9.4. Прием почетных гостей и экскурсий.

Информационно-рекламные

и культурные программы на выставке

Во время работы выставки главный методист отвечает за орга­низацию заказных экскурсий и прием почетных гостей. Он прини­мает заявки от организаций, учреждений и предприятий на кон­кретную дату и согласует с ними категорию и число экскурсантов, время начала экскурсии, тему, маршрут и время, отводимое на нее. Он обеспечивает коллективные посещения выставки и заказные экскурсии экскурсоводами или гидами-переводчиками, составляет графики их работы, определяет состав смен экскурсоводов и гидов-переводчиков. Отработка экскурсоводами вариантов маршрутов для разных категорий экскурсантов проводится накануне выставки. А во время выставки главный методист согласовывает действия экс­курсоводов и гидов с действиями стендистов и демонстраторов на стендах.

Но самая ответственная задача главного методиста выставки — обеспечить на высоком уровне прием почетных гостей — высоко­поставленных лиц и официальных правительственных делегаций. Именно поэтому на крупных выставках для их обслуживания соз­даются специальные группы сопровождения. В состав группы включаются специалисты и руководители предприятий, хорошо знающие самые разнообразные проблемы, демонстрируемые и ре­шаемые с помощью настоящей выставки. Кроме того, члены груп­пы сопровождения почетных гостей обычно в совершенстве владе­ют двумя-тремя иностранными языками. Здесь нужно не только удовлетворить интересы почетных гостей, но и соблюсти прото­кольную часть встречи. Если это делегация финансистов и про­мышленников, перед осмотром выставки для нее организуется 5— 10-минутный брифинг со специалистами соответствующего направ­ления. Если это правительственная делегация, встречать ее и со­провождать по выставке должно лицо соответствующего ранга и компетенции. Все особенности посещения должны быть рассмот­рены заранее, а порядок встречи гостей и показа выставки согласован с соответствующими службами. Время приема делегаций обыч­но жестко ограничено. В условиях лимита времени с методической точки зрения главное здесь — показ выставки с наиболее важной стороны, выделение наиболее значительных экспозиций и экспона­тов, демонстрация наиболее привлекательных идей и предложений. Подробная и детальная информация по какому-либо вопросу пре­доставляется только в случае персональной просьбы члена делега­ции. Это творческая работа, каждый раз требующая соответствую­щей ориентации и своего подхода. По окончании экскурсии или приема делегации главный методист анализирует удачные и не­удачные стороны их проведения, снабжает экскурсовода на будущее дополнительными материалами, аргументами и доводами.

Существенную часть работы главного методиста выставки со­ставляет реализация программы информационно-рекламных меро­приятий. К важнейшим из них относятся презентации фирм, участ­вующих, в выставке. Презентации фирм проводятся или прямо на стенде или в специально предусмотренном деловом центре выстав­ки. О презентации фирмы сообщается афишами, рассылкой при­глашений, в объявлениях по местной радиотрансляционной сети. Содержательную часть презентации определяет представляемая фирма, но порядок, время и место презентации обязательно согла­суется с дирекцией выставки, чтобы она могла оказать необходи­мую техническую помощь организаторам презентации.

К презентационным мероприятиям относятся и «национальные дни» стран, участвующих в выставке. Но в отличие о презентации отдельных фирм «национальные дни» представляют собой расши­ренный комплекс мероприятий, начинающийся с официальной части — поднятия на флагштоке перед павильоном национального флага. Открывается «национальный день» торговым представителем или послом данной страны. При их участии проводятся официаль­ные встречи и приемы, организуются выступления участников вы­ставки, проходит знакомство с научными, техническими и эконо­мическими достижениями на стендах или на семинарах и деловых встречах. «Национальный день страны» обязательно сопровождает­ся культурной программой, состоящей из выступлений ансамблей, кинопросмотров, театрализованных или концертных представле­ний, конкурсов, лотерей, а иногда и спортивных состязаний.

Практически на всех выставках и ярмарках теперь проводятся мероприятия научно-технического характера. Крупные или извест­ные в какой-нибудь области науки и техники фирмы обычно про­водят семинары для участников выставки, технической и научной общественности. На них ведущие специалисты фирмы делают доклады о состоянии и перспективах развития отраслей знания и новых направлениях исследований и разработок. В конце докладов специалисты отвечают на вопросы участников семинара, раздают информационные материалы.

Сами организаторы выставки обычно устраивают научно-практические конференции, посвященные проблемам развития от­расли науки и техники, представленной на выставке. Например, на международной московской выставке «Выставочный сервис» уже трижды проводились конференции на тему «Современные тенден­ции и перспективы развития выставочно-ярмарочной деятельно­сти». Проблемам экономики, финансов и инвестирования органи­заторы выставки обычно посвящают встречи «за круглым столом» для представления друг другу заинтересованных организаций. Встречи деятелей культуры и кино-концертные мероприятия на самой выставке, как правило, составляют основу ее культурной программы. Но, кроме этого организаторы предлагают участникам посещение местных театров, концертных и спортивных мероприя­тий, организуют экскурсии по достопримечательным местам, музе­ям и художественным галереям ближайших окрестностей.