8.12. Подготовка и издание официального

каталога. Дополнительные пристендовые

услуги участникам выставки

Наряду с информационно-рекламными материалами по выстав­ке, рассмотренными выше, существенное значение для престижа выставочной организации имеет издание официального каталога участников выставки. Содержание, форма, формат, разделы, систе­ма указателей и другие технические характеристики каталога опре­деляются в техническом задании специалистами дирекции выстав­ки. Эскизные проработки, художественное выражение идеи, поли­графические макеты, вывод пленок, качество полиграфии официального каталога разрабатываются художниками-полиграфистами рекламно-издательской службы. Это профессиональный, сугубо творческий труд, и здесь подсказывать что-то художникам риско­ванно. Здесь важнее рассмотреть методику разработки его содержа­ния и организации работ по сбору и обработке информации, этапы прохождения материалов в производстве.

Начинается работа над каталогом со сбора текстовых, факто­графических и иллюстративных материалов по определенной фор­ме. Как Правило, уже в заявке на участие в выставке предусматри­вается раздел, предлагающий участнику подготовить и выслать в адрес устроителя выставки к определенному сроку необходимый материал для включения в официальный каталог. В традиционный список материалов обычно включаются: название организации, ее почтовые и контактные реквизиты, ведомственная или корпоратив­ная принадлежность, логотип названия, фирменный или товарный знак, информация о профиле производства, перечень важнейшей выпускаемой продукции и услуг. Развернутое предложение с образ­цами заполнения текстовых форм, размера фото логотипа и товар­ного знака и другими характеристиками может быть выслано до­полнительно. После этого начинается трудная работа с организа­циями по сбору, изучению, экспертизе и обработке полученных материалов. Очень важно своевременно довести полученные мате­риалы до состояния, пригодного к использованию в полиграфиче­ском производстве и скомплектовать полученный материал по раз­делам каталога. Скомплектованный материал с техническим зада­нием передается художникам. Художники живописными и графиче­скими способами, методом монтажа, аппликации или компьютер­ной графики разрабатывают образцы верстки, а затем — оригинал-макета каталога в натуральном масштабе. Он утверждается оргко­митетом и с сопроводительным документом, определяющим техно­логию и полиграфические требования к производству, направляется в типографию.

После сдачи материалов в печать специалист дирекции курирует все вопросы издания, получения и вывоза тиража каталога на вы­ставку. Чаще всего, издание каталога поручается сторонней типо­графии. С ней заключается договор, оговариваются обязательства и интересы сторон, а так же ответственность и санкции за ненадле­жащие их исполнение. Перед тем, как запустить тираж каталога в производство, типография предъявляет заказчику «сигнальный эк­земпляр». Он рассматривается на заседании оргкомитета и, в случае отсутствия замечаний, возвращается с визой «Согласовано» в типо­графию. В случае выявления брака, недоработок и опечаток в сигнальный экземпляр вносятся корректировки, и тогда приходится оформлять протокол согласования правок и изменений. Протоко­лом определяется причина и сторона, виновная в дополнительных работах. Как правило, дополнительные затраты относятся на счет виновной стороны. После урегулирования возникших проблем ти­пография запускает тираж. Готовый тираж каталога вывозится по­сле оплаты работ заказчиком и подписания акта приемки-сдачи работ. Полученный тираж каталога приходуется на складе как гото­вая продукция и готовится для распространения на выставке. Уча­стникам выставки, членам оргкомитета и некоторым почетным представителям организаций каталог раздается бесплатно. Осталь­ная часть тиража передается справочно-информационному центру для реализации в период работы выставки по утверждаемой дирек­тором цене.

Назначение такого каталога и возможности его использования многообразны. Прежде всего, это свидетельство об участии в вы­ставке. Это хороший сувенир. Это и свежая и самая достоверная фактографическая информация, позволяющая использовать каталог в справочных целях или для запроса дополнительной информации. Его можно использовать для выявления конкурентов и потенциаль­ных партнеров, если вы не имели возможности посетить выставку. Но чаще всего он используется для установления и налаживания прямых контактов, если к участнику выставки, его продукции или услугам обозначился деловой интерес.

При подготовке к выставке экспонент ориентируется на услуги, оговоренные условиями участия и договором, и не всегда может предусмотреть заблаговременно все, что ему потребуется сверх это­го. Иногда он просто не успевает сделать все необходимое из-за поздней подачи заявки. Поэтому у него уже по прибытии на место возникает потребность в различных видах технической, рекламно-информационной и консультационной помощи. Опытный устрои­тель крупной выставки должен помнить об этом и иметь набор ус­луг дополнительного характера. Перечни дополнительных услуг, иногда называемых пристендовыми услугами, имеют практически все выставочные фирмы, но их набор, состав и расценки варьиру­ются в зависимости от возможностей и развитости материально-технической базы фирмы.

В первую очередь, это дополнительное обустройство стенда экспонента, не предусмотренное договором. Сюда входит предос­тавление дополнительной мебели или другого имущества типа по­суды, столовых приборов, оргтехники, телефонных аппаратов, ком­пьютера, видеомагнитофона, телефакса, ксерокса и т.п. Это может быть дополнительное обеспечение средствами телекоммуникации, выхода на сервер Интернет и т.д.

Часто на международной выставке экспоненту могут понадо­биться на стенд переводчики, стендист и другой вспомогательный персонал. А иногда экспонент может сделать заявку на автомашину с водителем. За рубежом широко практикуется сдача напрокат лег­ковых автомобилей при наличии у заказчика соответствующих во­дительских прав.