Глава 9

Организация работы выставки и ее закрытие

9.1. Организация церемоний открытия выставки

Открытие выставки — ответственный момент, поэтому сцена­рий церемонии разрабатывается заблаговременно. Обычно откры­тие проходит в торжественной обстановке. К началу выставки спе­циально издаются и рассылаются красочные пригласительные биле­ты. Внешний вид приглашения должен соответствовать торжест­венности момента. Приглашение составляется в корректной форме, но с хорошим настроением. Обязательно указывается место и время церемонии открытия. Особого искусства требует приглашение офи­циальных гостей: администрации города; членов правительства, ру­ководителей министерств и ведомств. К назначенному часу пере­крываются все проходы на выставку, кроме главного; охрана вы­ставки занимает свои посты, работники службы безопасности — свои места. В помещение рядом с главным входом на выставку, временно отделенном от гостей цветной ленточкой, приглашаются члены оргкомитета, почетные гости, руководители и известные специалисты отраслей народного хозяйства, представители общест­венности и средств массовой информации. Во время, отведенное для сбора гостей, обычно играет симфонический или духовой ор­кестр. Музыка и цветы создают у публики приподнятое настроение. Поэтому оркестр и цветы на открытии — всегда желательны. Ка­кие? — это дело вкуса устроителей.

Наконец, подходит время церемонии, оркестр смолкает, вклю­чаются софиты фотокорреспондентов и телевизионных команд, приглашенные подтягиваются поближе к микрофону, около кото­рого появляются организаторы выставки. Шум в зале стихает, и директор выставки, обращаясь к собравшейся публике, предостав­ляет слово председателю оргкомитета. Если на выставку прибыл член правительства, министр или руководитель ведомства по долж­ности или рангу выше председателя оргкомитета, тогда первое сло­во по случаю открытия выставки предоставляется ему. Торжествен­ная речь официального лица, открывающего выставку, с пожелани­ем ей успешной работы, может быть дополнена приветствиями председателя оргкомитета и директора выставки или выступления­ми почетных гостей и представителей общественности. Время тор­жественной части обычно ограничивается одним часом. По окон­чании торжественной части, директор выставки вручает одному из гостей ножницы и предлагает разрезать ленточку, условно обозна­чающую вход на выставку. Ножницы могут быть поданы на бархат­ной подушечке или на вышитой салфетке. Это эстетически окра­шивает чисто техническую сторону дела.

Но вот ленточка разрезана и разведена, ножницы возвращаются на подушечку. Проход на выставку свободен. Директор выставки приглашает гостей ознакомиться с экспозициями. Члены оргкоми­тета, директор выставки и Другие организаторы церемонии распре­деляют между собой почетных гостей в соответствии с рангом и несколькими группами ведут их по намеченным ранее маршрутам так, чтобы их пути не пересекались и группы не мешали друг другу-По ходу осмотра сопровождающие дают пояснения по разделам и отдельным экспозициям. Следует обратить внимание на важность посещения открытия выставки ответственными работниками отрас­лей народного хозяйства, известными общественными и политиче­скими деятелями. Даже на открытии выставки они внимательно, с профессиональной заинтересованностью с государственных или отраслевых позиций осматривают экспозиции, вникают в интере­сующие их детали, задают вопросы, обсуждают увиденные экспона­ты и представленную на стендах информацию. По важным для них темам они просят подробные пояснения, советуются со своим со­провождением по техническим и экономическим вопросам. И, что самое интересное, прямо на выставке принимают управленческие решения, дают конкретные поручения сопровождающим их по­мощникам, просят сделать записи и пометки о данных поручениях и принятых решениях для контроля. Это одно из важнейших дос­тоинств посещения выставки ответственными представителями и руководителями ведомств, когда на выставке в течение часа находят свое разрешение вопросы и проблемы, которые не решались в ра­бочей обстановке месяцы, а иногда и годы. .

Если раньше выставка открывалась для публики только после того, как почетные гости ее покинут, то сегодня нередко посетите­лей запускают прямо вместе с ними, а порой публика даже опере­жает почетных гостей. С этого момента выставка начинает функ­ционировать в утвержденном рабочем режиме. Специалисты с при­глашениями и публика с входными билетами осматривают экспо­зиции самостоятельно, обращаясь в случае необходимости к обслу­живающим выставку стендистам, консультантам и переводчикам.

Уже в первый день многие предприниматели и коммерсанты уста­навливают необходимые контакты и начинают переговоры о закуп­ках, поставках, Сотрудничестве или партнерстве. Многие встречают­ся на выставке с персоналом стендов фирм как со старыми знако­мыми. Их цели укрепить, продолжить и развивать наметившееся ранее сотрудничество.