9.8. Закрытие выставки и послевыставочный период

Как уже было сказано выше, дирекция контролирует ход вы­полнения программы выставки и подводит предварительные итоги ее реализации в канун закрытия. Завершение работы выставки кон­статируется церемонией ее официального закрытия. Порядок офи­циального закрытия выставки и место церемонии определяются и объявляются накануне. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:

1. Выступление председателя оргкомитета с объявлением пред­варительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.

2. Награждение участников выставки.

3. Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспо­зиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.

Закрытие выставки обычно объявляется во второй половине дня. Ликвидация экспозиций и вывоз выставочных материалов осуществляется самими экспонентами. Они же осуществляют соб­ственными силами возврат тары и упаковки со склада, нанимая подсобных рабочих или привлекая для этого стендистов. Дирекция может оказывать экспонентам транспортно-экспедиторскую и та­моженную помощь при вывозе выставочных грузов. Но прямая обязанность дирекции выставки — организация пропускного режи­ма для выноса материальных ценностей, контроль и учет вывоза выставочных грузов и материалов. Она же устанавливает режим ра­боты охраны и службы безопасности. Во избежание столпотворения и суеты в павильоне, скопления погрузочных и транспортных средств перед павильоном желательно разработать специальный график погрузочных работ.

По мере ликвидации экспозиций и выезда экспонентов на­чинается демонтаж выставки, разборка выставочных конструкций и временных коммуникаций. Задача этого этапа работ — приведение помещений в надлежащее состояние, обусловленное договором аренды или требованиями положения о выставочном павильоне.

После демонтажа выставки, оставшееся оборудование и мате­риалы, пригодные для повторного использования, складируются, а непригодные для восстановления конструкции и отходы производ­ства списываются по акту и передаются на утилизацию. В течение двух-трех дней помещение выставки приводится в первоначальный вид. В один из ближайших дней проводится итоговое заседание оргкомитета выставки. Председатель оргкомитета сообщает предва­рительные результаты проведения выставки, анализирует успехи и просчеты, доводит до сведения информацию о полученных рекла­мациях, предложениях и рекомендациях по проведению последую­щих выставок.

Тщательный анализ результатов проведенных выставок — залог успешного развития выставочной организации и база для улучше­ния организации последующих выставок. Для проведения качест­венного анализа результатов очень важно организовать сбор и обобщение материалов по результатам работы всех служб выставки. Поэтому все выставочные службы должны иметь инструкцию о по­рядке сбора информации и типовые формы отчетов. Свои формы отчетов устанавливаются для начальников разделов, методистов, руководителей конкурсных и экспертных групп, НТЦ, коммерче­ского и справочно-информационного центров, бухгалтерии, отдела снабжения, служб охраны выставки. Форма и требования к сводно­му отчету разрабатываются дирекцией выставки по согласованию с оргкомитетом. Каждый отчет должен иметь статистические данные, аналитический раздел, оценку результатов, предложения по совер­шенствованию работ на данном участке. Сводный отчет о выставке должен содержать оценку успеха выставки и эффективности затра­ченных средств и усилий, выводы, рекомендации и предложения по проведению последующих выставок. Это важнейшие составные час­ти отчета по организации и проведению выставочно-ярмарочного мероприятия.

Организация работ в после выставочный период включает:

1) окончательные расчеты с партнерами, клиентами, подрядчи­ками, кредиторами и участниками выставки;

2) списание затрат по выставке;

3) систематизацию документации и анализ расходов и доходов;

4) подведение окончательных итогов выставки;

5) оценку эффективности мероприятия в целом;

6) подготовку отчета о проведении мероприятия;

7) подготовку приказа по итогам ее проведения.

Но и после этого работа продолжается. Появляются новые планы и заботы. Продолжается поиск новых путей повышения качества и уровня выставочных программ, улучшения организа­ции и эффективности выставочного дела. Здесь имеет важное значение выбор методики анализа и оценки эффективности вы­ставочного мероприятия. Существует ряд совершенно разных мнений о возможностях и способах оценки отдельных аспектов выставочной деятельности, а также о формах и критериях ее ин­тегральной оценки. Более или менее разработаны способы оцен­ки частных показателей и критериев, способствующих объектив­ной квалификации успеха или неудачи выставочного мероприя­тия. К ним, прежде всего, относят все виды прямого результата (эффекта) выставки:

• показатели экономической эффективности выставочного ме­роприятия, рассчитываемые на базе данных о доходах (при­были) и затратах;

• показатели коммерческой эффективности, выражаемые соот­ношением объемов заключенных договоров и затрат на под­готовку и проведение выставки;

• показатели информационно-рекламной эффективности, определяемые соотношением поставленных и реализован­ных задач.

Существенным достижением последнего времени является раз­работка Лондонской школой бизнеса по заданию Союза междуна­родных ярмарок (UFI) системы оценки косвенных (вторичных) эффектов выставок. Замеры влияния крупнейших выставок на го­родскую инфраструктуру, проведенные в 35 городах Европы, пока­зали, что в период проведения таких выставок товарооборот в тор­говле, общественном питании, гостиничном хозяйстве и на общест­венном транспорте города возрастает в 1,4 — 1,7 раза, и, соответст­венно, увеличиваются налоговые отчисления в бюджет города. Трудноразрешимой задачей остается определение комплексного эффекта (или интегральной эффективности) проведенного меро­приятия. Пока не удается привести к единой размерности различ­ные экономические и внеэкономические результаты выставки и суммировать их в единый интегральный эффект.

Контрольные вопросы и задания

1. Объясните выбор названия, формулирование целей и задач выставки.

2. Что такое решение и приказ о проведении выставки, созда­ние оргкомитета и дирекции?

3. Дайте определение смете затрат на выставку, финансовому плану и бюджету выставки.

4. Назовите основные этапы рабочего плана подготовки и про­ведения выставки.

5. В чем заключается разработка заявочно-договорной докумен­тации и условий участия в выставке?

6. Как осуществляется формирование адресной базы экспонен­тов и рассылка приглашений к участию?

7. Что представляет собой тематический и тематико-экспозиционньш план выставки?

8. В чем заключаются дополнительные пристендовые услуги на выставке?

9. Назовите особенности организации и проведения пресс-конференции для СМИ перед выставкой, организации церемонии открытия выставки.

10. Назовите особенности закрытия выставки и награждения экспонентов.

11. Назовите основные направления работ в послевыставочный период.