9.3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов

Работа дирекции выставки с персоналом экспонентов начинает­ся еще до открытия выставки, а фактически — с момента их появ­ления на территории выставки. В плане мероприятий должен быть предусмотрен инструктаж персонала стендов. Они должны знать все о режиме работы выставки, правилах поведения на стендах и порядке обращения в дирекцию выставки, в случае необходимости.

По прибытии на выставку персонал экспонентов обычно реги­стрируется или отмечает командировочные удостоверения. Жела­тельно сразу же выяснить, кто будет старшим на стенде, с кем в случае необходимости нужно будет поддерживать контакты. Лицам, ответственным за работу персонала на стенде, сообщается, где главный офис дирекции выставки, где на территории выставки рас­положены телефоны-автоматы, банк, служебные проходы и лестни­цы, лифты, недорогая столовая, пресс-центр, пункты сдачи поте­рянного имущества, неотложной медицинской помощи, туалеты. В обязанности дирекции входит инструктаж лиц, ответственных за работу стендов, а они, в свою очередь, должны проинструктировать свой персонал о режиме работы выставки и требованиях по соблю­дению правил и инструкций, в том числе по пожарной и техниче­ской безопасности. Можно помочь им заранее определить по пла­нировке стенда, где лучше повесить свою верхнюю одежду, а где одежду посетителей, пришедших на переговоры. Дирекция должна предупредить о том, что стенд никогда не должен оставаться без присмотра, и предложить составить графики дежурств на стенде, подсказать, что лучше их сделать посменными, и не более трех ча­сов каждая по продолжительности, после чего у людей должен быть хотя бы получасовой перерыв.

В это же время выясняются дополнительные потребности и нужды экспонентов, решаются вопросы их удовлетворения. Впол­не возможно, что экспоненту могут потребоваться технические средства демонстрации информации (диапроектор, кодоскоп, ви­деомагнитофон и т.п.) и демонстраторы. Если это возможно, то все предоставляется по дополнительной заявке. В случае, если де­монстраторами будут выступать сами стендисты, их нужно проин­структировать о правилах пользования аппаратурой, подсказать последовательность действий и показать, как сопровождать их комментариями.

Лицу, ответственному за работу персонала на стенде, вручается список местных телефонов организаторов выставки и всех необхо­димых служб, например, телефонов персонала по обслуживанию: аудиовизуальных средств, по ремонту стендов и реставрации по­врежденного оформления. Обязательно сообщается, куда обращать­ся, если вдруг прекратится подача на стенд электрической и других видов энергии.

Такая информация должна быть заготовлена в достаточном ко­личестве экземпляров. Во-первых, у каждого ответственного на стенде лица должна быть папка с такой информацией. Во-вторых, ее должно хватить на случай ротации персонала стендов в течение выставки.

Обычно большая часть работы на выставке возлагается на глав­ного методиста дирекции. Работа главного методиста выставки со стендистами во многом зависит от него самого, его опыта и заинте­ресованности в успешном проведении выставки. У главного мето­диста и его помощников должен быть свой план работы с персона­лом стендов в период выставки. Некоторые методисты еще перед открытием выставки организуют семинары для стендистов, на ко­торых объясняют особенности данной выставки, консультируют, как лучше вести рекламно-информационную работу, как принимать почетных гостей, как заказать переводчика; инструктируют о пра­вилах торговли со стенда при централизованном обеспечении кас­совыми аппаратами.

Все виды технической помощи экспонентам обеспечивают спе­циальные службы. У них на выставке тоже должны быть графики работы смен, они должны быть обеспечены всем необходимым и в случае поступления заявки или телефонного звонка немедленно реагировать на запросы экспонентов. Особая четкость в работе тре­буется от служб охраны помещений и службы безопасности. Спи­ски их ответственных лиц и номера телефонов для экстренных слу­чаев должны быть у персонала стендов всегда на видном месте.