
руб./у.е |
||||||||||||
ОБЩИЕ ЗАТРАТЫ НА ВЫСТАВКУ |
|
руб./у.е |
|
491.000 |
Начальник планово-финансового отдела _______________________
• Утверждение финансового плана и бюджета выставочного мероприятия. Планирование доходов от проведения выставки — это разработка финансового плана. Прежде всего, это оценка ситуации и определение всех возможных источников денежных поступлений (финансовой выручки) от проведения выставки, сопутствующих мероприятий, выполняемых работ и услуг. Планирование финансовой выручки — это утверждение статей доходов по проводимому выставочному мероприятию в рублях и иностранной валюте. Кроме основных статей доходов таких, как: платежи экспонентов за аренду площадей и строительство стендов (см. образец финансового плана), сюда могут быть включены:
— выручка справочно-информационной службы;
— выручка от услуг связи и телекоммуникаций;
— выручка от проката автомашин и оборудования;
— выручка от продажи входных билетов и пропусков (персональных и для автотранспорта);
— выручка от лотерей, аттракционов и культурных программ;
— выручка от продажи сувениров и рекламной продукции;
— выручка от посреднической помощи клиентам;
— выручка торговых точек и организаций общественного питания;
— выручка от демонтажа выставки и технической помощи экспонентам;
— НДС, налог с продаж и прочие начисления, входящие в состав цен и расценок.
Полный набор статей дохода обычно состоит из традиционной части и новых предложений, являющихся плодом творческого поиска специалистов предприятия при организации конкретной выставки. Разработанный специалистами проект финансового плана, после рассмотрения и согласования с заинтересованными службами, утверждается руководителем предприятия и становится руководством к действию дирекции выставки.
Утверждение и контроль бюджета выставки. Чтобы реализовать рабочий и финансовый план, уже с самого начала работ потребуются деньги. На первом этапе реализации плана обычно расходуются «Оборотные средства предприятия» (если таковые имеются), сформированные из прибыли от проведенных ранее выставочных мероприятий и других доходов. Затем в ход идут предоплаты участников выставки: регистрационные сборы, перечисления за аренду площадей и строительство стендов и т.п. Если и этого пока нет, приходится искать краткосрочные кредиты в банке или заемные деньги у организаций-партнеров, инвесторов, спонсоров и прочее.
Прочими финансовыми источниками могут быть:
— взносы спонсоров;
— паевые доли соорганизаторов выставки или соучредителей ярмарки;
— заказ на подготовку и проведение выставки (ярмарки) с финансированием работ общественными организациями, ассоциациями, союзами или местными администрациями;
— программы местных администраций, министерств, ведомств, правительства или администрации президента по поддержке выставочной деятельности;
— выручка от бартерных сделок и клиринговых операций.
И каждый раз все приходится решать по-разному, в зависимости от реальной ситуации и финансового положения предприятия. Источники финансовых ресурсов выставочного мероприятия, следовательно, тоже подразделяются на традиционные и новые, изыскиваемые по необходимости. Разработка предложений по выделяемым на выставку денежным средствам — забота планово-финансовой службы предприятия. Она готовит рекомендации не только по сумме выделяемых средств, но и по составу источников финансирования. Свои предложения планово-финансовая служба в форме проекта «Бюджет выставки» передает на утверждение руководству предприятия. Только после утверждения бюджета мероприятия в целом дирекция выставки может расходовать средства в пределах установленных лимитов по каждой статье сметы затрат. Общий размер финансирования выставки вносится в приказ о ее подготовке и проведении в форме пункта «Выделить на подготовку и проведение выставки средства в рублях и валюте в размере_____»,
а бухгалтерии этим же приказом дается указание оплачивать соответствующие расходы по предъявлении необходимых платежных документов. Обычно в этом же приказе указывается, на кого возлагается контроль за расходованием средств, выделенных на проведение выставки.